نکاتی علمی برای بهبود روند کاری توسعه دهندگان

توسعه نرم‌افزار یکی از مشاغلی است که از نظر ذهنی بسیار سخت و خسته کننده می‌باشد. توسعه دهندگان با الگوریتم‌های پیچیده کار می‌کنند، مسائل را در حافظه خود تحلیل می‌کنند و بسیاری از عملیات ذهنی دیگر را برای نوشتن کد انجام می‌دهند، بنابراین هرگونه وقفه می‌تواند باعث از بین رفتن این جزئیات شود. برای عملکرد موثرتر آنها باید هر لحظه تمرکزشان را حفظ کنند یا اصطلاحا در حالت جریان قرار بگیرند.

این نوعی حالت ذهنی است که در آن فرد به طور کامل در فعالیت مورد نظر خود غوطه‌ور می‌شود، در حالی که یک احساس تمرکز و لذت خاصی را تجربه می‌کند. هنگامی که دانش، انگیزه و تمرکز شما برای ایجاد عملکرد حداکثر هماهنگ شود، یک حس توصیف ناپذیری به وجود می‌آید. بنابراین اگر تیم توسعه‌دهنده شما به ندرت در چنین حالتی کار می‌کند، به این معنی است که باید سیاست‌ها و رویکردهای مدیریتی محل کار خود را تغییر دهید.

در این مقاله قصد داریم به پدیده حالت جریان بپردازیم و در ادامه رویکردهای محل کار را که مانع از انجام کار اعضای تیم می‌شود، مرور خواهیم کرد و لیستی از توصیه‌ها را در مورد چگونگی کمک به توسعه‌دهندگان برای گرفتن حداکثر نتایج ارائه می‌دهیم.

روانشناسی حالت جریان

حالت جریان توسط Mihaly Csikszentmihalyi - روانشناس و نویسنده کتاب Flow The Psychology of Optimal Experience معرفی شد و رواج یافت. او جریان را به عنوان "حالت مطلوب هوشیاری" تعریف می‌کند که در آن ما بهترین احساس را داریم و بهترین عملکرد خود را انجام می‌دهیم. این حالت با تمرکز عمیق شروع می‌شود که در آن گذر زمان را حس نمی‌کنید و بدون اینکه متوجه شوید حداکثر بازدهی خود را به دست می‌آورید. افرادی که این پدیده را تجربه کرده‌اند، احساسات زیر را توصیف می‌کنند:

• تمرکز بالا در انجام فعالیت
• احساس سرخوشی خارج از واقعیت روزمره
• شفافیت در مورد چگونگی و نحوه انجام کار
• اعتماد به مهارت‌های خود
• حس آرامش
• گذر سریع زمان
• انگیزه درونی برای ارائه نتایج

به لطف علم عصب شناسی مدرن، می‌دانیم که در حالت جریان، مغز انسان هورمون‌های لذت و افزایش عملکرد را تولید می‌کند که ما را قادر می‌سازد اطلاعات را بهتر پردازش کرده و از انجام آن فعالیت‌ها لذت ببریم. به گفته استیون کاتلر - مدیر اجرایی Flow Research Collective - مطالعه انجام شده توسط پروژه Flow Genome نشان داد که حالت جریان خلاقیت را 500 تا 700 درصد افزایش می‌دهد.

مزایای حالت جریان را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

• بهبود یادگیری و توسعه مهارت. حالت جریان تنها در صورتی قابل دستیابی است که فعالیت مد نظر به مهارت‌های بهتری نیاز داشته باشد، چالش‌های مثبت ایجاد کند و فرصت‌هایی را برای رشد فراهم آورد.
• عملکرد پیشرفته. یک مطالعه ده ساله نشان داد که افراد در حالت جریان 500 درصد بهره وری بیشتری دارند.
• خلاقیت بیشتر. طبق تحقیقی که در دانشگاه سیدنی انجام شده است، حالت جریان حل مشکلات خلاقانه را افزایش می‌دهد.
• افزایش تعامل. زیرا افراد در حالت جریان بیشتر در فعالیت‌های خود غوطه‌ور هستند.
• لذت و رضایت بیشتر. کار در حالت جریان بدون زحمت و پاداش است که باعث افزایش رضایت می‌شود.
• افزایش انگیزه درونی. لذت بردن انگیزه قوی را برای انجام کارها به ارمغان می‌آورد.

حالا تصور کنید اگر بتوانید با تیم خود به همه این مزایا برسید، در نتیجه رضایت کارکنان را افزایش داده و بهره‌وری را چندین برابر بالا می‌برید. اما در حقیقت محل کار و رویکردهای مدیریتی موانع متعددی ایجاد کرده که از قرارگیری تیم‌ها در حالت جریان جلوگیری می‌کند.

 افسردگی ناشی از وقفه در محیط کار

محل کار بزرگترین قاتل حالت جریان است. مطالعات نشان می‌دهد که یک کارمند معمولی روزانه حدود 87 وقفه را تجربه کرده و فقط 3 دقیقه را قبل از هر وقفه روی کار مورد نظر صرف می‌کند. مطالعه دیگری که در موسسه فناوری جورجیا انجام شد نشان داد که بازگشت به کار اصلی پس از وقفه به طور متوسط ​​حدود 25 دقیقه طول می‌کشد. اگر این داده‌ها را کنار هم بگذاریم، نمودار زیر روند تمرکز یک کارمند معمولی ​​را نشان می‌دهد.

طبق گفته توسعه‌دهندگان، ایجاد وقفه در وسط کار یکی از مزاحم‌ترین چیزهاست. تصویر کارتونی زیر توسط جیسون هیریس نشان می‌دهد در ذهن توسعه‌دهنده‌ای که حواسش پرت شده است چه می‌گذرد.

جوئل اسپولسکی - یکی از بنیانگذاران Stack Overflow - می‌گوید: "بهره‌وری به این بستگی دارد که بتوانید بسیاری از جزئیات کوچک را به حافظه کوتاه مدت بسپارید. هرگونه وقفه می‌تواند باعث از بین رفتن این جزئیات شود. هنگامی که دوباره کار خود را از سر می‌گیرید، هیچ یک از جزئیات (مانند نام متغیرهای محلی که استفاده کرده‌اید یا هنگام اجرای یک الگوریتم تا کجا پیش رفته‌اید) را نمی‌توانید به خاطر آورید و باید از نو شروع کنید که باعث کاهش سرعت کار می‌شود."

دلیل دومی که توسعه‌دهندگان به حالت جریان نمی‌رسند این است که خودشان وقفه ایجاد می‌کنند. برخی از مطالعات نشان می‌دهد وقفه‌های خودساخته مانند انجام چند کار به صورت همزمان نسبت به وقفه‌های خارجی مخرب‌ترند. برخی منابع هم ادعا می‌کنند که برنامه‌نویسان تنها 2 ساعت بدون وقفه در روز بهره‌وری دارند.

جوئل اسپولسکی اظهار دارد: "وقتی می‌بینم دیگران چقدر سخت کار می‌کنند، کمی احساس گناه کرده و حدود دو یا سه ساعت بیشتر در روز کار می‌کنم، با این وجود همیشه یکی از پربازده‌ترین اعضای تیم بوده‌ام. "

و دلیل سوم که توسعه‌دهندگان در دستیابی به حالت جریان ناموفق هستند وجود مدیران و رویکردهای مدیریتی آنها است. اما قبل از اینکه به توصیه‌های عملی برای مدیران بپردازیم، بیایید ببینیم چه چیزهایی مانع از این می‌شود که افراد وارد حالت جریان نشوند.

موانع حالت جریان

جریان نوعی حالت هوشیاری در آستانه برانگیختگی و کنترل ذهنی است و حدود 15 الی 25 دقیقه طول می‌کشد تا وارد آن شد، اما همیشه اتفاق نمی‌افتد و اگر هم اتفاق بیفتد حواس پرتی‌ها در عرض چند ثانیه آن را می‌شکند. بسیاری از توسعه‌دهندگان به سختی به حالت جریان می‌رسند، به شرطی که تحت تأثیر احساسات ضد جریان قرار نگیرند مانند: اضطراب، نگرانی، عصبانیت، بی‌تفاوتی و کسالت. بیایید چند نمونه از رویدادها و شرایطی را که باعث ایجاد این احساسات می‌شوند، ببینیم:

• نگرانی و اضطراب ناشی از برآوردها و پیش‌بینی‌های غیر واقعی در کار.
• ناراحت شدن از مسائل شخصی یا حرفه‌ای، به عنوان مثال کار در شرکتی که حقوق عادلانه‌ای نمی‌دهد و نیازهای کارمندان را درک نمی‌کند.
• عدم علاقه به یک کار یا پروژه، زیرا به اندازه کافی چالش برانگیز نیست.

به منظور شناسایی مشکلاتی که مانع از روند کار تیم شما می‌شود، می‌توانید به مدل جریان زیر مراجعه کنید. به گفته Mihaly Csikszentmihalyi اگر چالش یک کار تقریبا برابر با سطح مهارت فردی باشد که آن را انجام می‌دهد، بهترین شرایط را برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری و کسب بیشترین لذت و رضایت از آن شغل ایجاد می‌کند.

از تیم توسعه‌دهنده خود بخواهید محدوده‌ای را روی نمودار با توجه به احساسی که در مورد کارشان دارند، مشخص کنند. اگر آنها محدوده خود را در گوشه بالا سمت چپ قرار دهند، به این معنی است که مضطرب اند یا استرس دارند. بنابراین برای بازگشت به کانال جریان باید مهارت‌های خود را تقویت کنند. اگر محدوده آنها در گوشه بالا سمت راست است، باید کارهای دشوارتر و مسئولیت پذیرتری را به آنها اختصاص دهید تا بتوانند در حد بالقوه کار کرده و رشد کنند.

سعی کنید با هر یک از اعضای تیم جلسات تک نفره برگزار کنید تا نتایج نمودار جریان آنها را مورد بحث و بررسی قرار داده و پیشرفت‌های فردی در توزیع حجم کار، سیاست‌های محل کار، مدیریت زمان و پروژه تیم خود انجام دهید. همچنین هر سه ماه یکبار این مصاحبه‌ها را برگزار کنید تا بتوانید روند کار را مرور کرده و عملکرد بهبودهای صورت گرفته را مشاهده نمایید.

چگونه به توسعه‌دهندگان در بهبود روند کار کمک کنیم

بسیاری از مدیران این اشتباه را مرتکب می‌شوند: آنها به جای ایجاد شرایط و بستر‌های لازم به منظور ارتقای عملکرد کارکنان، تیم خود را تحت فشار قرار می‌دهند تا عملکرد بهتری داشته باشند. پس به جای اینکه معیارهای عملکردی را در اولویت قرار دهید، باید نیازهای کارکنان را مد نظر قرار داده و چنین روشی عملکرد با کیفیت در پی خواهد داشت. بهره وری بالا یک هدف نیست، بلکه نتیجه یک استراتژی مدیریتی عاقلانه است که منافع هر دو طرف را برآورده می‌کند.

مسئله این است: چگونه می‌توان تیم خود را بیشتر درگیر کار کرد، نه اینکه کار بیشتری از آنها انجام داد؟

از آنجا که قاتلان جریان را در سه گروه قرار می‌دهیم، به این معنی است که ما سه جز اساسی حالت جریان را شناسایی کرده‌ایم. بیایید ببینیم مدیران برای جلوگیری از قاتلان حالت جریان چه کاری می‌توانند انجام دهند و چگونه حداکثر توان، تمرکز و نظم و ترتیب را در اختیار تیم توسعه‌دهنده قرار می‌دهند.

چگونه نظم و ترتیب را بهبود بخشیم

• اولویت‌ها را مشخص کنید. به طور مرتب تیم خود را از پیشرفت پروژه و اولویت‌های آن مطلع کنید. همچنین تأکید کنید که چگونه توسعه‌دهندگان می‌توانند به صورت فردی در توسعه پروژه مشارکت کنند.
• اهداف واقع بینانه تعیین کنید. وظیفه شما این نیست که سخنرانی‌های الهام بخش داشته باشید، بلکه انتظارات واقع بینانه‌ای برای تیم خود تعیین کنید. همچنین از تجربیات عملکرد قبلی برای برنامه ریزی دقیق کار خود استفاده کنید.
• شفافیت را تضمین کنید. همکاری نزدیک و به اشتراک گذاری دانش را برای جلوگیری از مشکلات و تأخیرهای پروژه تقویت کنید. همچنین سیستم‌های مدیریت زمان و پروژه را که در آن هر یک از اعضای تیم می‌توانند پیشرفت پروژه را مرور کرده و در آن همکاری داشته باشند، پیاده سازی نمایید.
• چالش‌ها را با مهارت‌های شخصی مطابقت دهید. طبق تئوری جریان اگر فاصله بین چالش و توانایی بسیار زیاد باشد، افراد مضطرب می‌شوند. همچنین در صورت استرس طولانی مدت، کارکنان تمایل به فرسودگی پیدا می‌کنند. بنابراین وظایف چالش برانگیزی را به توسعه‌دهندگانی اختصاص دهید که مهارت‌های آنها با پیچیدگی چالش مطابقت داشته باشد یا کمی کمتر از حد مورد نیاز باشد.
• مخازنی برای اشتراک دانش ایجاد کنید. یک ریپازیتوری جامعه محور راه اندازی کنید که در آن توسعه‌دهندگان بتوانند دانش خود را به اشتراک بگذارند و به سوالات متداول پاسخ دهند. این امر باعث کاهش حواس پرتی در محیط کار می‌شود و وسیله‌ای برای به دست آوردن اطلاعات بدون قطع جریان ایجاد می‌کند.
• کار را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید. از تعیین وظایف بسیار بزرگی که در طولانی مدت ممکن است برای اعضای تیم بسیار سنگین به نظر برسد، پرهیز کنید. زیرا آنها هیچ احساس پیشرفتی نمی‌کنند. در عوض آنها را به کارهای کوچکتر قابل مدیریت تقسیم کنید.

 چگونه تمرکز را تقویت کنیم

• متد Scrum را پیش بگیرید. Scrum چندین مزیت نسبت به توسعه Agile از نظر دستیابی به حالت جریان دارد. همچنین از طریق جلسات روزانه می‌توان تیم‌های خود را سازماندهی کرد و بازخورد سریعتری گرفت.
• جلسات روزانه برگزار کنید. برگزاری جلسات روزانه به صورت سرپایی شفافیت در کار را به همراه خواهد داشت و نوعی عامل استرس‌زای مثبت است که محدودیت‌های عملکردی توسعه‌دهندگان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
• مشارکت قوی ایجاد کنید. به توسعه دهندگان اجازه دهید مشكلات و عوامل اضطراب را به اشتراک بگذارند. همچنین آنها را به مشارکت در خصوص از بین بردن شکاف‌های دانش و تقویت ارتباطات تشویق کنید.
• استرس مثبت را رواج دهید. این شامل موقعیت‌هایی است که به طور مثبت استرس‌زا هستند. یعنی توسعه‌دهندگان احساس می‌کنند که می‌توانند از پس چالش‌ها برآیند. این عوامل استرس‌زا باید کوتاه مدت و انرژی‌زا بوده و در توانایی ما برای مقابله با آنها قرار گیرند.

نمودار Yerkes-Dodson رابطه بین حالت بهینه برانگیختگی و عملکرد بهینه را نشان می‌دهد.

• از KPIها استفاده نکنید. KPI (شاخص عملکرد کلیدی) یکی از مزاحم‌ترین موارد برای توسعه دهندگان است. این تعجب آور نیست زیرا KPI باعث ایجاد استرس طولانی مدت می‌شود و در نهایت منجر به استرس منفی گردیده و بر عملکرد تأثیر منفی می‌گذارد.
• همه روزه جلسه برگزار نکنید. یک روز در هفته را بدون جلسه تعیین کنید تا زمان تمرکز بی‌وقفه برای توسعه‌دهندگان تضمین شود.
• حمایت از تنوع تیمی. بهره گیری از تیم‌های مختلف می‌تواند چالش‌های مثبتی را ایجاد کند، انواع بیشتری از روش‌ها را برای حل مشکلات به وجود می‌آورد و در نتیجه منجر به تقویت تفکر نوآورانه می‌شود.
• طراحی محیط کار بهتر. دستورالعمل‌هایی تنظیم کنید که حواس پرتی و عدم تمرکز را از محیط کار دور کند.
• مراقبت از توسعه‌دهندگانی که احساس ناامنی می‌کنند. اعضای گروه که احساس می‌کنند مورد استقبال قرار نگرفته‌اند یا دیگران برایشان ارزش قائل نیستند، نمی‌توانند به حالت جریان برسند.
• برقراری انعطاف پذیری اما با رعایت چارچوب‌ها. با تشویق آنها به کنترل زمان و مدیریت انرژی، به توانایی‌های فردی کارکنان خود احترام بگذارید. ساعات کاری انعطاف پذیر، فضای کاری شخصی و مواردی از این دست را در نظر بگیرید اما محدودیت‌هایی را برای آنها مشخص کنید.

چگونه انرژی را افزایش دهیم

• از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنید. این باعث خراب شدن روحیه می‌شود، همچنین وقفه‌های غیرضروری ایجاد می‌کند و نگرش فعال را هم از بین می‌برد. در عوض به توسعه‌دهندگان مهلت بدهید تا منابع خود را مدیریت کرده و مهارت‌هایشان را نشان دهند.
• روحیه رهبری ایجاد کنید. محیطی را فراهم کنید که در آن هر کس اجازه داشته باشد در هر زمان از تخصص خود به منظور بهبود کار گروه استفاده کند.
  هرچه قدرت تصمیم گیری یک کارمند بیشتر باشد، تعهد او نسبت به کارش بیشتر خواهد بود. این باعث افزایش سطح عملکرد و رضایت شغلی می‌شود.
• از بازخورد سریع استفاده کنید. بازخورد مداوم این اطمینان را می‌دهد که توسعه‌دهندگان در مسیر درستی هستند و همچنین راه‌های خاصی را برای از بین بردن محدودیت‌ها به آنها ارائه می‌دهد (نوعی تعادل که می‌تواند حالت جریان ایجاد کند).
• شناخت شخصی ایجاد کنید. یادداشت‌های شخصی بنویسید، نظرات را به صورت شفاهی بیان کنید و با تشویق‌های مالی به توسعه‌دهندگان انگیزه دهید.
• به کارکنان اجازه دهید بدون ترس از اشتباه، نوآوری و اکتشاف کنند. اشتباهات به معنی شکست نیستند، بلکه فرصت‌هایی برای یادگیری و نوآوری هستند. در صورت امکان این نوع ریسک را انجام دهید.
• مشارکت برابر را رواج دهید. حالت جریان در گروه زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم نقشی مساوی ایفا کرده و سطح مهارت‌های قابل مقایسه‌ای داشته باشند. اگر یکی از اعضای تیم برتری یا غرور نشان دهد، جریان گروه از بین می‌رود.

چگونه تیم‌ها را مدیریت کنیم؟

به طور خلاصه مدیریت پروژه به طور موثر که منجر به ایجاد جریان در افراد و تیم می‌شود، شامل اعتماد است و توسعه‌دهندگان را تشویق می‌کند که پیشقدم باشند، ابتکار عمل به خرج داده و راه حل ارائه دهند. این شامل به اشتراک گذاری دانش، بازخورد، همکاری، منع خودخواهی، تسلط، مدیریت و KPI است. یک مدیر پروژه حرفه‌ای محیطی را ایجاد می‌کند که اهداف و نیازهای توسعه‌دهندگان و ذینفعان به طور متوازن برآورده شود و از ابزارهایی برای پیگیری آنچه در تیم آنها می‌گذرد، استفاده می‌کند.

اگر به دنبال راه حل مدیریت زمان مناسب برای حالت جریان هستید، actiTIME را در نظر بگیرید. نرم‌افزاری که بهره‌وری را بدون زحمت و بدون استرس انجام می‌دهد. actiTIME شما را با پنجره‌های متعدد یا اعلان‌های مزاحم اذیت نمی‌کند و سه برنامه مختلف ضبط ساعات کار را در اختیار شما قرار می‌دهد: رابط وب، افزونه مرورگر و اپلیکیشن تلفن همراه. در این نرم‌افزار مدیران می‌توانند گردش کار سفارشی و پروژه‌های پیچیده ایجاد کنند، حقوق و دستمزد پروژه را محاسبه نمایند و غیبت کارکنان را از راه دور مدیریت کنند.