نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

گردآوری و تالیف : علیرضا معمارزاده
تاریخ انتشار : 10 آبان 1398
دسته بندی ها : آموزشی

بهره‌وری به معنای برهم زدن قوانین به هر اندازه‌ای که در طول روز می‌توانی نیست، بلکه به معنای بدست آوردن همه کارها، مسئولیت‌ها و به موقع انجام دادن کارها است؛ بنابراین می‌توانید وقت بیشتری برای انجام کارهایی که بسیار مهم هستند، مانند گذراندن وقت با خانواده یا دوستان اختصاص دهید.

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

این مقاله در مورد روش‌ها و ابزاری است که من برای پایدار بودن و سالم ماندن از آنها استفاده می‌کنم. من نمی‌گویم این بهترین ابزارها یا روشها برای شما هستند. این فقط کاری است که برای خود من خوب جواب داده است و امیدوارم که برخی از شما بتوانید این اطلاعات را مفید دانسته و در زندگی خود به کار بگیرید.

مدیریت کار و لیست‌ها

NirvanaHQ

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

نیروانا یک برنامه مدیریت ابری است که من از طریق تلفن همراه، تبلت و رایانه خود استفاده می‌کنم. اگر کتاب "در حال انجام کارها" نوشته "دیوید آلن" را خوانده باشید، با روش‌ها و تکنیک‌هایی این برنامه احساس راحتی خواهید داشت.

هر کاری که به روی آن مشغول هستید به یک پروژه تبدیل می‌شود و هر کاری که باید انجام شود باید به یکی از روش‌های زیر طبقه‌بندی گردد:

next:  موردی که بلافاصله قابل اقدام است.

waiting: هنگامی که قبل از انجام یک کار منتظر یک رویداد یا شخص هستید.

scheduled: برای اقدامات آینده بر اساس تاریخ گذشته، که بالاخره روزی باید انجام بگیرد یا شاید هم عقب افتادگی آن اقدام.

همچنین بسیاری از ویژگی‌های دیگر مانند: labels، areas وdaily focus  وجود دارد. آنها همچنین یک ویژگی مرجع دارند که می‌توانید لیست‌ها را نگه دارید ، اما من واقعاً از آن استفاده نمی‌کنم زیرا لیست را در Dynalist نگه می‌دارم.

شما میتوانید آن را به صورت رایگان در اینجا امتحان کنید!

من اشتراک نسخه حرفه‌ای یا pro از این نرم‌افراز را خریداری کرده‌ام، زیرا در سازماندهی به من واقعا کمک زیادی کرده است.

Dynalist

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

من همیشه از لیست‌ها برای چیزهایی که باید خریداری کنم، ایده‌های هدیه در آینده برای خانواده، فیلم‌هایی که می‌خواهم تماشا کنم، مکان‌هایی که می‌خواهم بروم، ایده‌های تصادفی که به ذهنم می رسد، آموزش ها یا مقاله‌های مرتبط با موضوعات خاص، مطالب تحقیق و خیلی موارد دیگر استفاده می‌کنم.

هر‌ زمان که من به چیزی فکر می‌کنم، یا در نیروانا به عنوان یک کار ثبت می‌شود یا در Dynalist  به عنوان یک لیست.

من قبلاً لیست هایی را همیشه همراه خود نگه می‌داشتم و هرگز در هنگام نیاز به آن اطلاعات نمی‌توانستم آنها را پیدا کنم.

اکنون من روی کامپیوتر و تلفن همراه خود Dynalist دارم و همیشه می‌دانم که ابتدا باید به آنجا بِنِگرم. 

من قبلاً از Workflowy استفاده می‌کردم ، اما فکر می‌کنم Dynalist دارای رابط نرم‌افزاری بهتری است و تعداد موارد لیست شما را نمی‌تواند در ردیف رایگان (Free trial) محدود کند. 

در صورت تمایل می‌توانید به آن از طریق این لینک دسترسی پیدا کنید.

نشانک‌های مرورگر

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

من قبلاً علاقه شدیدی به نگه داشتن چیزهای متفاوتی داشتم. من Tabها را آنقدر نگه می‌داشتم تا اینکه مرورگر من از کار می‌اُفتاد تا آنکه مجبور می‌شدم آن را ببندم. 

این عادت به من اجازه نمی‌داد که ذهنم را پاک کنم یا به درستی روی آنچه که روی آن کار می‌کردم تمرکز کنم. 

اکنون برای بارگیری همه Tabها یک پوشه منحصربه‌فرد (دارای برچسب نام و تاریخ) باز کرده‌ام و هر بار که عنوان کارهای خود را تغییر می‌دهم، از عملکرد "Bookmark All Tabs" استفاده می کنم؛ این عملکرد به من این اجازه را  می‌دهد تا هر آنچه را که باز کرده‌ام از بین ببرم و نگران این نباشم که وقتی هر Tab را که در آن کار می‌کردم، دوباره پیدا کنم.

Pocket

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

من گفتم که تمام لیست‌های خود را در Dynalist نگه می‌دارم، اما این به طور دقیق با صداقت نیست. وقتی مقاله‌ای را می‌بینم که وقت ندارم آنرا فوراً بخوان، من معمولاً  آنرا در Pocket ذخیره می‌کنم زیرا این افزونه مرورگر به من این امکان را می‌دهد که فقط در چند ثانیه آنرا در یک لیست برچسب گذاری و ثبت کنم و من وقتی به دنبال مطالبی برای خواندن هستم، این لیست‌ها را به صورت دوره‌ای مشاهده می‌کنم.

Calendar

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

باور کنید یا نه، من قبلاً از هیچ تقویمی به طور مداوم استفاده نمی‌کردم و مرتباً قرار ملاقات‌ها و رویدادها را از دست می‌دادم. 

اکنون که بسیار سرم شلوغ شده است، چاره‌ای جزء این ندارم که به طور مداوم برنامه خود را با یک تقویم سازماندهی کنم.

از آنجا که رایانه اصلی من یک مک‌بوک پرو است، من از iCal اپل برای تقویم دسکتاپ استفاده می‌کنم که خیلی بهتر از تقویم گوگل است که قبلاً استفاده می‌کردم. 

اگرچه اپل گزینه دسکتاپ بسیار خوبی دارد، فکر می‌کنم تقویم 5 Readdle بهترین برنامه تقویم موبایل است که من تا به حال دیده‌ام. 

این برنامه با تقویم‌های دیگر همگام‌سازی می‌کند و رابط کاربری (UI) زیبایی دارد. همچنین می‌توانید رویدادهای تقویم خود را در این برنامه تایپ یا به صورت مکالمه به آن بگویید و آن تمام جزئیات را برای شما به راحتی پر می‌کند.

من به تازگی با استفاده از یک سیستم الگو برای تقویم خود، ساماندهی روزهای خود شروع کردم و نتایج بسیار خوبی از آن مشاهده کردم.

من اساساً تقویمی با نام "Template" را در iCal خود ایجاد کردم‌ام که در آن کلیه بخش های روزانه‌ام درج شده است. سپس می‌توانم وضعیت Template را تغییر دهم و آنرا با برنامه فعلی خود مقایسه کنم.

این کار به من این امکان را می‌دهد بیشترین انرژی را داشته‌ باشم و جلساتی را که در قسمت‌هایی از روز که انرژی‌ام کم است به خاطر داشته باشم و زمان را برای کارهای عمیق ذخیره کنم.

در اینجا چگونگی عملکرد این سیستم Template  را می‌توانید ببینید.

