همانطور که در بخش اول این مقاله گفتیم یک نامه ی پوششی هنوز هم بخشی مهم در روند درخواست است. بگذارید اینگونه بگویم که یک نامه ی پوششی، در واقع اولین مصاحبه‌ی شماست. این یک فرصت واقعی است که با کمک آن میتوانید موارد دلخواه را نوشته و خودتان را به کارفرمایان بالقوه نشان دهید.وقتی در یک شغل ریموت مشغول به کار هستید، در ۹۵ درصد مواقع کارفرمای خود را ملاقات نخواهید کرد. من تا الان ۹ ماه در یک شرکت کار کرده‌ام و هرگز صدای رئیس خود را نشنیده‌ام. شما نمی‌توانید به صورت رو در رو با فرد استخدام کننده ملاقات داشته باشید، بنابراین باید خودتان را به صورت کتبی معرفی کنید. این دقیقاً همان جایی است که نامه ی پوششی وارد عمل می‌شود.
کارهایی که باید انجام دهید
شرح شغل را بخوانید
شرح شغل مانند کتابچه‌ی راهنمایی برای نامه ی پوششی است و شما باید تمام قسمت‌های آن را بخوانید. من شرح شغل‌هایی را دیده‌ام که در وسط آن‌ها سوالاتی مطرح شده بوده یا از اشتباهاتی عمدی استفاده کرده بودند تا خواننده متوجه آن‌ها شود. باید از شرح شغل به عنوان پایه‌ای برای نوشتن نامه ی پوششی خود استفاده کنید. باید بخش‌های مربوط به وظایف و خواسته‌ها را مشخص کنید. اگر نامه ی پوششی خود را بدون در نظر گرفتن شرح شغل بنویسید، احتمالاً باید زمان بیشتری را در انتظار جواب گرفتن سپری کنید. نامه‌هایی که اینگونه نوشته شوند، در بر دارنده‌ی اطلاعاتی مفید برای استخدام کننده نخواهند بود.
از کلمات کلیدی استفاده کنید
همانطور که قبلاً هم گفته بودم، منظورم رتبه‌بندی کلمات کلیدی برای سئو نیست. من در مورد کلمات کلیدی موجود در شرح شغل صحبت می‌کنم. به عنوان مثال ممکن است در یک شرح شغل مواردی مثل برقراری یک ارتباط خوب، توانایی انجام چندین کار و مهارت در استفاده از Slack خواسته شده باشد. این‌ها همان کلمات کلیدی شما خواهند بود. شما یک پاراگراف می‌نویسید و در آن توضیح میدهید که مهارت مربوط به آن کلمات کلیدی را دارید. سپس باید در مورد تجربیات خود در آن موضوعات صحبت کنید. کلمات شما می‌تواند کاملاً روی استخدام کننده تاثیرگذار واقع شود زیرا آن‌ها دقیقاً به دنبال فردی با همین مهارت‌ها هستند.
باید تنها از کلماتی استفاده کنید که بیشترین ارتباط را با شغل مورد نظر دارند. بنابراین فکر استفاده کردن از تمام کلمات موجود در شرح شغل را از سرتان بیرون کنید. آن‌ها معمولاً به چند بخش تقسیم می‌شوند و گاهی اوقات "حداقل شرایط" یا "متقاضی ایده‌آل" نامیده می‌شوند. کلمات کلیدی را در بالای نامه ی پوششی خود بنویسید تا فراموش نکنید که از آن‌ها استفاده کنید.
از یک اسم استفاده کرده و سپس آن را شخصی کنید
شما همیشه باید در مواقع ممکن نامه ی پوششی خود را به یک شخص ارتباط دهید. انجام دادن این کار همیشه امکان‌پذیر نیست و اگر نتوانستید اسمی پیدا کنید، میتوانید آن را به افراد مرتبط با شغل مورد نظر نسبت دهید. باید در مورد اسامی افراد استخدام کننده تحقیقاتی را انجام دهید. در اینترنت یا لینکدین به دنبال شرکت مورد نظر بگردید. اگر در یافتن یک اسم موفق بودید و از صحت آن اطمینان دارید، بهتر است از آن استفاده کنید. نباید اسم شخصی را بنویسید که ۴ سال پیش شرکت را ترک کرده است. بنابراین در انتخاب اسم درست مراقب باشید.
کار دیگری که همیشه باید انجام دهید این است که مطمئن شوید نامه را با نام خود به پایان می‌رسانید. باید از اسم و نام خانوادگی خود استفاده کرده و در انتها به شکلی حرفه‌ای از اصطلاحاتی محترمانه بهره ببرید.
یک صفحه بنویسید
اندازه‌ی مناسب برای یک نامه ی پوششی چیزی حدود ۱ صفحه با ۳ تا ۴ پاراگراف است. این کار به شما فضای کافی و مورد نیاز را می‌دهد تا بتوانید موارد ضروری را ذکر کنید. با این کار دیگر خواندن نامه شما به زمان زیادی نیاز نخواهد داشت. اگر متوجه شدید که چیزهای کمی نوشته‌اید، به عقب برگردید و جمله‌ای که در آن از مهارت‌های خود گفته‌اید را انتخاب کنید. سپس آن مهارت را گسترش داده و کمی بیشتر در آن زمینه صحبت کنید. اگر احساس کردید بیش از اندازه مطلب نوشته‌اید، دوباره به عقب برگردید و ببینید که در کجا توضیحات اضافی وجود دارد. میتوانید با نگه داشتن مطالب مهم، اندازه‌ی جملات را اصلاح کنید.
آن را برای هر شرح شغل شخصی سازی کنید
این مورد با استفاده نکردن از الگو ارتباط دارد. شما همیشه باید نامه‌های منحصر به فرد و مختص به همان شرح شغل را بنویسید. به عنوان مثال، شرح شغل به دنبال شخصی است که در فروش تلفنی مهارت داشته باشد:
اشتباه: من در طول سال‌ها تجربه‌ام در زمینه فروش تلفنی عملکرد فوق‌العاده‌ای داشتم.
درست: من در فلان شرکت کار کرده و فروش تلفنی را تجربه کرده‌ام. این سبب شد تا بتوانم مهارت‌های ارتباطی و فروش خود را بالاتر ببرم.
هرگز کلی صحبت نکنید. همیشه باید به شرح شغل نگاه انداخته و مطمئن شوید که به موقعیت مورد نظر اشاره دارید. اگر در یک شغل تجربه‌ای ندارید، پیشنهاد می‌کنم درخواستی را هم ارسال نکنید.
علاقه‌ی خود را نشان دهید
اینکه علاقه‌ی خود را نسبت به کار کردن در یک شرکت بیان کنید هیچ اشکالی ندارد اما با نوشتن جملاتی مانند مثال پایین نباید در این زمینه زیاده‌روی کنید:
« من همیشه رویای کار کردن در این شرکت را می‌دیدم. هر روز در وبسایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی به دنبال شغل هستم پس لطفاً این فرصت را از من نگیرید.»
این فقط ناامیدکننده است. من قبلا هنگام استخدام کردن بعضی از متقاضیان با چنین نامه‌هایی مواجه شدم و به نظرم بیشتر خنده‌دار است. شما باید باهوش بوده و علاقه‌ی خود را اینگونه بروز دهید:
« کار کردن در این شرکت همیشه مد نظر من بوده زیرا با فرصت‌هایی که در اختیار من قرار می‌دهد، می‌توانم حرفه‌ی خود را توسعه و بهبود ببخشم.»
نشان دهید که در مورد شرکت اطلاعات دارید
همیشه باید در زمینه‌ی درخواست شغل، نامه ی پوششی و مصاحبه تا آنجا که میتوانید در مورد شرکت مورد نظر تحقیق کنید. تمام مطالب مورد نیاز شما در اینترنت وجود دارد. اگر موردی را پیدا کردید، میتوانید از طریق ایمیل یا لینکدین با آن شرکت تماس بگیرید.
هنگام نوشتن نامه ی پوششی میتوانید در مورد مهارت‌های خود توضیح دهید. به آن‌ها بفهمانید که چگونه مهارت‌های شما به سود شرکت خواهد بود و چگونه میتوانید به خوبی در شرکت جای بگیرید. یکی از مهمترین نکاتی که میتوانید در آن زمینه بحث کنید، رسالت و ارزش‌های اصلی شرکت است. این به استخدام کنندگان نشان می‌دهد که شما در مورد شرکت جستجو کرده‌اید. در غیر اینصورت میتوانید اطلاعات موجود در شرح شغل یا اینترنت را در نامه ی پوششی خود لحاظ کنید.
میتوانید جمله‌ی "من یک برقرارکننده ارتباط عالی هستم" را به چیزی مثل این تبدیل کنید: من یک برقرارکننده ارتباط عالی هستم که به سود شرکت بوده و همانطور که می‌دانم، تمرکز اصلی تجارت بر روی ارتباط با مشتریان و تیم است.
با این کار جملات شما تاثیرگذارتر خواهند شد. هنگامی که واقعاً در حال نوشتن یک نامه ی پوششی باشید، این موضوعات بیشتر منطقی خواهند شد.
از یک ساختار یا قالب خوب استفاده کنید
من نامه‌هایی را دیده‌ام که خیلی ضعیف نوشته شده بودند و حتی به خودم زحمت ندادم تا آن‌ها را بخوانم. احتمالاً اگر همه چیز را در یک پاراگراف بزرگ یا پاراگراف‌هایی بسیار کوچک بنویسید، نادیده گرفته خواهند شد. شما به ادیت‌هایی فانتزی نیاز ندارید زیرا نامه ی شما یک دعوتنامه ی تجملاتی نیست؛ پس با این کار زحمت خودتان را بیشتر نکنید.
میتوانید قالب ایده‌آل و مورد علاقه‌ی من را در پایین مشاهده کنید:
به «نام شخص یا شرکت»
پاراگراف اول: شغل و علت درخواست شما چیست
پاراگراف دوم: چه مهارت‌هایی را میتوانید در اختیار شرکت قرار دهید
پاراگراف سوم: دلیلی که آن‌ها باید شما را انتخاب کنند
پاراگراف چهارم: موارد قبلی را به طور خلاصه بیان کنید
خوشحال می‌شوم برای پاسخگویی به سوالات و بحث‌های بیشتر در مورد مهارت‌هایم از طریق روشهای ارتباطی با من تماس بگیرید.
مشتاقانه منتظر صحبت با شما هستم.
با کمال احترام
(نام شما)
من نامه ی پوششی خود را اینگونه می‌نویسم. اگرچه بسته به نحوه‌ی نوشتن نامه ی پوششی، قالب شما نیز متفاوت خواهد بود. این قالب بسیار واضح و روشن است. باید بخش‌های مهم و اصلی را برای سهولت در مطالعه جدا کنید. با این کار میتوانید اطلاعات کلیدی مورد نیاز خود را به راحتی مشخص کنید.
مشخصات تماس خود را وارد کنید
همیشه باید اطلاعات تماس خود را در یک نامه ی پوششی وارد کنید. من همیشه آدرس، شماره تلفن و ایمیل خود را در نامه لحاظ می‌کنم. شاید از خودتان بپرسید که چرا باید این کار را انجام دهید؟ دلیل اول را می‌توان تکنولوژی دانست. گاهی اوقات ممکن است اطلاعات اشتباه را در فرم‌های آنلاین وارد کنید یا این احتمال وجود دارد که استخدام‌کنندگان در استفاده از فرم‌ها با مشکل روبرو شوند، با انجام این کار شما هنوز هم راهی برای تماس در اختیار آن‌ها قرار داده‌اید.
دلیل دوم امکان دسترسی آسانتر به متقاضی مورد نظر است. به عنوان یک استخدام‌کننده سابق، این کار به دیگران کمک می‌کند تا بتوانند راحت‌تر با فرد مورد نظر ارتباط برقرار کرده و از او سوال بپرسند. بنابراین من همیشه ذکر کردن این اطلاعات را توصیه می‌کنم.
از عنوان موقعیت استفاده کنید
همیشه نام موقعیتی که متقاضی آن هستید را بیان کنید. گاهی اوقات یک شرکت می‌تواند ۶ فرصت شغلی با عناوین مشابه داشته باشد. در حالی که مسئولیت جدا کردن متقاضیان هر فرصت شغلی به عهده خود شرکت است، اما میتوانید با لحاظ کردن موقعیت دلخواه از بروز سوءتفاهم جلوگیری کنید. همچنین این نشان می‌دهد که شرح شغل را خوانده و عنوان شغل خود را درک کرده‌اید.
تصحیح کنید
ناگفته نماند که شما همیشه باید نوشته‌های خود را بررسی کنید. با این کار میتوانید اشتباهات موجود در نوشته‌ها را اصلاح کنید. من بیشتر از یکسال است که نویسندگی می‌کنم و حتی هنگام تصحیح کردن هم چندین اشتباه دستوری را جا می‌گذارم. نکته دیگری که می‌توانم به شما بگویم این است که اگر برای یک شغل در کشوری دیگر درخواست داده‌اید، باید به سبک دستوری همان کشور هم بنویسید. کشورهای گوناگون روشهای مختلفی در نوشتار دارند.
شاید با جملاتی مواجه شوید که منطقی به نظر نمی‌رسند، در اینجا باید دوباره آن‌ها را بازنویسی کرده یا نکات مهم و کلیدی را به آن اضافه کنید.
دوباره تصحیح کنید و با صدای بلند بخوانید
بهتر است با هر تغییری که ایجاد می‌کنید، دوباره نوشته‌های خود را خوانده و آن‌ها را تصحیح کنید زیرا این احتمال وجود دارد که هنگام نوشتن آن تغییرات هم دوباره اشتباه کرده باشید. نامه ی پوششی خود را با صدای بلند بخوانید چون این کار به شما کمک می‌کند تا ساختار جمله را شنیده و آن را درک کنید. همچنین میتوانید بفهمید که فرد استخدام‌کننده با خواندن متن شما چه چیزهایی را متوجه خواهد شد.
امیدوارم برخی از این نکات بتواند هنگام درخواست مشاغل ریموت به شما کمک کند. من تا به حال صدها درخواست فرستاده‌ام اما از همه‌ی آن‌ها جواب نشنیده‌ام. بنابراین از این موضوع دلگیر نشوید. هیچ فرمول جادویی در این زمینه وجود ندارد. گاهی اوقات شما با وجود بهترین نامه ی پوششی هم جوابی را دریافت نمی‌کنید پس هرگز ناامید نشوید.
دیدگاه و پرسش
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید