چه کار کنیم تا مشتریان طبق خواسته ما عمل کنند

آن‌ها می‌گویند که همیشه حق با مشتری است. اگرچه ممکن است بیشتر اوقات این موضوع درست باشد، اما بدان معنا نیست که ما باید همیشه در برابر آن‌ها سر خم کنیم. من سال‌ها در تلاش بودم تا خودم را با آنچه که مشتری می‌خواهد متناسب کنم. یکی از زمینه‌هایی که مدیریت کردن آن بسیار سخت است، فرآیند انجام دادن کارهایمان است. اگر شما فردی هستید که با مشتریان زیادی سر و کله می‌زند، بدین معناست که با مشتری‌هایی همکاری می‌کنید که هر کدام روش کار متفاوتی خواهند داشت. برخی از آن‌ها جغد شب هستند و هنگام نیمه شب، شروع به فرستادن ایمیل می‌کنند. برخی دیگر انتظار دارند که جلسات حضوری زیادی داشته باشند. قرار دادن این جلسات مکرر و حضوری در جدول برنامه‌ای، همان چیزی است که یک طراح پرمشغله با آن مشکل دارد.

اغلب آشفتگی‌ها و هرج و مرج‌ها زمانی اتفاق می‌افتند که شما سعی دارید شیوه‌های کاری متفاوتِ مشتریان را در جدول کاری خود جای دهید. این سبب می‌شود تا به اتمام رساندن کارهایتان بسیار دشوار شود. هرج و مرج ایجاد شده، شما را وادار می‌کند تا برای پیدا کردن ثبات در کارهایتان تلاش کنید. 

به نظر وحشتناک می‌آید؟ آیا آشنا به نظر می‌رسد؟ اگر شما در حال کوبیدن سرتان به دیوار هستید، بدانید که هرگز برای تغییر کردن دیر نیست. بیایید به ایده‌هایی نگاه کنیم که سبب می‌شوند مشتریان برای شما به شیوه‌ای سودمندانه کار کنند.

فرآیندی ایجاد کنید که برای شما مفید باشد

طی اوایل کارهایم به عنوان یک فریلنسر، واقعاً هیچ روشی برای انجام کارهایم نداشتم. من سازمان یافته عمل نمی‌کردم و به طور مداوم در وظایف خود غرق می‌شدم. اغلب اوقات، من جلسات زیادی را می‌گذراندم و تعداد بی شماری از تماس‌های تلفنی را پاسخ می‌دادم. این مسائل به من استرس و فشار وارد می‌کرد و سبب می‌شد تا نتوانم کارهایم را به درستی انجام دهم. سرانجام فهمیدم که تغییر لازم است.

بنابراین، من شروع به اعمال برخی فرآیندها کردم. هر کدام از این فرآیندها، به مانند مرزهایی برای من و مشتری بود. فرآیندهای من عالی و بی نقص نیستند، اما نتایج مثبتی را به همراه آوردند. 

جلسات را محدود کنید

حالا من در صورت امکان، در جلسات حضور پیدا نمی‌کنم و اینگونه جلسات را مختص مشتریان با درآمد بالاتر می‌دانم. من ارتباط برقرار کردن با مشتری را در ساعاتی مشخص از روز تعیین کرده‌ام. جایگزین کردن تماس‌های تلفنی و تصویری به جای جلسات کاری، باعث صرفه جویی در زمان شما خواهد شد. این در حالی است که خطوط ارتباطی بین شما و مشتری همچنان باز است.

برای هر کاری زمانی را رزرو کنید

به طور قابل ملاحظه‌ای، مشتریان تمایل دارند تا پروژه‌هایشان در اسرع وقت به اتمام برسد. در عین حال، همیشه نمی‌توان تمام کارها را برای تکمیل کردن یک سفارش رها کرد. بنابراین در موارد غیراضطراری، زمان خود را طوری تنظیم می‌کنم تا بتوانم از هر کاری که در لیست من وجود دارد سربلند بیرون بیایم. من به مشتریان اجازه می‌دهم تا از زمان تقریبی تکمیل شدن پروژه اطلاع داشته باشند، این کار سبب به وجود آمدن نوعی اطمینان در هر دوی ما خواهد شد. همین سازماندهی کوچک، می‌تواند برای طراح به عنوان یک کاهش دهنده استرس بسیار خوب عمل کند.

انعطاف پذیر باقی بمانید

شاید این به نظرتان کارآمد نباشد اما من هنوز هم سعی می‌کنم در هنگام کار با مشتری، انعطاف پذیری خودم را حفظ کنم. چرا؟ چون در یک رابطه سالم، یک فرد در تمام مدت فقط از راه و روش خودش استفاده نمی‌کند. من به این مسئله پی بردم که اگر مردم بدانند که من مایل به پذیرش برخی از الزامات آن‌ها باشم، معمولاً آن‌ها نیز تمایل خواهند داشت تا مطابق با دستورهای من عمل کنند. هدف از این کار این نیست که روند کاری خود را ترک کنید، هدف از این کار ایجاد سازش بین طراح و مشتری در صورت امکان است.

کاری کنید که در وجود شما باقی بماند

ممکن است تصور کردن لیستی از کارها و فرآیندهای خوب آسان باشد، اما پایبند بودن به آن لیست مسئله‌ی کاملاً جدایی می‌باشد. صادقانه بگویم، این سخت‌ترین قسمت سفر است؛ به ویژه اگر عادت به مشخص کردن محدودیت برای دیگران نداشته باشید. من هم جزوی از چنین افراد بودم.

من از درگیری و بحث کردن متنفرم و ذاتاً انسانی نیستم که بخواهم به دیگران امر و نهی کنم. اما من فهمیدم که اجرای این تغییرات به معنای کنترل کردن دیگران نیست، بلکه بیشتر در مورد خودکنترلی می‌باشد. این همان جایی است که تمام اتفاقات از آنجا شروع می‌شود.

یکی از بهترین راه‌های تحت کنترل داشتن یک وضعیت، نوشتن آن به صورت کتبی است. این بدان معناست که مشتریان جدید قادر خواهند بود تا روش کار شما را مشاهده کنند. این کار سبب می‌شود که از همان ابتدا، استانداردها مشخص شوند و باعث می‌شود که شما در مسیری سازنده به سمت جلو حرکت کنید. 

برای مشتری‌هایی که عادت دارند کارها را به روش قدیمی انجام دهند، طبیعی است که کمی احساس ترس کنند. از این گذشته، در اینجا هدف ما ترساندن و یا دور کردن مشتریان نیست. این همان جایی است که وجود ارتباطات شفاف، می‌تواند کمک بسیار بزرگی باشد.

یکی از راه‌های انجام این کار، نوشتن نامه‌ای به مشتریان است. سیاست‌های جدید خود را توضیح دهید و به آن‌ها بفهمانید که این سیاست‌ها برای مشتریان به چه معنا است. از همه مهمتر، دلیل ایجاد این تغییر در خود را به مشتریان توضیح دهید. وقتی مشتریان بتوانند حقیقت سیاست‌های شما را تشخیص دهند، احتمالاً آن‌ها را می‌پذیرند و به آن‌ها پایبند خواهند بود. بیشتر مشتریان شرایط شما را درک می‌کنند، فقط باید به آن‌ها فرصت بدهید.

همچنین شایان ذکر است که بگویم استفاده کردن از یک روش کاملاً جدید، همیشه کار ساده و همواری نیست. رها کردن عادت‌های قدیمی هم برای شما و هم برای مشتریان بسیار سخت خواهد بود. اما با تلاش مداوم، همه چیز می‌تواند در مسیری بهتر تغییر کند.

مزایا واقعی هستند

سخت‌ترین قسمت از مشاغل طراحی وب، می‌تواند یادگیری نحوه‌ی کار تجارت باشد. اغلب اوقات، ما در ابتدا کارهای خود را به عنوان یک طراح شروع می‌کنیم. نابراین، ممکن است ما از ابتدا ابزار لازم را برای اجرای درست کارها را در اختیار نداشته باشیم. این می‌تواند به یک گردش کاریِ پر از آشفتگی منجر شود. هرچه مشتری‌های بیشتری بدست آورید، تمام این مسائل دیوانه کننده‌تر می‌شوند.

هنگامی که شروع به اجرای فرآیندهای صحیح می‌کنید، می‌توانید نسبت به نحوه‌ی پیشبرد تجارت خود مطلع شوید. با این کار شما کارهای خود را کارآمدتر انجام می‌دهید، از وقفه افتادن در کارها جلوگیری می‌کنید و می‌توانید خودتان را برای پروژه‌ها بهتر آماده کنید. شما هنوز هم می‌توانید با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید اما این ارتباط باید با روشی ساختاری‌تر صورت بگیرد.

نتیجه‌ی این کار، به وجود آمدن تجارتی سالم و درست خواهد بود که سبب رشد شما در آینده خواهد شد.

منبع