چگونه می‌توان از خانه در طی دوران کووید ۱۹ ( کرونا ) کار کرد؟ 

شیوع ویروس کرونا سبب شده است تا افراد بسیاری کارهای خود را در خانه انجام دهند. پس شاید این سوال ذهن شما را درگیر کرده باشد که چگونه می‌توانم در خانه سازنده و بهره ور باشم؟

در طی سال‌های گذشته کار کردن از خانه در بسیاری از شرکت‌ها رو به افزایش گذاشته است. برخی از آن‌ها کار از راه دور را به عنوان مزیتی در جهت حفظ تعادل کار و زندگی می‌دانند. اما امروزه میلیون‌ها انسان در سراسر جهان به خاطر شیوع گسترده ویروس کرونا کار کردن از خانه یا به اصطلاح (WFH (work from house را آغاز کرده‌اند. برخی از شرکت‌ها با WFH موافق نیستند زیرا معتقدند که مردم نمی‌توانند بدون نظارت کار کنند. در عوض آن‌ها یک فرهنگ کنترل و نیمه مدیریتی را اتخاذ کرده‌اند.

به نظر شما کدام یک از این محیط‌ها برای کارمندان پربازده‌تر خواهد بود؟ دفترکار در خانه یا اداره؟ خب به نظر می‌رسد ما فرصت پی بردن به این سوال را داریم. ممکن است این اوضاع برای هفته‌ها و یا حتی بیشتر طول بکشد. با این وجود این یک فرصت عالی برای تغییر سبک زندگی می‌باشد. دیگر خبری از با عجله صبحانه خوردن و دیر رسیدن به محل کار نیست. اخیراً گزارش مشترکی از بوفر و آنجلیست منتشر شده که در آن بیش از ۳۵۰۰ کارمند فنی مورد بررسی قرار گرفته‌اند. این گزارش نشان می‌دهد که مهمترین مزیت کار از خانه، وجود یک برنامه‌ی انعطاف پذیر، امکان کار کردن در هر مکان و عدم لزوم به رفت و آمد است.

هنگامی که اعضای گروه در انزوا مشغول کار هستند، چالش‌های همکاری و ارتباط گروهی آشکار می‌شود. آن‌ها خودشان را وقف کار می‌کنند اما حواسشان پرت مسائل موجود در خانه می‌شود.

 کار کردن از خانه بسیار عالی است. از نظر بعضی افراد این یک آزادی جدید است، اما دقت داشته باشید که این آزادی با یک مسئولیت خاص همراه خواهد بود. برای اینکه بتوانید با این روش جدید سازگار شوید، نکات مفیدی را فراهم آورده‌ام:

روال روزمره

منضبط باشید. اینکه کارهای روزمره یا ساعات کاری خود را به دقت حفظ کنید بسیار اهمیت دارد، اما به یاد داشته باشید که شما باید با خودتان هم مهربان باشید. طبق معمول از خواب بیدار شوید و روال روزمره خود را در پیش بگیرید. مثلاً من در گذشته زمانی را صرف رسیدن به محل کار می‌کردم، اما حالا که در خانه هستم، آن زمان را به مطالعه و ورزش اختصاص داده‌ام.

لباس‌های مناسب بپوشید. نحوه‌ی لباس پوشیدن می‌تواند بر روحیه و نگرش شما تاثیر بگذارد، بنابراین مانند محل کار خود لباس بپوشید. ساعات کاری را تنظیم کنید. کار کردن در خانه می‌تواند انعطاف پذیر بودن را برای شما به ارمغان آورد، اما شروع و پایان ساعات کاری شما باید مثل گذشته باشد. پس از اتمام ساعات کاری خود، برای فعالیت‌های شخصی برنامه‌ریزی کنید. تعیین کردن زمانی برای دست کشیدن از کار، سبب به وجود آمدن انتظارات می‌شود و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

یک برنامه‌ی روزانه‌ عالی را به همراه زمان‌هایی مناسب برای استراحت ایجاد کنید. شما می‌توانید در زمان استراحت خود ورزش کرده یا کتاب بخوانید. من شخصاً عقیده دارم که کشش بدنی و تحرک داشتن سبب تقویت انرژی مغز می‌شود. حقیقت این است که وقتی ورزش می‌کنید، اندروفین در بدن شما تولید خواهد شد. این هورمون سبب افزایش شادی و علاقه در شما می‌شود.

ارتباطات

هر روز یک جلسه ایستاده برگزار کنید. این کار می‌تواند از راه دور نیز انجام شود. فقط دقت داشته باشید که زمان این جلسات باید کوتاه باشد. شما باید اعضای گروه را در انجام وظایف مربوطه نسبت به یکدیگر پاسخگو بدانید. تعاملات اجتماعی بیشتری داشته باشید. کار کردن از خانه می‌تواند احساس تنهایی را به شما القا کند، بنابراین من قهوه خوردن به صورت مجازی با همکاران را به شما پیشنهاد می‌کنم. شما می‌توانید این کار را حین زمان استراحت انجام دهید. شما می‌توانید با گفتگو کردن با دوستان و همکاران خود احساس تنهایی را از خودتان دور کنید.

بیش از حد ارتباط برقرار کنید. کار کردن از خانه بدین معناست که شما نمی‌توانید با همکار خود قدم بزنید و در مورد مسائل صحبت کنید. اگر موضوع ضروری باشد، من معمولاً در ارتباط برقرار کردن زیاده‌روی می‌کنم. به‌عنوان مثال من علاوه بر ارسال ایمیل، به شخص مورد نظر پیام هم می‌فرستم.

از ایموجی استفاده کنید. پیام‌ها معمولاً کمی رسمی و جدی هستند. برای اینکه پیام‌هایم را مثبت نگه دارم، گاهی‌اوقات از ایموجی استفاده می‌کنم تا حال و هوای نوشته را تغییر دهم. بین «انجام شد» و «انجام شد.☺ » یک دنیا اختلاف وجود دارد.

حواس پرتی‌ها

تلویزیون را خاموش نگه دارید. این یک حواس پرتی بسیار بزرگ است. اگر کسی هستید که به کار کردن با آهنگ عادت دارید، رادیو یا آهنگ‌های موجود در یوتیوب می‌تواند گزینه بهتری باشد. به‌عنوان مثال جاز آرامش‌بخش یک حال و هوای ناخواسته را ایجاد می‌کند، این در حالی است که موسیقی‌های موجود در بازی‌های کامپیوتری سطح انرژی را بالا نگه می‌دارد‌.

از رسانه‌های اجتماعی دور بمانید. همه‌ی ما درگیر این نوع حواس‌پرتی هستیم. اگر مراقب رسانه‌های اجتماعی نباشید، آن‌ها می‌توانند زمان شما را به سرعت تلف کنند. فضای کار کردن خود را از فضای استراحت کردن جدا کنید. شما نباید در اتاق خواب خود کار کنید. تخت خواب بیش از حد برای کار کردن راحت است و می‌تواند باعث بروز کمردرد شود. شما در آشپزخانه هم نمی‌توانید کار کنید، زیرا تمام خوراکی‌ها در آنجا قرار دارد و این می‌تواند رژیم غذایی شما را تحت تاثیر قرار دهد.

خانه را ترک کنید. اگر نمی‌توانید در منزل تمرکز داشته باشید، به یک کافه‌ی مجهز به وای فای بروید. یک محیط جدید می‌تواند محرکی عالی برای خلاقیت و دقت باشد.

مدیریت زمان

یک لیست روزانه تهیه کنید. چه در اداره کار کنید و چه در خانه، داشتن برنامه برای کارهای روزمره شما بسیار ضروری است. از ابزارهای آنلاین استفاده کنید. نرم‌افزارهای رایگان زیادی برای بهبود بهره‌وری وجود دارد:

- کنفرانس‌های ویدیویی: Skype، Zoom و Google Meet

- وظایف و مدیریت پروژه: Air Table، NovaTools و Trello

- ارتباط گروهی: Whatsapp online، Slack و Workplace

- اشتراک اطلاعات و اسناد: Dropbox، Box و GoogleDocs

از ۱۶ مارس ۲۰۲۰، Cisco Webex به صورت رایگان در دسترس افراد قرار گرفته است تا به آن‌ها کمک کند شیوع ویروس کرونا را پشت سر بگذارند. برنامه‌ی جلسات رایگان Webex شامل ۱۰۰ شرکت کننده است. این برنامه هیچگونه محدودیت زمانی ندارد، کیفیت تصویر اچ دی است و یک فضای شخصی به همراه اشتراک صفحه را در اختیار افراد قرار می‌دهد. 

برای زمان‌های استراحت خود برنامه‌ریزی کنید. ممکن است استراحت کردن به ضرر بهره‌وری به نظر برسد اما تحقیقات نشان داده است که استراحت‌های کوتاه می‌تواند سطح بهره وری و خلاقیت را افزایش دهد. به حیاط بروید و کمی هوای تازه تنفس کنید، به پرندگان گوش دهید، از نسیم لذت ببرید، برای بو کردن گل‌ها وقت بگذارید و با یک قدم زدن کوتاه با طبیعت ارتباط برقرار کنید.

بیش از اندازه کار نکنید. کار کردن در خانه می‌تواند زندگی شخصی شما را تحت تاثیر قرار دهد. برای ساعات کاری خود برنامه‌ریزی کنید. بدون داشتن ساعات کاری تعیین شده، کارهایتان می‌تواند وارد زندگی روزمره شما شود. برعکس این موضوع نیز صادق است، زیرا کارهای شخصی نیز می‌توانند قاطی ساعات کاری شوند. فعالیت‌های زندگی شخصی خود را در ساعات کاری خود انجام دهید.

تدارکات فضای کاری

یک فضای کاری مناسب را به‌وجود آورید. شما برای کار کردن در خانه نیاز به اینترنتی پر سرعت و ابزارهایی قابل اعتماد دارید. یک صندلی راحتی تهیه کنید و فضایی آرام را به خود اختصاص دهید تا بتوانید با تمرکز کارهایتان را انجام دهید. من اتاق مهمان را با استفاده از یک صندلی ارگونومیک، صفحه نمایشی بزرگ، یک مجموعه کامل لوازم التحریر و چاپگر به یک دفترکار تبدیل کرده‌ام. موضوع مهم‌تر این است که فضای کاری شما باید روشن و دارای تهویه هوا باشد.

برای برقراری تماس از یک هدفون یا هندزفری راحت استفاده کنید. بی‌صدا کردن میکروفون شما در حین یک کنفرانس کاری، عادتی بسیار خوب است. اگر قصد صحبت کردن دارید، میکروفون را روشن کنید. در غیر اینصورت آن را روی حالت بی صدا بگذارید تا میزان صداهای مزاحم را به حداقل برسانید. اینگونه می‌توانید گفتگویی بهتر و با کیفیت‌تر داشته باشید. برخی دیگر از ترفندها عبارتند از: زمانی که ترافیک زیاد است کیفیت ویدیو را کم کنید. از یک ابزار برای به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش خود استفاده کنید اما صدا را از طریق تلفن دریافت کنید.

برای والدین 

کودکان را در برنامه‌های خود نگه دارید. ممکن است به دلیل تعطیلی مدارس کودکان نیز در منزل باشند. برای آن‌ها فعالیت‌هایی را برنامه‌ریزی کنید تا بتوانند سرگرم بمانند. اینگونه شما نیز می‌توانید به کارهای خود برسید. ممکن است زمان ناهار خوردن یکی از همکاران شما ۱۱ تا ۱۲ صبح باشد. ممکن است یکی دیگر از همکاران شما ۱۲ تا ۱ بعدازظهر را به خوردن ناهار اختصاص دهد؛ بنابراین شما می‌توانید این دو ساعت را با کودکان خود وقت بگذرانید.

ممکن است امروزه کار کردن در کنار کودکان به هنجاری جدید تبدیل شود. از خانواده‌ی خود حمایت کنید. من بسیار خوشبختم زیرا مادرم در طول روز مراقب کودکانم می‌باشد. او در کارهای خانه نیز به ما کمک می‌کند، به همین خاطر من و همسرم می‌توانیم با تمرکز بیشتری کارهای خود را انجام دهیم.

این می‌تواند یک چیز خوب باشد

WFH یک روش عالی برای حفظ تعادل بین زندگی و کار است. این کار مالکیت و عملکرد را افزایش می‌دهد. این کار سبب می‌شود تا مردم متمرکزتر شده و نظم و انضباط را بهتر از قبل رعایت کنند. من مشتاقانه منتظر دیدن مزایای سازنده‌ی اعتماد و توانمندسازی هستم. افراد بر اساس محیط خانه، شخصیت و عادات، وضعیت‌های متفاوتی را تجربه می‌کنند. من به شما توصیه می‌کنم تا هر نکته‌ای را که با اعتقادات شما در تضاد است نادیده بگیرید. کارآمدترین روش‌های کار کردن را برای خودتان مشخص کنید و آنقدر آن را تمرین کنید تا به بخشی از سبک زندگی و فرهنگ شما تبدیل شود.

اصولا ۲۱ روز طول می‌کشد تا یک عادت جدید خلق شود. هنگامی که به روش‌های جدید کار کردن عادت کردید، برگشتن به روش‌های قدیمی دشوار خواهد بود.

منبع