موفقیت در پروژه = تولید برنامه ریزی شده، مدیریت بودجه و تحویل به موقع (شامل تغییرات مصوب). با استفاده از این تعریف موفقیت در می‌یابیم که اکثر سازمان‌ها در پروژه‌هایشان 70 درصد شکست می‌خورند. این میزان شکست پروژه آنقدر پول و منابع انسانی را هدر می‌دهد که حتی افزایش ناچیز در میزان موفقیت ارزش زیادی دارد. اما راه حل به همین سادگی نیست. عملکرد ضعیف باعث شکست بالای پروژه می‌شود. عملکرد ضعیف یک سازمان از سه گروه نشأت می‌گیرد: مدیران پروژه، هیئت اجرایی و اعضای تیم. برای کاهش میزان خرابی، مدیران پروژه باید هم هیئت اجرایی و هم اعضای تیم را راجع به نقش و عملکرد مورد انتظارشان راهنمایی کنند. همچنین اجرای فرآیند پروژه در سازمان برای کاهش میزان شکست پروژه به زیر 20 درصد امری حیاتی است.
چگونه از شکست پروژه جلوگیری کنیم: نقش هیئت اجرایی
مدیران اهداف مشخص و قابل دستیابی را برای پروژه‌ها تعیین می‌کنند. همچنین اطمینان حاصل می‌كنند كه تمام پروژه‌هایی كه به آنها سپرده می‌شوند، ارزش تجاری داشته باشند و منابعی را بر اساس این مقدار تخصیص می‌دهند. بیشتر اجرا کنندگان نقش خود را به درستی ایفا نمی‌کنند و این منجر به شکست پروژه می‌شود. در اینجا مثالی از نحوه عملکرد آنها وجود دارد.
یک مدیر اجرایی دو مدیر زیرمجموعه را به یک جلسه فرا می‌خواند و به آنها می‌گوید: "ما در سرویس دهی به مشتری مشکل داریم و باید آن را رفع کنیم و این باید اولویت شماره 1 باشد. همه کارهای دیگر را رها کنید و این وضعیت نابسامان را برطرف کنید. همچنین سیستم‌ها و رویه‌های جدید و هر چیز دیگری که برای خدمات به مشتریان نیاز داریم را نیز راه‌اندازی کنید. در واقع ما آن را پروژه WCCS می‌نامیم."
یکی از مدیران می‌گوید: "مگر ما سال گذشته چنین کاری نکردیم؟ منظور من این است حروف اختصاری که از آن استفاده کردیم متفاوت بود، اما راهکار که همان است."
مدیر دیگر می‌گوید: "شما درست می‌گویید. در واقع از زمان حضورم در اینجا 3 بار این کار را انجام داده‌ایم."
مدیر اجرایی هم سریعا پاسخ می‌دهد: "بله ولی تلاش‌های قبلی با شکست مواجه شد. بیایید این بار کار را درست انجام دهیم."
این دو مدیر با صحبت مدیر اجرایی نگاه رنج آوری به یکدیگر می‌کنند: "اکنون، من دو ایده دیگر برای پروژه‌ها به منظور کاهش هزینه‌ها و بهبود خدمات دارم. بنابراین این چیزی است که من می‌خواهم ..."
مدیر اول با ناله‌ای حرفش را قطع می‌کند و می‌گوید: "رئیس شما همیشه ایده‌های عالی دارید، اما برنامه ما پر است. ناظران درجه یک ما در حال حاضر نیمی از وقت خود را صرف پروژه‌ها می‌کنند و واقعا تحت فشارند. کادر فنی و مهندسی 70 ساعت در هفته کار می‌کنند."
مدیر اجرایی اخم کرده و می‌گوید: "من می‌دانم که آنجا چه می‌گذرد و هنوز فرصت زیادی باقی مانده است. افراد شما فقط باید هوشمندانه‌تر کار کنند نه سخت تر!"
مقامات اجرایی به جای اینکه هدف مشخص و روشنی برای مدیران پروژه داشته باشند، بیانیه بهبود خدمات را می‌دهند و هیچ ارزیابی از ارزش تجاری پروژه انجام نمی‌دهند. علاوه بر این از تعیین اولویت‌های پروژه برای تخصیص منابع انسانی خودداری می‌کنند.
چگونه از شکست پروژه جلوگیری کنیم: نقش مدیر پروژه
مدیران‌پروژه پروژه‌ها را ارزیابی، مدیریت و کنترل می‌کنند. آنها برای اطمینان از اینکه پروژه‌ها نتایج برنامه ریزی شده خود را به طور موثر ارائه دهند، از بهترین تکنیک‌های عملی استفاده می کنند. بسیاری از مدیران‌پروژه نیز نقش خود را به درستی ایفا نمی‌کنند و در شکست پروژه سهیم هستند. در اینجا مثالی از نحوه عملکرد آنها آورده شده است.
یک مدیرپروژه تازه ترفیع یافته وارد اتاق یک مدیر پروژه باتجربه می‌شود و می‌گوید: "من واقعا از پروژه جدیدم عصبانی هستم. طوری که امروز صبح مدیرم صحبت می‌کرد و می‌گفت در صورت شکست این پروژه ممکن است دنیا به پایان برسد. همچنین گفت این اولویت شماره یک است. من هم می‌خواهم به خانواده‌ام بگویم که انتظار نداشته باشند من برای شش ماه آینده به موقع از سرکار برگردم. واقعا نگرانم که اگر به موقع بودجه را وارد نکنم، دچار مشکل خواهم شد."
مدیر مجرب پروژه می‌خندد و می‌گوید: "روز اول همه آنها با صدای بلند در مورد اهمیت پروژه صحبت می‌کنند. اما وقتی از آنها می‌خواهید یک یا دو ساعت برای برنامه ریزی این پروژه بسیار مهم وقت بگذارند، آنها زمان کافی ندارند. وقتی از آنها می‌خواهید اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم از بخش‌های دیگر برای کار در پروژه حاضر شوند، آنها برای این کار نیز وقت کافی ندارند."
تازه کار آرام می‌شود و می‌گوید: "آیا می‌توانید به من بگویید که شرکت چگونه می‌خواهد برنامه‌های پروژه را تنظیم کند؟"
مدیر پروژه باتجربه دوباره لبخند می‌زند و می‌گوید: "ما هیچ روش استانداردی نداریم. هر مدیر پروژه در شرکت فقط آن را ادعا می‌کند. وقتی مدیران اجرایی شما را وادار به شروع کار می‌کنند، قبل از اینکه تصمیم بگیرند که چه می‌خواهند، نمی‌توانید برنامه‌ای تنظیم کنید. وقتی می‌خواهید مهلتی را مشخص کنید یا حتی بپرسید که این پروژه قرار است چه چیزی تولید کند، معمولا سخنرانی طولانی درباره نحوه واکنش سریع و انعطاف پذیری انجام می‌دهند. بهترین کار این است که ابتدا آنچه را که می‌خواهند شما انجام دهید بنویسید و آن را اجرا کنید. سپس برگردید و از آنها بپرسید که بعد از این می‌خواهید چه کار کنید. آنها به هر حال می‌خواهند همه چیز را به طور كامل مدیریت كنند. هرچند ایجاد بسیاری از برنامه‌ها منطقی نیست."
تازه کار نفس نفس می‌زند و می‌گوید: "شوخی می‌کنی. این یک سازمان موفق است. چگونه می‌توانیم بدون برنامه ریزی در پروژه‌ها موفق شویم؟"
مدیر مجرب پروژه باز هم لبخند می‌زند و پاسخ می‌دهد: "در این زمینه به شما کمک می‌کنم. من مجموعه‌ای از برنامه پروژه‌های قدیمی و برخی از ساختارهای بسیار بزرگ خرابی را دارم که می‌توانید برای کپی و جایگذاری استفاده کنید. اگر کسی سوال کند، شما یک طرح واقعا بزرگ و یک ساختار تفکیک کار بسیار دقیق خواهید داشت که به هر حال هیچ کس هرگز به آن نگاه نخواهد کرد. اما در نهایت شما مسئول شکست پروژه نخواهید بود."
به جای اینکه مدیران پروژه برای استفاده از بهترین روش‌ها برنامه ریزی کنند، فقط مانند یک سفارش دهنده در رستوران عمل می‌کنند. همچنین تنها توضیح کمی راجع به به برنامه ریزی یا نحوه جلوگیری از مشکلات قبل از بروز آنها می‌دهند.
چگونه از شکست پروژه جلوگیری کنیم: نقش اعضای تیم پروژه
اعضای تیم برآورد دقیق کار و زمان را انجام می‌دهند. آنها وضعیت را به طور دقیق گزارش می‌کنند تا مشکلات زودهنگام شناسایی شوند. بسیاری از اعضای تیم در این نقش به خوبی عمل نمی‌کنند و در شکست پروژه نقش دارند. در اینجا مثالی از نحوه عملکرد آنها آورده شده است.
دو متخصص فنی با حجم کار زیاد پروژه در بوفه شرکت همدیگر را ملاقات می‌کنند. اولین متخصص که تازه وارد این شرکت شده است غر می‌زند و می‌گوید: "امروز صبح سه پروژه جدید به من دادند. می‌ترسیدم چیزی بگویم اما به هیچ وجه نمی‌توانم همه آنها را در موعد مقرر به پایان برسانم. این کار به افراد بیشتری نیاز دارد."
دومین متخصص که حرفه‌ای است می‌خندد و می‌گوید: "آنها همیشه پروژه‌های جدیدی را شروع می‌کنند و اگر بخواهید همه آنها را به موقع انجام دهید، خود را برای هیچ چیز می‌کشید. فقط 50 یا 60 درصد برآوردها را یادداشت کنید تا مدیر پروژه نتواند شما را در شکست پروژه مقصر بداند. بسیاری از پروژه‌های نیمه کاره وجود دارند که هیچ کس همه آنها را به یاد نمی‌آورد. قانون من این است که اگر در ماه گذشته کسی در مورد یک پروژه صحبت نکرده باشد، من هیچ کاری روی آن انجام نمی‌دهم."
اولین متخصص پاسخ می‌دهد: "اما وقتی این پروژه‌ها را شروع می‌کنیم، رئیس می‌گوید من به تخمین‌ها و تاریخ اتمام متعهد هستم. این دقیقا همان کاری است که او دو هفته پیش در برخی از پروژه‌ها انجام داده."
دومی دوباره می‌خندد و می‌گوید: "بله شما متعهد هستید. آیا رئیس اخیرا در مورد هر یک از پروژه‌های قدیمی سوال کرده؟"
"مسلما نه."
"پس آنها فقط به زبان می‌اورند. بنابراین روی پروژه‌هایی کار کنید که مردم درباره آن سوال می‌کنند."
اولین متخصص فنی شکایت می‌کند: "اما من ده‌ها ساعت برای برخی از آن پروژه‌های قدیمی وقت گذاشته‌ام. آیا سازمان می‌خواهد من آنها را دور بریزم؟"
متخصص فنی دوم سرش را تکان داده و پاسخ می‌دهد: "من فکر می‌کنم ما حدود یک سوم وقت خود را برای پروژه‌هایی تلف می‌کنیم که هرگز به پایان نمی‌رسانیم. همچنین نرخ‌های بالای خرابی پروژه را در مواردی که کامل می‌کنیم، داریم. پس نباید زیاد هیجان زده شوید."
اعضای تیم پروژه به جای برآورد دقیق از میزان کار و زمان مورد نیاز، بر جلوگیری از سرزنش مدیران تمرکز می‌کنند.
چگونه از شکست پروژه جلوگیری کنیم – جمع بندی
سازمان‌هایی که به طور مداوم در پروژه‌ها موفق می‌شوند، در هر سطح از مراحل مدیریت پروژه عملکرد خوبی دارند:
- آنها شروع پروژه‌ها را کنترل می‌کنند. همچنین به برنامه ریزی، تصویب و نظارت بر پروژه‌ها بر اساس ارزش تجاری آنها اهمیت می‌دهند.
- آنها همانگونه که بودجه سرمایه خود را مدیریت می‌کنند، مجموعه منابع پروژه را نیز اداره می‌کنند.
- آنها از یک روش ثابت برای همه پروژه‌ها پیروی می‌کنند.
دیدگاه و پرسش
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید