۱۲ تکنیک مدیریت زمان برای حداکثر استفاده از ۲۴ ساعت در روز

ترجمه و تالیف : علیرضا داداشی
تاریخ انتشار : 28 شهریور 98
خواندن در 4 دقیقه
دسته بندی ها : توسعه فردی

همه ی ما در نقاطی از زندگیمان برای مدیریت کردن زمان تلاش کرده ایم. پس اگر احساس سردرگمی می‌کنید، بدانید که تنها نیستید. خبر خوب این است که تکنیک های مدیریت زمان را می‌توان یاد گرفت، تا زمانی که بدانید در حال انجام چه کاری هستید و آنقدر تمرین کنید تا آن ایده ی عالی تبدیل به یک عادت شود.

۱۲ تکنیک مدیریت زمان برای حداکثر استفاده از ۲۴ ساعت در روز

برای اینکه بدانیم چه رویکردهایی ارزش دنبال کردن را دارند، از اعضای جوان شورای کارآفرینان خواسته ایم تا روش های مدیریت زمانی که برای آنها کارآیی داشته را برای استفاده بهینه و درست از ۲۴ ساعت با ما به اشتراک بگذارند. شما از کدام یک از این روش ها استفاده می‌کنید؟

۱. تقسیم پروژه ها

جا به جا شدن از یک کار به کار دیگر سبب تخلیه شدن انرژی ذهنی شما خواهد شد. در عوض، پروژه های مرتبط را با هم جمع کنید و همه را یکباره انجام دهید. به عنوان مثال، روز خود را با وقت گذراندن با چالش های خدمات رسانی به مشتری شروع کنید. سپس به کمپین بازاریابی بروید. پس از آن، فرصت های جدید محصولات خود را بررسی کنید. این کار باعث می‌شود تا کارهایی را که به انرژی ذهنی شما احتیاج ندارند را پشت سر گذشته و دیگر چندین ساعت از وقت ارزشمند خود را مشغول انجام چنین کارهایی نکنید.

۲. زمان خود را دنبال کنید.

پیگیر زمان بودن مانند بودجه ای برای پول است. این امر باعث می‌شود که بتوانم فعالیت هایی را که غیر ذهنی انجام داده ام مشاهده کرده و بخش هایی را که می‌توانم در آنها پیشرفت فوری داشته باشم مشخص کنم. من از یک برنامه زمان سنج استفاده می‌کنم که به من کمک می‌کند تا بدانم در هر دقیقه از زمان کاری خود مشغول انجام چه کاری هستم.

۳. برای زمانی که سرتان شلوغ است یک کد تعیین کنید.

همه ما در شرایطی قرار داشته ایم که در آن می‌خواستیم دوباره به سر کار برگردیم اما نمی‌توانستیم به حرف های مدیران خود پایان دهیم. بنابراین ما در باطن خود یک کدی را ساختیم که به این معنی است: "جسارت نباشد، اما من باید این کار را به سرانجام برسانم".

این تاکتیک روش مدیریت زمان من را تغییر داد زیرا به این معنا است که من می‌توانم بدون حواس پرتی روی پروژه های بزرگتر کار کنم

۴. آن غورباقه را بخورید.

جمله ی "آن غورباقه را بخور" توسط نویسنده برایان تریسی معروف شد. این جمله اساسا یک تکنیک مدیریت زمان است که می‌گوید اولین کارهایی که در صبح انجام می‌دهید باید سخت ترین و مهمترین کارها باشند. انجام سخت ترین و بالاترین اولویت های کاری ام قبل از انجام هر کار دیگری در صبح سبب شده است روز پربارتری را داشته باشم.

۵. برای حواس پرتی ها برنامه ریزی کنید.

مردم به طور کلی می‌توانند حواس بقیه را پرت کنند. اگر کسی بگوید که دو دقیقه از وقت شما را لازم دارد، تقریبا هیچوقت ۲ دقیقه نخواهد بود.اگر نتوانم ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در روز برای کسی وقت بگذارم، سعی می‌کنم تا برای ملاقات کردن او در زمانی دیگر برنامه ریزی کنم.

بهتر است روز خود را با وقفه های زمانی درست و به اندازه برنامه ریزی کنید تا با سعی و تلاش حداقل به ۱ یا ۲ تا از خواسته های خود دست پیدا کنید.

۶. روی یک چیز تمرکز کنید.