اتوماتیک کردن وظایف

Alfred 4

من سال گذشته شروع به استفاده از آلفرد کردم (آن زمان نسخه 3 بود) به عنوان مدیریت Clipboard بهتر برای مک من بود. اما به سرعت فهمیدم که این نرم‌افزار خیلی بیشتر از این‌ها کارایی دارد. 

آلفرد دارای یک جعبه جستجو است که مانند قسمت جستجوی منظم Spotlight است که هنگام فشار دادن "Command + Enter"، روی یک مک ظاهر می‌شود.

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

نه تنها زمینه جستجوی آلفرد بسیار بهتر از پیش فرض یک Macbook کار می‌کند، بلکه می توانید "Workflows" خود را نیز تنظیم کنید، که کاراکتر‌هایی هست که در آن تایپ می‌کنید و برای انجام هر سری از اقداماتِ موردِ نظر شما تنظیم می شوند. 

به عنوان مثال، من چند گردش کار دارم که برای باز کردن همه برنامه‌های بهره‌وری یا تمام صندوق ورودی من که باید هر هفته بررسی کنم، تنظیم شده است.

برخی از " Workflows"های  پیشرفته‌تر که تنظیم کرده‌ام، میانبرهایی برای باز کردن همه برنامه‌ها و صفحات وب و اجرای سرورها برای هر پروژه ای نیاز دارد. 

به عنوان یک مشاور‌، آلفرد در تعویض Taskها بسیار مفید بوده است، بنابراین من تمام صفحه‌های ویندوز که از آنها استفاده می‌کنم اَعم از  ویرایشگرهای متن و صفحات وب را ببندم.

سپس می‌توانم به راحتی با وارد کردن چیزهای جدید در جعبه جستجو، موارد جدیدی را برای پروژه بعدی که باید روی آن کار کنم، باز کنم.

Buffer

فیدهای توییتر بعضی اوقات می‌تواند مفید باشد، اما نه وقتی سعی می‌کنم کارهای خود را بهینه‌سازی کنم!

اگر مقاله خوبی پیدا کنم یا فکر خوبی داشته باشم که بخواهم بدون ورود به توییتر به اشتراک بگذارم، فقط به بافر وارد می‌شوم و Tweet را برای بعد برنامه‌ریزی می کنم. 

از آنجا که من فقط یک حساب توییتر را به خوبی مدیریت می‌کنم یک حساب کاربری رایگان دارم، اما شما می‌توانید از این ابزار برای مدیریت همه حساب‌های خود نیز استفاده کنید.

Reminders

این یکی از تنها Notificationهایی است که تاکنون در تنظیمات تلفن همراهم روشن کرده‌ام. هرچه که فکر کنم نیاز به یادآوری باشد، یا یک رویداد تقویم را به عنوان یک Reminder قرار می‌دهم که شامل مواردی است که برای ایجاد، انجام یا جستجوی یک زمان خاص باید به خاطر بسپارم.

اساساً، من فکر می‌کنم بیشتر انسان‌ها در به یاد آوردن مواردی در مواقعی خاص وحشتناک هستند. استفاده از یادآوری‌های صوتی بر روی تلفن من بسیار آسان است که به من اجازه نمی‌دهد چیزی را فراموش کنم. 

Bill Pay

من به آسانی هر چه تمام تر برای همه چیز پرداخت اتوماتیک تنظیم کرده‌ام! من همچنین یک تقویم در iCal خود دارم که به صورت "صورتحساب" نامگذاری شده است و تمام صورتحساب‌های مکرر یا صورتحساب‌های آینده را به عنوان اتفاقات روزمره در آنجا ذخیره می‌کنم. 

سپس هر بار که حقوق دریافت می‌کنم، تمام صورتحساب‌های آینده را پرداخت می‌کنم و سپس می‌توانم بودجه خود را در کمتر از 15 دقیقه برنامه ریزی کنم. من حتی پس انداز خودم را هم‌اکنون برداشت کردم.

تمرکز داشتن

تنظیم کردن فضای کاری 

من به تازگی خانه اول خود را خریداری کرده‌ام، بنابراین هنوز هم در یک مکان کوچک ساکن هستم اما مطمئن شدم که محل کار خود را در یک منطقه آرام در قسمت پشت خانه قرار داده‌ام. 

یک میز دو حالته ایستاده/نشسته که رو به پشت حیاط می‌باشد دارم و صندلی کار و بعضی دیگر از قفسه‌ها پشت سر من قرار گرفته‌اند. تنها چیزهایی که روی میز کار من هستند صفحه کلید، ماوس و مانیتور است.

هر چیز دیگری که باید استفاده کنم، فقط تا زمانی که به آن نیاز داشته باشم به روی میز می‌آورم و بعد دوباره آن را سرجای قبلی قرار می‌دهم.

میز کار و قفسه‌ها جایی هستند که من پروژه‌های سرگرم کننده‌ام را که به روی آنها مشغول به کار هستم، قرار دارند. ابزارها و سایر موارد فقط میز من را بهم ریخته می‌کند.

همچنین دیوارهایم را با تخته‌های چوبی، تخته تابلو و دکوراسیون با مضامین اقیانوس پر کرده‌ام تا به من احساس آرامش دست دهد.

LeechBlock

من بیش از یک سال است که از Firefox به عنوان مرورگر اصلی خود استفاده می‌کنم، بنابراین تقریباً فقط Chrome را برای اهداف تست برنامه باز می کنم. 

Leechblock یک برنامه افزودنی مرورگر است که سایت‌ها را برای مدت مشخصی که می‌خواهید تنظیم کنید که مسدود می کند.

من اساساً آن را به عنوان مسدودکننده تمام وقت برای سایت‌های اجتماعی و نیمه وقت برای باقی سایت‌ها تنظیم کرده‌ام (می توانید چندین سایت برای مسدود کردن و تنظیمات مختلف برای هر لیست داشته باشید).

اگر از Chrome به عنوان مرورگر اصلی خود استفاده می‌کنید، توصیه می‌کنم از StayFocused استفاده کنید. 

اگر از چندین مرورگر استفاده می‌کنید یا نیاز به مسدود کردن برنامه‌های دسکتاپ دارید، استفاده از Freedom را هم بسیار توصیه می‌کنم که یک برنامه عالی و ارزان برای بهره‌وری دیجیتال است.

استفاده از تلفن همراه 

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

من تلفن خودم را به در حالتی قرار دادم که اطلاعات در آن طبقه‌بندی شده و منظم باشد. من تمام برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی را از طریق iPhone و همچنین مرورگرهای YouTube و وب حذف کردم.

این کار مانع از فعالیت بدون استفاده از ذهن در مواقعی که انرژی کمی هم دارم می‌شود. درعوض، من پیاده روی آرام خواهم داشت‌، استراحت می‌کنم یا اکنون یک کتاب می‌خوانم.

متأسفانه، اپل به شما اجازه نمی‌دهد Safari را حذف کنید اما من از گزینه‌های 'Content & Privacy Restrictions > Content Restrictions > Web Content' برای تنظیم وب سایت‌های مجاز و مسدود کردن سایر موارد استفاده می‌کنم. 

من معمولاً  فقط از مرورگر وب در تلفن خود استفاده می‌کنم تا از امتیاز بازی Red Sox بی‌بهره نمانم و یا سریع به جستجوی منو بپردازم. هر سایتی که در لیست من قرار نگیرد بارگیری نمی‌شود مگر اینکه من به صورت دستی بروم و آن را به لیست سفید اضافه کنم .

چند تغییر دیگر که من در تلفن خودم ایجاد کرده‌ام قرار دادن برنامه‌هایی است که می‌خواهم بارها و بارها در صفحه اول تلفن خودم ببینم و از آنها استفاده کنم و سپس همه موارد دیگر را به صفحات دوم‌، سوم یا چهارم و بعضی اوقات در پوشه‌ها منتقل کنم. لازم نیست برنامه‌هایی را ببینم که ممکن است مرا منحرف کنند!

من مدیریت وظیفه، لیست  TODOو تقویم خود را در نوار پایین می‌گذارم، بنابراین همیشه با انگشت شست خود به آن برنامه‌ها دسترسی آسان دارم. 

در اصل، من استفاده از برنامه‌هایی را که می‌خواهم بیشتر از آنها استفاده کنم یا مرا بیشتر کارآمدتر می‌کنند را آسان می‌کنم و برنامه‌هایی را که این ویژگی را ندارند از دسترسی سریع خودم به آن ها خارج میکنم.

نشریه second

نحوه استفاده از برنامه‌های بهره‌وری و سازماندهی زندگی دیجیتال

من یکی از هواداران بزرگ Mel Robbins هستم. از روش "قانون پنج ثانیه" گرفته تا کتابش و گفتگو در مورد موضوعات مشابه.

فکر می‌کنم او یکی از بهترین معلمان تولیدی در اطراف ما است. اخیراً جدیدترین کتاب او را دریافت کردم، که در واقع ژورنالی است که هر روز صبح سطح انرژی خودم، مهمترین کارها و چند مورد دیگر را در آن می نویسم. 

سپس، من برنامه خود را برای هر ساعت در روز می‌نویسم. این کار برای من بسیار بهتر از شروع روز خود در رایانه بوده است.

درست بعد از نوشتن در این ژورنال، روزها کار می‌کنم و آماده می‌شوم، بنابراین سعی می کنم بعد از بیدار شدن تلفن همراه یا رایانه خود را یک ساعت یا دو ساعت چک نکنم. این مساله به من کمک کرده است که صبح‌ها آرام باشم!

برنامه را در آنجا می‌گذارم و به محض ورود به رایانه خود برای شروع یک روز کاری، مواردی را به برنامه دیجیتالی خود اضافه می‌کنم.

نشریه Project

من قبلاً این مساله را برای خودم بسیار سخت می‌دیدم که تمام Tab ها و ویندوزهای برنامه مرتبط با یک پروژه را برای تعویض به یک پروژه دیگر تغییر دهم زیرا می‌ترسیدم جایی که در آن مشغول به فعالیت هستم را گم کنم.

برای حل این مسئله‌، یک ژورنال پروژه را شروع کردم. در یک نوت‌بوک دیجیتالی معمولی (من از اسناد استاندارد استفاده می کنم زیرا رمزگذاری شده است)، برای هر روز یک یادداشت جدید ایجاد می‌کنم و یک تیتر جدید برای کارهای روزانه‌ای که باید انجام داده شوند. 

سپس جایی را که در هر روز کار یا پروژه‌ای را ترک کرده‌ام را علامت گذاری می‌کنم تا بتوانم به راحتی در آینده آن را انتخاب کنم.

این به من کمک کرده تا ذهن خود را پاک کنم و به طور کامل روی هر کاری که انجام می‌دهم تمرکز کنم بدون اینکه تمام Tab ها و پنجره‌های اضافی را به طور دائم باز کنم تا اینکه چیزی را کامل کنم.

زمان سنجی

به دلایلی، متعهد به انجام یک کار برای مدت معینی می‌شوم ، این واقعاً به من کمک می‌کند تا تمرکز کنم، به خصوص وقتی که احساس می‌کنم کاری برای انجام دادن ندارم.

 من شخصاً از یک تایمر در تلفن خود مشابه روش Pomodoro استفاده می‌کنم.

تایمر را برای 50 دقیقه کار تنظیم می‌کنم و به دنبال آن 10 دقیقه استراحت انجام می‌کنم. من واقعاً دوست ندارم از تلفن خود استفاده کنم چون مجبورم آن را با خود نگه دارم و هر بار آن را برای تنظیم مجدد تایمر باز کنم. 

من حتی قصد دارم یک زمان سنج تهیه کنم تا بتوانم آنرا روی میز کار خود نگه دارم و نیازی به داشتن تلفن در اطراف خود نداشته باشم.

کتاب‌های مفید

در اینجا چند کتاب توصیه می‌کنم که به من کمک کرده‌اند سیستم‌های بهره‌وری زندگی روزمره خود را توسعه دهم:

1- انجام کارها نوشته دیوید آلن

2- مینیمالیسم دیجیتال نوشته Cal Newport

3- کار عمیق نوشته Cal Newport

4- غیر قابل مقاومت نوشته Nir Eyal

5- جادوی تغییر زندگی نوشته maria kondo

دور ریختنی‌ها

همانطور که دیوید آلن در کتاب انجام کارها توصیه می‌کند: هفته ای یکبار تمیز کردن صندوق ورودی پیام ها را انجام دهید. من یک لیست در حال اجرا در تمام مکان‌هایی که TODOهای من یا هر چیز دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد جمع آوری کرده ام. سپس، هر آخر هفته، من تصمیم می‌گیرم که برای هر یک از موارد، چه کاری باید انجام دهم.

به عنوان مثال، لیست من شامل صندوقِ نامه‌های ایمیل من، پوشه‌های فیزیکی و یک کشوی نامه برای برنامه‌های پیام‌رسانی مانند Skype و Discord و موارد TODO است، که من هنوز تصمیم نگرفتم با نرم‌افزار مدیریت وظایف خود Nirvanahq چه کاری انجام دهم.

انجام پاکسازی هفتگی در واقع به من کمک می‌کند تا ذهن خود را دوباره تنظیم کنم و به درستی برای هفته آینده برنامه‌ریزی کنم. 

همچنین به من کمک کرده است که به جای اینکه اجازه دهم آن را جمع آوری کند، از شر بسیاری از آشغال‌های اضافی‌، چه از نظر جسمی و چه از لحاظ دیجیتال، خلاص شوم!

چند مورد دیگر که به نظر من بخشی از مسیریابی بهره‌وری من است، برنامه‌ریزی هفتگی وعده‌های غذایی در روزهای یکشنبه و کار کردن در صبح برای رسیدن به هدف ماهانه خودم است. 

همچنین تقویم خود را برای روز بعد هر شب مرور می‌کنم و هر آنچه را برای استفاده در صبح روز بعد لازم می‌شود از جمله لباس تمرین یا وسایل ویژه‌ای که باید به همراه خود داشته باشم را به من یادآوری می‌کند.

نتیجه‌گیری

من فکر می‌کنم یکی از دلایل وسواس من در زمینه بهره‌وری این است که من کار سختی را برای تمرکز و سازماندهی در زندگی خود دارم. استفاده از کارهایی که برشمرده شد به من این امکان را می‌دهد تا آرامش داشته باشم و دائم نگران کاری نباشم که فراموشش می‌کنم انجام دهم. 

امیدوارم پیشنهادات موجود در این مقاله به شما کمک کرده باشد.

منبع

مقالات پیشنهادی

  • چرا باید از MongoDB استفاده کنیم؟

    مونگودی‌بی محبوب‌ترین دیتابیس NoSQL در بین دیتابیس‌های دیگر است. این ابزار تا به حال حاضر بیش از ۴۰ میلیون بار دانلود شده و سورس آن نیز از طریق گیت‌ها...

    ارسطو عباسی
  • از NodeJS چه استفاده‌هایی می‌توان کرد؟

    هرکسی از Microsoft، PayPal و Netflix تا فهرستی از سازمانهای مهم از آن استفاده می‌کنند و در سالهای اخیر تعداد استفاده‌کنندگان آن رشد قابل‌توجهی داشته ا...

    علیرضا معمارزاده