۷ روش آسان برای به حداکثر رساندن فضای کاری و بهره وری

« مشغول بودن به معنای این است که شما در حال انجام کاری هستید اما سازنده بودن به این معنی است که شما کارها را به بهترین نحوه به اتمام می‌رسانید.» 

با اینکه ریشه این نقل و قول نامشخص است، اما می‌توان به جرات گفت که همچین جمله هایی دیگر در سخنرانی ها به زبان نمی‌آیند. من به عنوان یک رهبر، بیشتر از هر زمان دیگری به این جمله باور دارم، البته در ابتدای کار مفهوم دقیق و درست آن را درک نمی‌کردم. در واقع، من سال های زیادی را صرف استفاده از روش های مختلف به منظور افزایش بهره وری و سازندگی کردم. من به یادگیری ادامه دادم؛ این یک آزمایش مادام العمر است.

من برای بدست آوردن جواب سوال هایم همه جا را گشتم، اما راه حل کلیدی درست جلوی چشمانم بود: میز کارم یک افتضاح کامل بود. میز کار شما از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا نه تنها مرتب نبودن میز و شلوغی اطرافتان سبب هدر رفتن زمانتان می‌شود، بلکه یک فضای مدیریت نشده باعث ایجاد انرژی منفی نیز می‌شود. درست است، من کارهایم را به سرانجام رساندم، به یادگیری و رشد در حرفه کاری خودم ادامه دادم، اما حدودا ۴۰ سالم شده بود که متوجه شدم چه چیزی در زمینه افزایش فضای کاری من مناسب است.

حالا که من فرمول را کاملا اجرا کردم، بسیار شادتر و سازنده تر هستم. با این کارها میز من، مثل دریاچه ای در وسط بیابان به من امید و شادی می‌دهد. پذیرش و اجرای این ۷ عادت، تفاوت زیادی را در شما ایجاد خواهد کرد:

۱. فضای اطراف خود را تمیز کنید.

ساده سازی اغلب به معنی تمیز کردن است. بعضی از افراد به طور طبیعی مرتب تر هستند، اما تحقیقات نشان داده است که یک فضای کار ساده و تمیز، بهره وری را افزایش می‌دهد. این کار ارتباط شما با همکارانتان را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد. اکثر مردم کارمندان را با شلوغی، میز کار کثیف و محیطی مدیریت نشده فرض می‌کنند.

در مورد اولین تصوراتی که داشته اید فکر کنید. هنگامی که وارد یک رستوران،هتل و یا یک فروشگاه مرتب می‌شوید، متوجه چه چیزی می‌شوید؟ چه آگاهانه و چه غیرآگاهانه، شما باور خواهید داشت که مرکز و کارکنان آن مکان، به جزئیات اهمیت می‌دهند و نسبت به کاری که انجام می‌دهند احساس غرور می‌کنند. من همیشه این احساس را داشتم که یک محیط تمیز و ساده سبب خواهد شد تا شما روی مسائل بزرگتری تمرکز کنید و شما را شایسته ی آن کار نشان خواهد داد.

۲. انرژی مناسب را به وجود آورید.

محیط کارتان نشان دهنده شخصیت شماست، پس آن را مرتب، آرامش بخش و متمرکز نگه دارید. فرمول این کار تغییر پذیر است اما قرار دادن یک گلدان گل در محل کار یا یک مکعب روبیک روی میز و یک میز با فضایی باز و مرتب، تاثیر بسزایی در تمرکز ذهنی شما خواهد داشت. استفاده از نوری به اندازه و با کیفیت نیز در بهینه سازی بهره وری بسیار حیاتی است.

من برای دور شدن از حواس پرتی ها و مرتب کردن محل کار خود، مینیمالیسم (ساده گرایی) را ترجیح می‌دهم و معتقدم که انرژی مثبت شما را سازنده تر می‌کند. توضیح این مسئله کمی سخت است، اما شما وقتی به چیزی پی می‌برید که، حسش کرده باشید. مطمئنا این برای همه به یک شکل نیست اما مهم است که اطرافتان را با وسایل فانتزی، مبلمان و یا افرادی پر کنید که به شما انرژی مثبت می‌دهند. برای من، این به معنای استفاده از زنگ های خنثی، دسترسی به نور طبیعی و صدالبته، همکاران فوق العاده است.

۳. نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید.

مردم مشغول تماشای کنفرانس یک نفر هستند و هشدارها مدام روی گوشی آنها ظاهر می شوند، آنها طوری رفتار می‌کنند که انگار این نوعی حواس پرتی نیست اما قبل از اینکه به کارشان ادامه دهند باید صبر کنند تا این نوتیفیکیشن ها را ببندند. همه ی ما این اتفاق را دیده ایم؛ چون همیشه اتفاق می‌افتد. حتی احتمال دارد که سر میز شما هم اتفاق بیوفتد.

یکی از بهترین کارهایی که برای افزایش بهره وری انجام داده ام، غیر فعال کردن نوتیفیکیشن ها بود. اساسا موقع کار کردن هیچ چیزی روی صفحه کامپیوتر حواسم را پرت نمی‌کند. این تصور که دائما در دسترس بودن، از شما کارمند بهتری می‌سازد فقط یک توهم ساختگی است. تمام حواس پرتی ها را از بین ببرید، برای چک کردن پیام های گوشی تان زمان های خاصی را مشخص کنید و به تماشای افزایش بهره وری خود بنشینید.

۴. از شر کاغذ بازی ها خلاص شوید.

شلوغی میز و محل کارتان، سرعت شما را کم کرده و حواستان را پرت می‌کند و استرس شما را افزایش می‌دهد. یقینا شما به خیلی از چیزهایی که روی میزتان است احتیاج ندارید. اگر به هر برگه ای نیاز داشتید می‌توانید بروید و آن را از درون کشویی مخصوص یا هر جای دیگری بردارید نه اینکه روی میزتان کوهی از کاغذ و برگه انبار کنید. با این حال، جستوجوی اسناد الکترونیکی ذخیره شده به مراتب کارآمدتر از جستوجو در انباری از برگه است.

۵. بعضی چیزهای مهم را انباشته کنید.

اعتراف می‌کنم که من کسی هستم که چیزها را انباشته می‌کند. همینطور که محل کارم را مرتب نگه می‌دارم، همیشه توده ای از برگه در گوشه میز وجود دارد تا حواس من را به خودش جلب کند. من در طول روز مسائل و چیزهای مهم را جمع می‌کنم و در آخر روز یا صبح روز بعد آنها را انجام می‌دهم. همچنین گاهی اوقات این برگه ها را می‌پوشانم تا در ساعات کاری مهم باعث حواس پرتی من نشوند. با این روش، می‌دانم که چه چیزی نیاز به توجه فوری و چه کاری به تمرکز بیشتر احتیاج دارد.

۶. یک دفترچه یادداشت بگیرید.

ممکن است شبیه بایگانی کردن به نظر برسد اما تحقیقات نشان داده است که نوشتن به صورت دستی سبب بهبود حافظه می‌شود. هر روز یک لیست یا دستور کار تهیه کنید که به شما اجازه می‌دهد کارها را در ذهن خود اولویت بندی کنید. با این کار روز خود را واضح تر و متمرکز تر شروع خواهید کرد. من همیشه یک دفترچه یادداشت باز روی میز می‌گذارم و آن را به تمام جلسات کاری می‌برم.

این ایده زمانی برایم معتبر شد که متوجه شدم ریچارد براندون سال هاست که دفترچه هایی پر از ایده ها و افکار بی شمار دارد. من از دفترچه های زیادی در طول این سال ها استفاده کردم. دفترچه های من شامل برگه های کاملا سفید و بدون خط است. این دفترچه های ساده و تمیز به من اجازه می‌دهند تا با ذهنی باز، یک ایده را طرح ریزی کنم، چیزهای مهم را یادداشت کنم و یک لیست از تمام کارهای مهم بسازم. این یک جریان آزاد در مسیر موفقیت است که به نفع من کار می‌کند.

۷. برای دیگران وقت بگذارید.

هر شغلی مستلزم وقت گذرانی با همکاران است. حالا ممکن است این زمان صرف چک کردن کارمندانی باشد که روی آنها نظارت دارید، جواب دادن به ایمیل مشتریان یا گوش دادن به نظرات مردم در مورد محصولتان باشد. مردم احتیاج به زمان دارند. من قبلا هنگام برنامه ریزی کارهای مهم روزمره، این مسئله مهم را نادیده می‌گرفتم.

اما حالا من سعی می‌کنم تا ۳۰ درصد از وقتم را برای حل کارهای مردمی صرف کنم. اینکه بدانم وقتی را برای آنها کنار گذاشته ام این اجازه را به من می‌دهد تا برایشان در مواقع ضروری در دسترس باشم. من نباید در این مدت زمان مشخص شده مشغول کارهای دیگری باشم و دانستن این موضوع تفاوت زیادی را ایجاد می‌کند.

منبع