زمانی که من شروع به تمرکز بر روی یک کار کردم، مدیریت زمان من نیز به دنبال آن تغییر کرد. با شروع روز، من روی مهمترین کاری که در دسترس است تمرکز می‌کنم. من تا زمانی که آن کار را به اتمام نرسانده ام اجازه نمی‌دهم هیچ مشکلی سد راه برنامه ریزی من شده و به آن آسیب بزند. زمانی که مهمترین کار را انجام دادم، به سراغ مهمترین کار بعدی می‌روم و همینطور ادامه می‌دهم. این کار، حس چندکاره بودن را از بین می‌برد.

۷. به ایمیل ها ۲ بار در روز جواب دهید.

هر کسی قادر به انجام این کار نیست، اما من نتیجه ی فوق العاده اش را در افرادی که کمی درگیر ایمیل شده بودند دیدم. این کار بسیار آسان است. شما در روز ۲ زمان را برای جواب دادن به ایمیل هایتان کنار می‌گذارید: یکی در آغاز روز و دومی در پایان روز.

هر کاری را که در این برنامه مداخله کند، باید نادیده گرفته شود مگر اینکه مورد اضطراری باشد. مطمئنا در زمان های اضطراری به شما ایمیلی فرستاده نمی‌شود بلکه با شما تماس خواهند گرفت.

۸. کارها را بیشتر محول کنید.

من از تجربیات خود یاد گرفتم که لیست کارهای مهم افراد کارآفرین هرگز انتهایی ندارد. شما می‌توانید کارهایتان را اولویت بندی کنید، روی کارهای مهمتر تمرکز کنید یا وقتتان را برای چیز خاصی کنار بگذارید، اما در پایان روز، کارها باید به اتمام برسند.

شما باید به کسانی که می‌توانند همان کارها را بهتر، سریع تر و ارزان تر از شما انجام دهند اعتماد کنید.

۹. از برنامه های بهره وری استفاده کنید.

با وجود بسیاری از برنامه های عالی بهره وری در بازار، روش من برای بهتر شدن در مدیریت زمان به کلی تغییر کرده است. دیگر نیازی به تقویم ها و نقشه کشیدن برای هفته آتی نیست چون برنامه های بهره وری با داشتن زنگ هشدار و ارزیابی دقیق کارها، وظایف ما را آسانتر کرده اند. به علاوه، با وجود این برنامه ها می‌توانید گذشته خود را مرور کرده و تمام دستاوردهای خود را بررسی کنید که با این کار انگیزه شما چند برابر می‌شود.

۱۰. وقفه های زمانی را بر طرف کنید. 

هر چه کمتر دچار وقفه در کارهایتان شوید، بهره وری شما افزایش پیدا خواهد کرد. به چیزهایی که حواس شما را پرت می‌کنند توجه نکنید. حال ممکن است برای این کار احتیاج باشد تا گوشی خود را در جایی به دور از دسترس قرار دهید یا صندق ورودی ایمیل خود را هنگام انجام کارهای بسیار مهم ببندید. یک جریان شکسته در مسیر موفقیت می‌تواند واقعا مانع پیشرفت شود. با درک کامل از چیزهایی که تمرکزتان را بر هم می‌زنند، می‌توانید بهره وری خود را افزایش دهید.

۱۱. از تکنیک Pomodoro استفاده کنید.

من سال های پیش، وقتی در جستوجوی راه حلی برای مدیریت زمان بودم با تکنیک Pomodoro آشنا شده و آن را یاد گرفتم و تحت تاثیر نتایجی که بدست آمده  قرار گرفتم. ایده اصلی پشت این تکنیک این است که بخش های ۲۵ دقیقه ای را مشخص کنید که در آن فقط روی انجام دادن ۱ کار تمرکز دارید. بعد از هر بخش زمانی، قبل از ادامه دادن کمی استراحت کنید. شاید باورتان نشود ولی نسبت به قبلا که تمام وقت کار می‌کردم، حالا من کارهای بیشتری را با ۴ بخش "Poromodo" انجام می‌دهم.

۱۲. از قبل برای تمرکز بر اولویت ها برنامه ریزی کنید.

من همیشه روزم را با برنامه ریزی برای فردا به اتمام می‌رسانم و همیشه هفته ام را با برنامه ریزی برای هفته آتی تمام می‌کنم. این کار به من این اجازه را می‌دهد تا با شروع روز، بدون حواس پرتی بر روی مهمترین اولویت هایم تمرکز کنم. با این نوع برنامه ریزی دیگر نیاز نیست تمام وقتم را صرف به یاد آوردن کارهای مهم کنم چون از قبل از آنها باخبر هستم.

منبع

دیدگاه‌ها و پرسش‌ها

برای ارسال نظر لازم است ابتدا وارد سایت شوید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید