چگونه بهره‌ور و سازنده باشیم: ۱۰ راه برای هوشمندانه‌تر کار کردن - بخش دوم

ترجمه و تالیف : علیرضا داداشی
تاریخ انتشار : 19 شهریور 99
خواندن در 5 دقیقه
دسته بندی ها : الهام بخش

در بخش اول ۵ مورد را برای هوشمندانه‌تر کار کردن در زندگی مطالعه کردیم، حال بیایید به ۵ مورد دیگر بپردازیم:

۶. حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید

به طور مشخص، حواس‌پرتی متضاد بهره‌ وری است. با اضافه کردن فضای سفید به زندگی خود، حواس‌پرتی‌هایی که مانع شما می‌شوند را حذف خواهید کرد. با این کار می‌توانید بر روی کارهای خود عمیق‌تر تمرکز کنید. با پرورش دادن تفکر نیاز کم‌تر، به اهداف بیشتری خواهید رسید.

حواس‌پرتی‌ها را می‌توان به ۳ دسته اصلی تقسیم کرد: فیزیکی (مثل دارایی)، نامشهود (مثل فناوری) و مردم. یک قلم و کاغذ بردارید و حواس‌پرتی‌های زندگی خود را در این ۳ دسته یادداشت کنید.

حواس‌پرتی‌های فیزیکی شامل بی نظمی میز کار یا داشتن لباس‌های زیاد است. اگر نتوانید لباس مناسب را برای کار کردن انتخاب کنید، تمام روز را مشغول لباس عوض کردن خواهید بود. اگر زمان زیادی را صرف تماشای تلویزیون می‌کنید، تلویزیون به خودی خود یک حواس‌پرتی محسوب می‌شود.

حواس‌پرتی نامشهود شامل اعلان‌هایی است که از طرف گوشی یا سایت‌ها برای شما ارسال می‌شوند. همچنین می‌تواند موردی پیچیده باشد که مدیریت کردن آن به زمان بسیار زیادی نیاز خواهد داشت.

مردم می‌توانند همان همکار آزاردهنده‌ای باشند که مدام تمرکز شما را در حین کار کردن به هم می‌زنند یا می‌توانند آن دوستی باشند که همیشه خواستار توجه بیش از اندازه هستند. با مردم طبق شرایط خاص خود ارتباط برقرار کنید. به عنوان مثال شما می‌توانید از پیام یا ایمیل استفاده کنید. ایلان ماسک می‌گوید:« من ایمیل را دوست دارم. هر جا که ممکن باشد سعی می‌کنم بصورت همزمان ارتباط برقرار کنم. من در کار کردن با ایمیل بسیار خوب هستم.»

هر چیزی که در کار عمیق شما اختلال ایجاد می‌کند یا در ساخت زندگی دلخواه شما نقش ندارد، جزو حواس‌پرتی به شمار می‌رود. برای اینکه بتوانید در کارهای خود پیشرفت کنید، حواس‌پرتی‌ها را در زندگی روزمره خود به حداقل برسانید. هیچ چیزی آزاردهنده‌تر از این نیست که در حین مسافرت مدام از فیسبوک برای شما اعلان فرستاده شود.

شما ابتدا باید حواس‌پرتی‌های خود را بشناسید. هنگامی که این حواس‌پرتی‌ها را شناختید، سعی کنید آن‌ها را از بین ببرید. این عادات بد را به منظور پیشرفت در زندگی حرفه‌ای کنار بگذارید. اولین قدم در مدیریت زمان به شکلی موثر، از بین بردن قبل از بهینه‌سازی است. زندگی خود را ساده کنید. هر چه حواس‌پرتی‌های بیشتری حذف شود، زمان بیشتری را برای انجام دادن کارهای مهم خواهید داشت. موارد غیر قابل حذف را خودکار کنید.

۷. کارهای تکراری را خودکار کنید

امروزه تلفن‌های هوشمند بسیار قدرتمند هستند. طی چند دهه گذشته فناوری به سرعت تکامل یافته است. چگونه با استفاده از فناوری توان تولید بیشتری داشته باشیم؟ شما باید از این فناوری‌ها برای خودکار کردن کارهای تکراری استفاده کنید. کارهایی که باید هر هفته به طور مکرر انجام دهید را در یک برگه یادداشت کنید. سپس روش‌هایی را برای خودکارسازی آن‌ها به وجود آورید. شما می‌توانید برای این کار از برنامه‌های خاصی استفاده کنید یا سیستم شخصی خود را راه‌اندازی کنید. مهم نیست که چه کاری انجام می‌دهید، همیشه کارهای تکراری وجود خواهند داشت.

ایمیل یک مورد مشترک در بین بسیاری از صنایع است. طبق مطالعه دانشگاه کارلتون، یک کارگر معمولی یک سوم از هفته کاری خود را صرف پردازش ایمیل می‌کند. من یک سیستم GTD Gmail ایجاد کرده‌ام که زمان کار کردن من با ایمیل را به چند دقیقه در روز کاهش داده است. شما می‌توانید از ترفندهای سازنده دیگری مانند استفاده از پاسخ‌های "پیش فرض" برای جواب دادن به موارد مشابه استفاده کنید. اگر از صفحات گسترده خیلی استفاده می‌کنید، Zapier یک ابزار مناسب برای استفاده شما است. این ابزار دارای هزاران اتوماسیون است که بیش از هزار برنامه را به یکدیگر متصل می‌کند.

حتی اتوماسیون‌های کوچک باعث ایجاد تفاوت می‌شوند: قالب‌هایی را بسازید که بتوانید از آن‌ها در یادداشت‌های جلسات استندآپ، بررسی‌ها و ارائه‌ها استفاده کنید. اتوماسیون بیشتر به معنای سپری کردن زمان بیشتر برای تمرکز بر روی کارهای خلاقانه و تولیدی است.

۸. داده محور باشید

من بسیار طرفدار این تفکر هستم که همه‌ی ما باید تصمیمات مبتنی بر داده بگیریم. اگر این کار را نکنید، تصمیم گرفته‌اید که بدون هیچ حقوق و پشتیبانی عقیده خود را دنبال کنید. مدیرعامل سابق Netscape آقای جیم بارکدال گفته است:« اگر داده‌ای داریم، بیایید آن‌ها را بررسی کنیم. اگر تمام آن‌ها نظرات و عقاید من هستند، بیایید با مال من همراه شویم.»

داده محور بودن تها مختص شرکت‌های تکنولوژی و فنی نیست. ما می‌توانیم زندگی خود را آزمایش کرده و مطابق با نتایج بدست آمده آن را تنظیم کنیم. این کار با زیر سوال بردن همه چیز شروع می‌شود:

آیا من اینگونه فکر می‌کنم چون این نظر من است؟ افراد دیگر هم چنین فکری می‌کنند؟ آیا جهان اینگونه کار می‌کند؟

قبلاً گفته بودم که ساعات صبح خود را به عمیق کار کردن اختصاص دهید. در واقع این بازه زمانی جزو زمان‌های اوج بیشتر افراد است، اما کلمه کلیدی در اینجا بیشتر است. اگر شما شب زنده‌دار باشید و در سکوت شب بیشتر کار کنید چه؟ یا شاید احساس کنید انرژی شما بعد از میل ناهار بسیار افزایش پیدا کرده است؟ تنها راه پی بردن به این موضوع، آزمایش کردن فرضیات موجود است.

شما چگونه آزمایش می‌کنید؟ شما باید مثل یک دانشمند فکر کنید و مراحل تحقیقات علمی را دنبال کنید:

- با هدف نهایی تجربه‌ی خود شروع کنید: زمان اوج بهره وری خود را پیدا کنید.

- حال شما یک فرضیه را ترسیم می‌کنید: زمان اوج بهره وری من از ۹ صبح تا ۱۱ صبح است. فرضیه شما باید قابل آزمایش باشد. به عبارت دیگر باید راهی برای آزمایش کردن فرضیه شما وجود داشته باشد. سپس می‌تواند براساس بررسی داده‌ها پشتیبانی یا رد شود.

- آزمایش را طراحی کنید: برای پی بردن به زمان اوج خود می‌توانید داده‌ها را در صفحه‌ی گسترده‌ای در رابطه با میزان احساس انرژی از ۱ تا ۱۰ در هر ساعت از روز به مدت دو هفته یادداشت کنید.

- حالا آزمایش را اجرا کنید و داده‌ها را جمع‌آوری کنید.

- در آخر داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و نتیجه‌گیری کنید: به صفحه‌ی گسترده خود نگاه کنید و نتایج را محاسبه کنید. در پایان شما باید از ساعاتی که در آن بیشترین بهره وری را دارید اطمینان حاصل کنید.

در اینجا چندین آزمایش دیگر وجود دارد که می‌توانید در زندگی شخصی خود آن‌ها را اجرا کرده و ببینید که چطور این موارد بر بهره وری شما تاثیر می‌گذارد. این موارد شامل نوشیدن و عدم نوشیدن کافئین، تعداد ساعات خوابیدن، ورزش در طول روز و تعداد ساعات کاری می‌باشد. آنقدر آزمایش کنید تا آنچه را که به طور خاص برای شما کار می‌کند پیدا کنید. رسیدن به رشد، لازمه‌ی کار سخت و کمی تلاش است. رشد بیش از حد ناشی از آزمایش است.

۹. موارد غیر ضروری را واگذار کنید

هیچکس در همه چیز بهترین نیست. با تمرکز کردن بر روی کارهایی که در آن مهارت دارید و واگذار کردن سایر کارها، بهره وری خود را بهینه‌سازی می‌کنید. تمام کارهایی که در آن مهارت کافی ندارید را واگذار کنید، مگر اینکه مجبور باشید مهارت جدیدی را توسعه دهید. همیشه بهتر است شخصی را پیدا کنید که قبلاً برای انجام این کار مهارت لازم را داشته باشد. مثلاً:

من در طراحی عالی نیستم و ساعت‌ها طول می‌کشد تا به سطحی قابل قبول برسم. شما باید شخصی را پیدا کنید که در طراحی مهارت داشته باشد و آن کار را در اختیار او قرار دهید. در حرفه خود فعالیت‌هایی را که در آن عالی هستم انجام داده و مابقی را به دیگران محول می‌کنم. برای یک واگذاری موثر، حتماً باید فرد مناسبی را برای آن کار انتخاب کنید. آن‌ها باید تمام مهارت‌های لازم را داشته و بتوانند کار را به بهترین نحو انجام دهند. در رابطه با محصول نهایی (خروجی) بسیار دقیق عمل کنید. دستورالعمل‌های روشنی را در مورد نحوه انجام کارها تهیه کنید.

این مسئله در زندگی شخصی شما نیز صدق می‌کند: پول خود را برای صرفه‌جویی خود سرمایه‌گذاری کنید. وقتی انجام دادن یک کار به زمان زیادی نیاز دارد، بهتر است هزینه کنید و آن کار را به شخصی بسپرید که بتواند در مدت زمان کمتری آن کار را برای شما تکمیل کند. روی مهارت‌هایی که برای آن ارزش قائل هستید کار کنید و برای سایر موارد به دنبال کمک باشید. روی انجام دادن کارهایی تمرکز کنید که تغییری را در زندگی شما ایجاد می‌کنند.

۱۰. مبارزه همان فرایند است

بعضی روزها عالی، خوب و یا حتی بد هستند. گاهی اوقات نیز روزها آنقدر افتضاح هستند که شما فقط می‌خواهید به خانه بروید و از خود بپرسید چه بلایی به سر شما و زندگی‌تان آمده است. نگران نباشید چون همه‌ی ما چنین لحظاتی را تجربه کرده‌ایم. بگذارید یک توصیه بسیار مفید به شما بدهم: هنگامی که احساس می‌کنید از کارهای خود عقب افتاده‌اید، زودتر به خانه بروید و استراحت کنید. سپس روز بعد با انرژی بیشتر به سراغ کارهای خود بیایید. بعضی اوقات مغز ما با مقداری استراحت می‌تواند مشکلات را به تنهایی حل کند.

مبارزه کردن را در آغوش بگیرید. اینجا همان مکانی است که پیشرفت‌ها را به وجود می‌آورد. اگر طبق نکته شماره‌ی ۱ بر روی سیستم‌ها تمرکز کنید، در درازمدت پیشرفت خواهید کرد.

 استیون پرسفیلد در کتاب "جنگ هنر" گفته است:« شخصی از سامرست مگام پرسیده که آیا او برای کارهای خود برنامه‌ای دارد یا طبق الهامات پیش می‌رود؟ وی پاسخ داد که من تنها می‌نویسم که الهام بگیرم. خوشبختانه الهامات هر روز ساعت ۹ صبح به سراغ من می‌آیند.»

هنگامی که موارد مفید و کاربردی را پیدا کردید، اتفاقات جادویی رخ خواهند داد. اما شما نباید منتظر تشویق دیگران باشید، بنابراین آن کارها را برای خودتان انجام دهید. لذت بردن از پیروزی‌های کوچک را یاد بگیرید. حال ممکن است این پیروزی‌های کوچک جذب کردن ۱۰۰ عضو، اتمام یک پروژه کوچک یا داشتن یک روز بسیار سازنده باشد. جوایزی که در این مسیر بدست می‌آورید عالی هستند، اما خود این مسیر نیز بسیار فوق‌العاده است. مبارزه و تلاش همان چیزی است که شما را به جلو سوق می‌دهد.

منبع

دیدگاه‌ها و پرسش‌ها

برای ارسال نظر لازم است ابتدا وارد سایت شوید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید