۵ مورد از بهترین برنامه‌ها و ابزارهای مدیریت زمان که همه باید بدانند

آیا بعضی اوقات آرزو می‌کنید، که بیشتر از ۲۴ ساعت در روز زمان داشتید؟ ولی در واقع دلیل ناتوانی به رسیدن به تمامی کارها، در ساعات روز عدم توانایی در مدیریت صحیح و به صرفه زمان است. 

خبر خوب این که، صنعت طراحی نرم افزارها و ابزار آنلاین و یا آفلاین مدیریت زمان، رو به رشدی چشمگیر حرکت می‌کند و نرم افزارهای بسیار زیادی به این منظور طراحی شده‌اند و کمک بزرگی برای استفاده بهینه و صحیح از زمان محسوب می‌شوند.

ولی مشکل اینجاست که امروزه تعداد بی‌شماری از این نرم‌افزارها وجود دارند و یک انتخاب حساب شده می‌تواند کار سختی باشد؛ به همین دلیل لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان تهیه شده است که می‌تواند راهنمای خوبی برای انتخاب شما باشد و برای هرکدام یک گزینه جایگزین هم اِرائه شده است که می‌توانید با کمک آنها برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارهای روزمره و مهم خود را انجام دهید.

Pomodoro .۱

یکی از محبوبترین تکنیک‌های مدیریت زمان که توسط Francesco Cirillo در اواخر دهه هشتاد میلادی ابداع شد. 

این روش شامل دوره های کوتاهِ متناوبِ تمرکز و انجام کار و استراحت بین آنها می‌باشد، که معمولاً از بازه‌ی 25 دقیقه‌ای تمرکز و انجام کار و بازه‌های زمانی 3 تا 5 دقیقه‌ای استراحت تشکیل می‌شود. (زمان کافی برای خوردن یک فنجان قهوه!) در گذشته اکثر کسانی که از این متد استفاده می‌کردند، از ساعت‌های آشپزخانه که به شکل گوجه‌فرنگی ساخته شده بودند، به عنوان هشدار دهنده زمان استفاده می‌کردند و از آن زمان این نام بر روی این متد باقی مانده است (pomodoro  در زبان ایتالیایی به معنی گوجه فرنگی است ).

امروزه نرم‌افزارهای بسیاری با این روشِ کار وجود دارند که با استفاده از آنها می‌توان زمان کار و فعالیت و استراحت را مشخص کرد و سپس اقدام به فعالیت‌های روزانه کرد؛ مانند نرم‌افزار tomato که در مرورگر قابل دسترسی است و از اعلانات بر روی دسکتاپ هم پشتیبانی می‌کند.

جایگزین: بلوک‌های تمرکز 90 دقیقه‌ای

تکنیک pomodoro برای تمامی کارها قابل استفاده نیست و برخی از عملیات مانند طراحی دیجیتالی به زمانی بیشتر از 25 دقیقه (حدود 90 دقیقه) و بالطبع به زمان بیشتری برای استراحت (حدود سی دقیقه)  تا بازیابی انرژی و رسیدگی به مرحله بعدی کار نیاز است.

ترفند تمرکز 90 دقیقه‌ای، با هدف نهایت استفاده مفید از حداکثر انرژی که در طول روز خواهید داشت که به وسیله تقسیم زمان به بازه‌های 90 دقیقه‌ای تمرکز و کار دقیق و پس از آن استراحت‌هایی تا 30 دقیقه عمل می‌کند.

با حفظ تمرکز دقیق بر روی کار فعلی برای یک مدت مشخص، می‌توانید در کار غرق شده و حس رضایت از کار دقیق را تجربه کنید. 

2. Trello

Trello  یک پلتفرم همکاری تصویری و منعطف است که با اولویت بندی و طبقه‌بندی پروژه‌ها به صورت مفرّح ، تشویق‌کننده و انعطاف‌پذیر، در زمان شما صرفه جویی می‌کند. 

با در معرض دید قرار دادن اطلاعات اصلی و مهم، trello به اعضای گروه استفاده کننده کمک می‌کند که در کم‌ترین زمان ممکن از ایده به عمل برسند، ولی از امکان اضافه کردن یادداشت‌ها، پیوست‌ها و یادآوری روز جلوگیری نمی‌کند.

Trello یک نرم افزار آنلاین است که برای تمامی پلتفرم‌ها نظیر ویندوز، IOS ، اندروید و MacOS قابل استفاده است. 

برای صرفه‌جویی هرچه بیشتر در زمان، trello با نرم‌افزارها و ابزار مدیریت زمان بسیار زیادی مانند hourly و placker کار می‌کند.

با این‌که ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزار رایگان هستند، ویژگی‌های مربوط به تجارت فقط در دسترس افرادی که حساب کاربری خود را به برنامه تجاری یا شرکتی ارتقا داده‌اند، مربوط می‌شود.

از فواید ارتقا می‌توان به خدمات پس از فروش بهتر نسبت به بقیه مشتری‌ها، گروه‌های کاری نامحدود، دستورالعمل‌‌های برنامه‌ریزی شده، اطلاع رسانی از طریق ایمیل، احراز هویت دو مرحله‌ای، کاربری روزانه شخصی سازی شده و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد.

جایگزین: Asana

برخلاف trello، که اساساً یک محیط کار تاسیس شده روی Kanban می‌باشد، که انتخاب و برنامه‌ریزی مراحل و وظایف را برای اعضای هر گروهی راحت می‌کند؛ asana  یک ابزار کامل برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها است که بهترین راه برای برنامه‌ریزی کار را بنابر توانایی‌های هر گروه در اختیار آنها قرار می‌دهد.

 کار با asana خیلی راحت است؛ پیش فرض‌هایی برای طبقه‌بندی وظایف و کارها که شامل همه چیز از جمله برنامه‌ریزی برای رویدادها تا تحت نظر داشتن فعالیت‌های نرم‌افزاری و سیستمی به این منظور در Asana  گنجانده شده‌اند. 

افراد و گروه‌ها هردو می‌توانند به صورت جداگانه با asana شروع به کار کنند و با پرداخت هزینه‌ای مختصر، از امکانات دیگر هم استفاده کنند. 

برای دادن اطمینان خاطر بیشتر به شما برای انتخاب Asana به نام برخی از کمپانی‌هایی که به آن اعتماد کرده‌اند نگاهی بیندازید: Spotify , sky news .

3.RescueTime 

کار با کامپیوتر می‌تواند به راحتی حواستان را پرت کند و از کار اصلی و هدفتان دورتان کند. Rescuetime  یکی از بهترین نرم افزارها است که با یادآوری اهداف روزانه و عادت‌های غیرضروری به مفیدتر گذشتن وقت شما کمک می‌کند. 

این نرم‌افزار که تحت پوشش windows, linux , macOS, android و IOS است، به آرامی و بدون هیچ‌گونه مزاحمتی کارهای روزانه شما و وقت صرف‌شده بر روی وبگردی و باقی نرم‌افزارها را بررسی و ثبت و ضبط می‌کند و به شما بازخوردی از فعالیت‌های روزانه‌تان را می‌دهد.

این نرم‌افزار نه تنها به شما به طور دقیق وقت صرف شده روی هرکدام از فعالیت‌ها را نشان می‌دهد، به شما هشدار می‌دهد که کدام‌یک از وبگردی‌ها و یا فعالیت‌های متفرقه اصطلاحاً وقت شما را می‌دزدند.

اگر تنها کاری که از rescuetime بخواهید بررسی وقتِ صرف شده بر روی وبسایت‌ها و یا نرم‌افزارها باشد، می‌توانید برای تمامی عمر بدون پرداخت هیچ‌گونه مبلغی از آن استفاده کنید؛ اما اگر می‌خواهید که فعالیت‌های روزانه را ذخیره کنید و وظایفی که با موفقیت در هر روز به دست آورده‌اید را بررسی کنید، می‌توانید از نسخه دقیق‌‌تر و با جزئیات بیشتر Rescuetime که ماهانه 9 دلار و سالانه 72 دلار می‌باشد، استفاده کنید.

جایگزین اول: Toggl 

Toggl  نرم‌افزاری با پیشرفت و محبوبیت روز افزون است که ویژگی‌های بسیار زیادی همچون رابط کاربری زیبا دارد.

صرف‌نظر از هر روشی که برای مدیریت زمان خود انتخاب کنید، toggl به شما مدارکی می‌دهد که نشان‌دهنده طریقه سپری کردن زمان در قالب فایل‌های excel, csv و یا pdf است و مقدار زمان و انرژی لازم برای هر کار را نشان می‌دهد. 

Toggl با سیستم عامل‌های مختلفی نظیر windows, Mac OS و linux کار می‌کند. 

در ابتدا یک نسخه 30 روزه رایگان با تمامی ویژگی‌ها در اختیار شما قرار داده می‌شود و پس از آن می‌توانید برنامه مورد علاقه خود را انتخاب کنید؛ برنامه مبتدی به ازای 9 دلار برای هر ماه در صورتی که اشتراک سالانه را انتخاب کرده باشید و یا 10 دلار ماهانه و یا برنامه با تمام امکانات 18 دلار ماهانه در صورتی که اشتراک یک ساله تهیه کنید و یا 20 دلار برای یک ماه. 

دلایلی که ذکر شد، نشان‌دهنده ارزشمند بودن این نرم‌افزار برای وجود در این لیست بودند.

جایگزین دوم: serene

این مقاله بدون ذکر کردن نام serene  ناقص می‌ماند! این نرم‌افزار به کاربران کمک می‌کند به آنچه مهم است پرداخته و از عوامل ایجاد حواس ‌پرتی دیجیتالی و یا آنلاین آنها را محافظت می‌کند. 

نرم‌افزارهای بسیار زیادی برای این منظور وجود دارند ولی چیزی که serene را از سایرین متفاوت می‌کند فضای کاری انتخابی این نرم‌افزار است؛ شما می‌توانید یک هدف مشخص برای هر روز تعیین کنید و serene تمامی تلاش خود را برای رسیدن شما به این هدف انجام می‌دهد. 

پخش کردن موسیقی برای تمرکز ، تنظیم اعلان هشدار زمان و قفل کردن سایت‌ها و اعلان‌های از بین‌برنده تمرکز، از این ویژگی‌های این پلتفرم است.

4. Remember to milk

بعضی وقت‌ها راحت‌ترین نرم افزارهای مدیریت زمان ساده‌ترین آنها هستند.

Remember to milk یکی از سریع‌ترین نرم‌افزارهای قابل استفاده برای مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند، که وظایف و کارهای روزانه خود را مشخص و آنها را وارد یک نرم‌افزار به صرفه از نظر زمان کرده که بر روی تمامی سیستم‌های شما کارکرد داشته و از برگه‌های کوچک نوت برداری استفاده و فایده بسیار بیشتری دارند.

برای مثال Remember to milk می‌تواند به google drive  و یا dropbox متصل شود تا به شما اجازه دهد که به مدارک، معرفی‌نامه، عکس‌ها و باقی مدارک در حین انجام کارتان دسترسی داشته باشید. 

همچنین قابلیت دادن هشدار راجع به زمان باقی‌مانده برای اجرای کار، هماهنگی با Microsoft outlook که کارهای شما را دسته بندی کرده و با تگ‌های رنگی متفاوت کارهای بزرگ و سخت‌تر را به ابعاد کوچک تقسیم کرده و انجام کار را ساده‌تر می‌کند.

دو نسخه رایگان و پولی برای این نرم‌افزار وجود دارد. نسخه کامل که باید برای هر سال 39.99 دلار برای آن پرداخت کنید، تمامی تقسیم‌بندی موجود لیست شده، تگ‌های رنگی، به اشتراک گذاری نامحدود، دسته‌بندی پیشرفته، یادآور‌ها ، عنوان‌گذاری‌ها و بسیاری امکانات دیگر را قابل استفاده می‌کند.

جایگزین: todoist

Todoist  یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند تا برای مدیریت تمامی زندگی خود از آن استفاده کنید. 

اضافه کردن یک هدف یا تسک جدید در این نرم‌افزار فقط یک کلیک کردن ساده و کوچک است و اولویت‌بندی کارها زمانبر نیست! 

شما می‌توانید تمامی اهداف روزانه خود را طبقه‌بندی و رنگ‌بندی کنید، کارهای سخت را نشانه گداری کنید و حتی می‌توانید برای انجام کارهایتان از دیگران هم کمک بگیرید. همگی تنها با این نرم افزار!

todoist می‌تواند کارکرد مفید شما را اندازه‌گیری کند و به صورت آمار و جداول و نمودارها، نتایج را به شما اِرائه دهد. 

به همین دلیل ، کارکردن با todoist  می‌تواند مانند طی کردن مراحل مختلف یک بازی ویدیویی، جذاب و مهیج باشد!

همان‌قدر که وجود امکانات کاربردی در نرم افزارهای مدیریت زمان مهم است، در todoist تمامی این امکانات وجود دارد.

Todoist دارای تعداد زیادی پیش‌فرض مفید که تمامی مسایل و نکات مرتبط با خرید و فروش، توسعه نرم‌افزاری، طراحی محصولات، زندگی شخصی، مدیریت، استخدام کارمندان، رویه کار، نویسندگی، تناسب‌اندام، پروژه‌های دانشجویی و خیلی موارد دیگر می‌باشد.

5. focus@will

توانایی مدیریت و طبقه‌بندی و برنامه‌ریزی کارها یکی از نکات مهم در کاربردی بودن است. در واقع تمرکز روی کارهایی که می‌خواهید انجام دهید یک قدم رو به جلو محسوب می‌شود و می‌تواند خیلی سخت باشد. 

امروزه تحقیقات علمی اساسی و مهمی در این حیطه انجام شده که توانایی موسیقی در بالابردن کارکرد مغز و کمک به سرعت در انجام کارها را ثابت می‌کند. این نرم‌افزار با محوریت طراحی فعالیت‌های مدیریت زمان با محوریت پخش موسیق‌های هماهنگ با فرکانس‌های مغزی که فعالیت مغز را برای کار متمرکز آماده می‌کند، ایجاد شده است.

ما از مشتری های خود می‌خواهیم که کارکرد مفید خود را در هر محله کاری رتبه‌بندی کنند و متوجه شدیم که نیمی از افراد، 75درصد توانسته‌اند وقت خود را به صورت مفید بگذرانند. که با توجه به ارقام ذکر شده در سایت رسمی این نرم‌افزار بیشترین مقدار بوده است.

focus@will  روی تمامی سیستم‌ها کار می‌کند و 25 کانال را که هر کدام ساعت‌ها موسیقی منحصربه‌فرد، که هم با هندزفری و هدفون و هم بدون آنها کار می‌کنند را شامل می‌شود. 

این سرویس برای دو هفته اول به طور رایگان قابل دسترسی است و سپس هر ماه 9.95 دلار هزینه دارد. کاربران می‌توانند کاربری خود را هر زمان غیرفعال کنند و هزینه به طور کامل در طی 30 روز بازگردانده می‌شود.

جایگزین: brain.fm

همانند focus@will این نرم‌افزار هم از موسیقی‌هایی که بر اساس علم روز انتخاب شده‌اند بهره می‌برد و کابران خود را به تمرکزی عمیق برای کارهای خود فرو می‌برد؛ درهر حیطه، از دانشمندان مربوط به همان حوزه استفاده کرده و امکان استفاده و تست و بررسی و امتحان هرکدام از این ویژگی‌ها و یا  قطعه‌های موسیقی را فراهم می‌آورد.

به صورت مختصر می‌توان گفت brain.fm  تعداد بسیار زیادی کاربر (بیشتر از 150هزارتا) دارد و بالغ بر 4000 نقد مثبت راجع به آن ثبت شده است. 

ولی نیازی به مطالعه مقالات علمی راجع به تاثیر آن بر مغز ندارید چرا که می‌توانید به سادگی ثبت‌نام کرده و برای 5 جلسه از آن استفاده کنید و اگر تصمیم به ادامه استفاده از آن را داشتید، می‌توانید به ازاری مبلغ 6.95 دلار ماهانه و یا 47.40 دلار سالانه هزینه پرداخت کرده و از آن استفاده کنید.

کلام آخر

در پایان ما بیشتر از ۵ مورد از ابزار‌های مدیریت زمان را به شما معرفی کردیم. حال نوبت شماست که از آنها استفاده کنید.

در هر صورت، اینکه چقدر کار می‌کنید و چقدر استراحت می‌کنید مهم نیست. تنها چیزی که مهم است این است که در زمانی که باید کار کنید تمرکز داشته باشید و در زمانی که باید استراحت کنید، استراحت کنید. 

منبع