8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

ترجمه و تالیف : علیرضا داداشی
تاریخ انتشار : 04 مهر 98
خواندن در 6 دقیقه
دسته بندی ها : Freelance

یکی از بزرگترین مزایای دفترکار در خانه، داشتن آزادی در تزئین و طراحی منزل به دلخواه و بدون از دست دادن هویت هر یک از فضاهای منزل است. به عبارت دیگر ما نباید محل کار خود را با بقیه مکان‌های شخصی خود مثل خانه ادغام کنیم. چه به "دفترکار" خود یک نعمت و یا نفرین بگویید، این مکان روحیه و بهره وری شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. درست همانطور که یک میز آشفته و نامرتب نشان دهنده یک ذهن آشفته است، یک دفترکار مدیریت نشده نیز می‌تواند موانعی را در رسیدن به ایده‌های جدید به وجود آورد. آیا فکر می‌کنید دفترکاری که در منزل درست کرده‌اید آشفته است و بهره وری شما را از بین می‌برد؟ نگران نباشید چون ما امروز به شما ۱۰ نکته عالی را برای بهبود سازمان در خانه‌تان ارائه خواهیم داد تا شما به فرد سازنده‌تری تبدیل شوید. روحیه کار خود را مثبت نگه دارید و روی ایجاد یک کار با کیفیت تمرکز کنید.

۱. کار را با زندگی شخصی قاطی نکنید

بیایید با بارزترین نکته شروع کنیم یعنی ترکیب کردن کار و لذت. حتی اگر در مراحل اولیه کار خود سعی داشته باشید تا این دو را از هم جدا کنید، چون شما خانه‌ی خود را به دفترکار تبدیل کرده‌اید این دو برای یکی شدن با هم پیوند می‌خورند. جمله‌ی « کارهایتان را با خود به خانه نبرید» شامل افرادی که در خانه مشغول به کار هستند نیست. 

8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

کاری که باید انجام داد:

هر از چند گاهی دفترکار خود را مورد بررسی قرار دهید تا ببینید چه مقدار از فضای کاریتان درگیر حواس پرتی شده است. تصمیم بگیرید تا تلویزیون، کنسول‌های بازی و سایر اشکال حواس پرتی را از خودتان دور نگه دارید. در خانه‌تان مرز بین جایی که کار شروع و پایان می‌باید را حفظ کنید. این فضای کاری خود را تا حد ممکن متمایز از اتاق‌های دیگر خانه نگه دارید زیرا چنین تمایزی می‌تواند در نحوه تقسیم کار و عملکردتان تاثیر روانشناختی داشته باشد.

۲. یک صندلی پشتیبان خوب بگیرید

آیا آن پشتیبانی‌ای که باید از صندلی خود بگیرید را دریافت می‌کنید؟ 

ممکن است فکر کنید راحتی و پشتیبانی، برای بهره وری شما اهمیتی ندارند چون چه کسی حاضر است وقتی کلی کار برای انجام دادن دارد، بنشیند و وقت بگذارد تا از صندلی خود لذت ببرد؟ به این دلیل باید به راحتی صندلی خود دقت کنید چون شما در حین کار کردن وقت زیادی را روی صندلی‌تان می‌گذرانید. طبق گفته‌های آکادمی پزشکان خانواده در آمریکا، حدود ۹۰٪ از بزرگسالان در بعضی از نقاط زندگیشان کمردرد را تجربه می‌کنند و ۵۰٪ از جمعیت شاغل هر سال در ایالات متحده کمردرد دارند. اگر شما کسی هستید که به کمر خود اهمیت نمی‌دهد، کار کردن بر روی یک صندلی میزی می‌تواند بر روی سلامتی، روحیه و سازندگی شما تاثیر بگذارد.

کاری که باید انجام داد:

در صورت تمایل به گرفتن یک صندلی میزی طراحی شده ارگونومیک، یک راهنمای جامع وجود دارد. اگر بودجه کافی را در دست دارید، برای کمک به سلامتی خود یک صندلی پشتیبان خریداری کنید.

۳. در نورپردازی بهتری سرمایه گذاری کنید

ما اغلب نورپردازی را فراموش می‌کنیم. آیا لامپ رومیزی شما بیش از اندازه نور دارد یا اینکه نورش آنقدر کم است که نمی‌شود زیرش کار کرد؟ آیا از بهترین نوع نور یعنی نور طبیعی (نور خورشید) برای کار کردن استفاده می‌کنید؟ برای این کار، مطمئن شوید که فضای کاری تعیین شده دارای پنجره‌های کافی باشد تا نور به راحتی وارد اتاق شود. تحقیقات نشان داده است که افراد در ماه‌های زمستان به دلیل عدم قرار گرفتن در معرض نور خورشید، احساس بی حالی می‌کنند. قرار گرفتن در معرض نور خورشید می‌تواند روحیه شما را تقویت کرده و الگوی خوابتان را بهبود بخشد. در مواقعی که آب و هوا نامساعد بوده و یا اگر در شب به مدت طولانی مشغول به کار هستید، لازم است تا در فضای کاری خود از نور مصنوعی استفاده کنید.

8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

کاری که باید انجام داد:

از شدت‌های نور مختلف و یا نورپردازی‌های متفاوت استفاده کنید تا بلاخره متوجه شوید کدام یک برایتان مناسب‌تر است. بسته به اینکه فضای محل کار شما چقدر جادار است، می‌توانید از وسایل نورپرداز مختلف برای راحت کار کردن استفاده کنید. سعی کنید تا از چند وسیله نوری و یا حداقل ۱ چراغ رومیزی استفاده کنید؛ این امر می‌تواند نوشتن، خواندن و یا طراحی کردن را آسان‌تر کند. اگر شما زیاد با کامپیوتر کار می‌کنید، این مرجع ساده را در مورد میزان روشنایی و کنتراست بهینه برای چشم‌هایتان بررسی کنید.

۴. فناوری خود را بروز و قابل اعتماد نگه دارید

اگر می‌خواهید بیشتر اوقات را در خانه کار کنید، باید اطمینان حاصل کنید که فناوری بهترین شریک شما است. آیا با دستگاه‌هایی مانند کامپیوتر، چاپگر و یا اتصالات دچار مشکل‌های مکرر می‌شوید؟ اگر چنین است یعنی این مسئله منبع اصلی ناامید شدن در محل کار است. این احتمال وجود دارد که شما در حال نگه داشتن دستگاه‌ها و گجت‌های قدیمی خود هستید چون آن‌ها هنوز هم کار می‌کنند و شما پرداخت هزینه برای ارتقا بخشیدن به آن‌ها را مقرون به صرفه نمی‌دانید. خب، به این فکر کنید که چقدر از زمان باارزش شما صرف پیدا کردن و تعمیر مشکل شده و به این فکر کنید که در این بین، چه فرصت‌های کاری را از دست داده‌اید. در ضمن، تاثیرات منفی که این مسئله بر روحیه‌تان می‌گذارد را فراموش نکنید. در زمان تحویل محصول به مشتری، خرابی سیستم و از بین رفتن داده‌ها می‌تواند خسارت زیادی را به بار بیاورد.

کاری که باید انجام داد:

نرم‌ افزار و سیستم عامل آنتی ویروس کامپیوتر خود را آپدیت کنید و برای نگهداری از دستگاه‌های خود برنامه ریزی دقیق و منظمی انجام دهید. از اطلاعات مهم موجود در کامپیوتر خود یک پشتیبان (بکآپ) تهیه کنید.

۵. فناوری خود را تقویت کنید

نکته دیگری که باید در مورد فناوری موجود در دفترکار خود به آن توجه کنید، قابلیت‌هایی است که برخی از ابزارها، دستگاه‌ها و نرم افزارها باید ارائه دهند. پس از مدتی کار کردن در دفترکار خود باید به این فکر کنید که چه چیزی می‌تواند کار کردن شما را به میزان قابل توجهی آسانتر کند.

کاری که باید انجام داد:

به تعویق انداختن کارها را متوقف کنید و کار خود را با تهیه کردن لیستی از تمام قابلیت‌هایی که سبب می‌شوند فعالیت‌هایتان را کارآمدتر انجام دهید شروع کنید. به عنوان مثال اگر شما یک طراح گرافیک هستید، از خودتان بپرسید که آیا گرفتن یک مانیتور دوم می‌تواند سرعت در کارهایتان را افرایش دهد یا خیر.

۶. فرآیندها را ساده کنید

آیا دفترکار و فرایندهای کاری خود را آنقدر پیچیده کرده‌اید که کار کردن در آنها بیش از حد سخت شده است؟ اگر همچین کاری را کرده‌اید، وقتش است تا کارهایتان را ساده سازی کنید. به یاد داشته باشید که موفقیت یک دفتر سازمان یافته در کارآیی آن است. هرچه چیزهای بیشتری را در اطراف خود داشته باشید، طبق روال پیش رفتن کارهایتان سخت‌تر می‌شود. زمانی به یک دفتر بی‌نظم گفته می‌شود که شما برای پیدا کردن مدارک خود با مشکل مواجه شوید. فضای کاری که به شکلی پیچیده و منظم سازمان یافته شده باشد ممکن است به صورت سطحی دلپذیر به نظر برسد اما از آنجایی که چیزهای زیاد برای رسیدگی وجود دارد، مشکلات زیادی در مرتب سازی و یا رسیدگی به کارها به وجود می‌آید.

8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

کاری که باید انجام داد:

کارهایتان را ساده و تمیز نگه دارید. وقتی محل کار خود را بیش از حد پیچیده کنید، دائما مرتب کردنش را به تعویق می‌اندازید چون این کار وقت گیر و خسته کننده شده است. سرانجام این محل کار، شما را نیز آشفته می‌کند. این مسئله فقط مخصوص محل کارتان نیست، بلکه شامل کامپیوتر شما نیز می‌باشد. اطلاعات خود را برای دسترسی آسانتر مرتب کنید. قاعده کلی این است که دسکتاپ را تا حد امکان مرتب نگه دارید و تنها چند فایل و برنامه مهمی که دائم با آن‌ها سر و کار دارید را در دسکتاپ قرار دهید. یک محیط ساده با میز کاری مرتب، می‌تواند به تمرکز شما بر روی مسائل کمک کند. با این کار کمتر حواستان پرت شده و استرس کمتری را تجربه خواهید کرد.

۷. فضای کاری و یا سیستم ذخیره سازی خود را گسترش دهید

آیا مدارک و اسناد شما به خاطر تجارت موفقی که دارید مدام بر روی هم انباشته می‌شوند؟ اگر چنین باشد یعنی وقت آن است که دفتر کار خود را از لحاظ فیزیکی گسترش دهید. هر چه آشفتگی در محل کار کمتر باشد، حواس پرتی‌های شما نیز کمتر خواهند شد. اگر عادت دارید تا مسائل را انباشته کنید، قبل از اینکه حتی متوجه شوید، درگیر حواس پرتی و آشفتگی‌های زیادی خواهید شد. البته با افزایش دادن فضای محل کارتان این اتفاق را به تاخیر می‌اندازید. فضایی باز سبب می‌شود تا محیط کاری شما محدود و تنگ به نظر نرسد.

8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

کاری که باید انجام داد:

خب اگر فضای کافی برای گسترس را در اختیار نداشته باشیم چه کار کنیم؟ در این موقعیت باید برخی از راه های بهتر ذخیره سازی کردن مثل تهیه قفسه پرونده و پوشه‌ها را امتحان کنید. ممکن است اتاق با وجود قفسه‌ها به نظر تنگ و محدود بیاید اما خلاص شدن از شر کوهی از برگه که مدام جلوی چشمتان بود، می‌تواند تا پایان روز اعصابتان را آرام نگه دارد. البته اگر نمی‌خواهید وقت زیادی را صرف پیدا کردن اسناد در قفسه کنید، بهتر است آن‌ها را در بخش‌های مختلف و با علامت‌های خاص دسته بندی کنید.

۸. درک و الهام شخصی خود را در نظر داشته باشید

باید در نظر بگیرید که می‌توانید چه چیزی را به محل کار خود اضافه کنید تا برای شما قابل لمس و الهام بخش باشد. توجه داشته باشید که هدف از این کارها یا طراحی، کمک به شما در حفظ روحیه و انرژی مثبت برای انجام وظایف خودتان است. آن‌ها می‌توانند شامل دکور، گیاهان، حیوانات خانگی، عکس، پوستر و هر چیزی دیگری باشند. اگر کار کردن در خانه یک حس ترس را به شما القا می‌کند، از خودتان بپرسید که می‌توانید از چه چیزی برای ادامه دادن به کارتان الهام بگیرید؟ حال این چیز الهام بخش می‌تواند خانواده، فرزندان، اهداف، آثار هنری مورد علاقه، منظره بیرون از پنجره و یا حتی دیدن رنگ مورد علاقه‌تان باشد.

8 نکته برای ایجاد یک دفترکار سازمان یافته و سازنده در خانه

کاری که باید انجام داد:

اگر برای کارهایتان به افکار خلاقانه زیادی احتیاج دارید، مطمئن شوید که خود را در مکانی قرار می‌دهید که در آن ایده‌های جدید شکوفا می‌شوند و بلافاصله آن ایده‌ها را یادداشت کنید. دکور محل کار نیز به خودی خود می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد. یک سبک یا تِم مشخصی را برای دفترکار خود در نظر بگیرید که می توانید با آن ارتباط برقرار کنید. اگر قصد دارید تا مدتی را در خانه بگذرانید، باید مطمئن شوید که محیط دلپذیری را برای کار در اختیار دارید.

آزمایش کلید موفقیت است

از بعضی جهات، قبل از اینکه بتوانید به درستی در یک دفترکار سازمان یافته و پربازده کار کنید، باید آزمایشات زیادی را انجام دهید. شما خودتان را درگیر آزمایش بر روی فناوری جدید، سازماندهی، فرآیند، طراحی و متعادل کردن هزینه‌های یک دفترکار عالی، پیدا خواهید کرد. ممکن است این کار وقت گیر باشد اما هنوز هم یک روند لذت بخش برای مشاهده نحوه تکامل دفتر شما در خانه است. \

منبع

دیدگاه‌ها و پرسش‌ها

برای ارسال نظر لازم است ابتدا وارد سایت شوید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید