چگونه پروژه خود را از راه دور مدیریت کنیم؟
ﺯﻣﺎﻥ ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ: 9 دقیقه

چگونه پروژه خود را از راه دور مدیریت کنیم؟

اخیراً یک فیلم بسیار جالب تماشا کرده‌ام. قهوه‌ام را آماده کردم، در اتاق نشیمن نشستم و دکمه‌ی پخش را در لپتاپ فشار دادم. پس از گذشت چند دقیقه متوجه شدم که این فیلم همانی است که مردم مدام در موردش صحبت می‌کنند و این واقعاً مرا متعجب کرد. اسم فیلم Contagion بود. فیلم در مورد یک ویروس و تلاش مردم برای مقابله با آن است. شاید از نظر برخی از مردم این فیلم هیچ چیز خاصی ندارد. اگر این فیلم در سال ۲۰۲۰ منتشر می‌شد من هم چنین نظری داشتم اما مسئله اینجاست که فیلم در سال ۲۰۱۱ اکران شده است. ۲۰۱۱ زمانی بود که هیچکس نمی‌دانست چه چیزی در سال ۲۰۲۰ اتفاق خواهد افتاد. در سال ۲۰۱۱ ما به سختی عباراتی مثل "فاصله اجتماعی" یا "کار از راه دور" را می‌شنیدیم. اما حالا اصطلاح " از راه دور" به بخشی از واژگان روزمره مردم تبدیل شده است. این مقاله نیز همین مسیر را دنبال می‌کند و چند ایده‌ی مفید در مورد مدیریت پروژه ها از راه دور را به شما می‌دهد.

اما قبل از آن باید به شما توضیح دهم که چه کسی باید این مقاله را بخواند. همچنین در ادامه در مورد مدیریت پروژه نیز صحبت خواهم کرد.

برای چه کسی

امروزه بسیاری از مردم مجبورند پروژه‌های خود را از راه دور مدیریت کنند چون محدودیت‌های همه‌گیری وجود دارد. اگر به این دسته از افراد تعلق دارید، احتمالاً برای اولین بار است که چنین شرایطی را تجربه می‌کنید. شاید در نگاه اول همه چیز عادی و خوب به نظر برسد. همه در حال انجام دادن کارهای خود هستند، مگر نه؟

بزرگترین چالش مدیریت پروژه از راه دور این است که شما همیشه ظاهر واقعی مسائل را نمی‌بینید. شاید با خودتان فکر کنید که همه چیز عالی است اما در پایان متوجه می‌شوید که تیم شما نتوانسته پروژه را تکمیل کند و در رسیدن به اهداف تعیین شده شکست خورده است. برای اینکه از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید، باید به دنبال راه‌هایی باشید تا خودتان را با شرایط جدید وفق داده و مدیریت پروژه خود را تقویت کنید.

افراد دیگری که ممکن است به نکات ما علاقه‌مند باشند، کسانی هستند که یک تیم توسعه خصوصی را از یک کشور دیگر استخدام می‌کنند. اگر شما هم جزو چنین افرادی هستید، این مقاله مناسب شما خواهد بود.

به عنوان مثال در اوکراین می‌توانید هزاران شرکت توسعه نرم‌افزار را پیدا کنید که خدمات فوق‌العاده‌ای را ارائه می‌دهند اما بابت کارهای خود هزینه پایینی دریافت می‌کنند. چرا پول کمتری می‌گیرند؟ این موضوع به خاطر شرایط اقتصادی و نرخ پول ملی است. بنابراین اگر شما فردی هستید که تصمیم دارد یک تیم را از کشوری دیگر استخدام کند، مدیریت پروژه از راه دور یک مهارت الزامی برای شما خواهد بود.

مدیریت پروژه چیست ؟

اگر با مدیریت پروژه سر و کار دارید، یعنی اهداف، دستاوردها و مشکلات پروژه خود را به روشنی درک می‌کنید. شما می‌دانید که الان در کدام مرحله از توسعه پروژه قرار دارید و چه زمانی کار خود را به اتمام می‌رسانید.

شما برای اجرای به موقع و موفق ایده‌ی اصلی پروژه‌ی خود، حتماً به یک مدیریت پروژه موثر نیاز دارید. اما مدیر یک پروژه بودن به همین آسانی نیست. از یک طرف باید زمان کافی داشته باشید، از مهارت‌های سازمانی قوی برخوردار باشید و بتوانید اعضای تیم را به خوبی منظم نگه دارید. از طرف دیگر باید مطمئن شوید که افراد تیم به دلیل کنترل بیش از حد، احساس فشار و عصبانیت نکنند.

البته همیشه می‌توانید نظارت بر پروژه را به یک مدیر پروژه داخلی بسپارید. اما اگر می‌خواهید احتمال اشتباهات، شکست‌ها یا سوءتفاهم‌ها را به حداقل برسانید، باید آماده شوید تا خودتان یک بررسی منظم از پیشرفت پروژه داشته باشید.

چگونه می‌توان پیگیر پروژه‌ها بود

ما برای دستیابی به نتایج مورد انتظار، چک لیستی آماده کرده‌ایم که باید مرتباً بررسی شود.

مراحل ذکر شده کلی است و برای هر شغل فرق دارد. البته برای تخمین خطرات و یا بهبود امنیت داده‌ها باید هر مورد را به طور جداگانه مطالعه کنیم. با این حال چالش‌هایی وجود دارد که هر مدیر پروژه‌ی از راه دوری با آن روبرو می‌شود. بگذارید آن‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

در مورد مشکلات چطور؟

برای اینکه وقت خود را بیشتر از این هدر ندهید، در پایین نکاتی را در مورد مدیریت پروژه برای شما ارائه خواهم داد. این‌ها جزو مشکلاتی است که در مدیریت از راه دور پروژه‌ها وجود دارد. در پایین راه‌حلی را پیشنهاد می‌کنم که به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های مدیریتی خود را تقویت کنید.

عدم ثبات

یک سیاست کاری واضح تنظیم کنید. اعضای تیم شما باید وظایف و کارهای خود را هنگام کار از راه دور درک کنند. آن‌ها باید بفهمند که دور بودن از مدیر پروژه به معنای مسئولیت کمتر نیست. از تیم خود بخواهید تا برآورد و گزارشات مربوط به عملکرد پروژه را به طور منظم در اختیار شما قرار دهند. ارسال گزارش را برای آن‌ها به یک عادت تبدیل کنید اما سعی کنید مطمئن شوید که این کار وقت زیادی را از آن‌ها نخواهد گرفت.

تنظیم یک سیاست کاری به شما این امکان را می‌دهد تا داده‌های عملکردی پروژه را از طریق برنامه ردیابی پروژه اندازه‌گیری کنید. متغیرهای اصلی در کنترل شامل جدول زمانی پروژه، هزینه و منابع است. برای اینکه گزارش عملکرد خوانا باشد، می‌بایست آن را به شکلی ساده و ارزان تهیه کرد. می‌دانید که اگر جمع‌آوری داده‌ها بیشتر از انجام خود پروژه انرژی بگیرد، دنبال کردن پیشرفت پروژه هیچ ارزشی نخواهد داشت.

ارتباطات ضعیف

به خاطر داشته باشید که "ارتباط از راه دور" به معنای "نبود ارتباط" نیست. جلسات منظمی را برگزار کرده و در مورد پیشرفت پروژه با هم تیمی‌های خود صحبت کنید. از اعضای گروه در مورد عملکرد دیروز، چالش‌ها و  برنامه‌های روزمره‌شان سوال بپرسید. از میزان انگیزه و اشتیاق تیم پروژه مطلع باشید. کنفرانس‌های ۱۵ دقیقه‌ای در روز می‌توانند ابزاری کارآمد جهت کسب اطلاعات دست اول از پیشرفت پروژه باشند. بسته به نوع پروژه و ویژگی‌های آن، روش‌های Lean، Kanban، Scrum، XP یا Waterfall را انتخاب کنید.

نبود کنترل در بهره‌وری

علاوه بر بروزرسانی‌های منظمی که از تیم خود دریافت می‌کنید، باید در زندگی واقعی نیز به داده‌های عملکردی دسترسی داشته باشید. تجزیه و تحلیل کردن عملکرد در هر مرحله از چرخه پروژه، امری بسیار مهم است چون از دست دادن برخی از نقاط قوت امروز به معنای افزایش خطرات احتمالی فرداست.

به همین خاطر از یک ردیاب پیشرفت پروژه مثل Trello، Teamwork، Jira یا Notion استفاده کنید. این ابزارهای مدیریت پروژه روند پیشرفت پروژه، برنامه‌ریزی و تبادل داده را بسیار آسان می‌کنند.

مدیریت تعارض ناکارآمد

یک فایل گزارش بسازید و در آن تمام مشکلات مربوط به مشتریان و اعضای تیم را به ترتیب زمانی فهرست کنید. این یکی از ابزارهای مدیریت پروژه اصلی است که به شما این امکان را می‌دهد تا الگوهای رفتاری مخرب را در صورت وجود شناسایی کرده و مطمئن شوید که هیچ مشکل حل نشده‌ای باقی نمانده است.

چنین رویکردی در مدیریت تعارض به شما یک سود دو جانبه خواهد داد. از یک طرف این ابزاری مفید برای تجزیه و تحلیل موقعیت‌های دشوار گذشته و ردیابی گرایش‌هاست. از طرف دیگر به شما کمک می‌کند تا الگوریتم‌های مدیریت تعارض را توسعه داده و از وقوع مشکلات در طول پروژه‌های آتی جلوگیری کنید.

تغییر دائمی وضعیت در کسب و کار

این پاندمی به ما نشان داده که هیچکس از اتفاقات فردا با خبر نیست. شرکت‌ها در حال تغییر دادن استراتژی‌های رشد خود هستند تا بتوانند پاسخگوی تقاضای اقتصادی امروز باشند. مدیریت پروژه نیز از این قاعده مستثنی نیست. ممکن است همه چیز طبق برنامه پیش نرود پس آماده باشید تا برنامه‌های خود را اصلاح کنید.

در این حالت باید یکی از مقادیر زمان، هزینه و یا دامنه را اصلاح کنید. به عبارت دیگر شما مهلت زمانی را افزایش می‌دهید، پول بیشتری را پرداخت می‌کنید یا اینکه مقدار کارهای خود را کاهش می‌دهید. برای اینکه بهترین انتخاب را داشته باشید، باید تصمیم بگیرید که به کدام جنبه بیشترین اهمیت را می‌دهید و حاضرید کدام یک را فدا کنید. آیا کیفیت و عملکرد را به زمان و هزینه ترجیح می‌دهید؟ یا یک محصول نهایی با کیفیت برای شما از سایر جنبه‌ها مهمتر است؟

اگر فکر می‌کنید که وقت و انرژی کافی برای نظارت بر همه‌ی این فرایندها را ندارید، می‌توانید یک شرکت یا آژانس توسعه را پیدا کنید تا به این مسائل رسیدگی کنند. شرکت یا آژانسی که انتخاب می‌کنید باید مشهور بوده و نمونه کارهایی عالی داشته باشد. آژانس‌ها برای مشخص کردن میزان پیشرفت پروژه‌ی شما، بهترین مدیران خود را برای نظارت بر محصول تعیین می‌کنند.

این افراد برای دادن گزارشاتی از پیشرفت پروژه، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، نظارت بر تکمیل پروژه، برآورد خطرات، متحد کردن و ایجاد انگیزه در تیم آموزش دیده‌اند. استخدام کردن متخصصانی که پیگیر پروژه‌های شما هستند، باعث می‌شود تا از فشارها و زحمات بی مورد دور شوید.

منبع

چه امتیازی برای این مقاله میدهید؟

خیلی بد
بد
متوسط
خوب
عالی
در انتظار ثبت رای

/@Pemi.razmi
علیرضا داداشی
دانشجوی مهندسی پزشکی

دیدگاه و پرسش

برای ارسال دیدگاه لازم است وارد شده یا ثبت‌نام کنید

ورود یا ثبت‌نام

در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید

در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید

علیرضا داداشی

دانشجوی مهندسی پزشکی