هنر برنامه‌ریزی موثر: از هدر رفتن زمان، و استرس اجتناب کنید

ترجمه و تالیف : عرفان کاکایی
تاریخ انتشار : 13 خرداد 98
خواندن در 6 دقیقه
دسته بندی ها : آموزشی

من چندین علت خوب دارم که کار خود را سریعا به اتمام برسانم:

  • من از راه دور کار می‌کنم، پس هرچه سریع‌تر کار خود را انجام دهم، سریع‌تر می‌توانم به روز خود خاتمه دهم.
  • من یک خانه به دوش دیجیتال هستم، پس داشتن وقت بیشتر برای گشت و گذار، یعنی یک تجربه کامل‌تر از جاهایی که در آن‌ها می‌مانم.
  • من به طور مداوم به لیستی طولانی از چیزهایی که می‌خواهم بر رویشان کار کنم، نگاه می‌کنم. پس سریع‌تر انجام دادن کارها من را قادر می‌سازد تا پروژه‌های پر اشتیاق خود را سریعا شکست دهم، بدون این که خود را خسته کنم.

در گذشته، رویکرد من به این صورت بود که خود را به سمت یک پروژه جدید پرتاب می‌کردم، و تا جایی که می‌توانستم همینطور به سمت خط پایان سخت کار می‌کردم.

امروزه، من سرعت خود را کم کرده، نفسی کشیده، و برنامه‌ای برای روز کاری خود می‌چینم. سپس وقتی هم که سخت کار می‌کنم، واقعا سخت کار می‌کنم. سپس کارم برای آن روز تمام می‌شود و به سراغ ناهار می‌روم.

هنر برنامه‌ریزی موثر: از هدر رفتن زمان، و استرس اجتناب کنید

آیا خطر برنامه‌ریزی بد را می‌دانید؟

بدون برنامه، شما فقط امیدوارید. شما امیدوارید که درک کرده باشید رئیستان چه چیزی می‌خواهد. شما امیدوارید که یک ویژگی ضروری باشد. شما امیدوارید این چیزی باشد که منظور مشتری از «یک چیز عالی بساز»، بوده است. شما امیدوارید که راهی خواهید یافت تا این مقاله را به طور هماهنگ جمع‌بندی کنید.

امید برخلاف تمام چیزهای خوبی که به همراه دارد، در هنگامی که مهلت شما محدود باشد چیز بسیار بدی است که بخواهید به آن تکیه کنید. شما نمی‌خواهید امیدوار باشید که کار خود را درست انجام می‌دهید؛ بلکه شما می‌خواهید مطمئن باشید که کار خود را درست انجام می‌دهید.

کمبود جهت، می‌تواند باعث کمبود انگیزه شود

اگر یک پروژه به صراحت بیان نشده است، به راحتی می‌توان اشتباه کرد و کار خود را به تعویق انداخت. هیچ قدم اول واضحی در آن وجود ندارد، و این باعث می‌شود دانستن این که آیا به روش صحیح کار خود را شروع می‌کنید یا نه، سخت شود. منتقل شدن یک وظیفه از حالت «در صف انتظار» به «تحت پردازش» یک مانع ذهنی بزرگ است، و برنامه‌ریزی بد می‌تواند آن را حتی بدتر کند.

کار، در نهایت هدر می‌رود

اگر تحت فرضیات غلط کار انجام دهید، در نهایت آن کار را همینطور از اول انجام خواهید داد. یک درک تیره از اهداف نهایی یک پروژه، یعنی این که احتمال صرف کردن تلاش‌های خود در نواحی اشتباهی، و هدر دادن زمان و انرژی بالا است.

شما در نهایت به دنبال یک هدف متحرک خواهید بود

کار کردن بدون برنامه، یک راه عالی برای هدر دادن وقت است. معنای آن این نیست که شما اصلا برنامه‌ریزی نمی‌کنید، فقط یعنی شما مجبورید در حین کار برنامه‌ریزی کنید.

به علاوه این که انسان‌ها در انجام چند کار به صورت همزمان بسیار ضعیف هستند، برنامه‌ریزی در حین حرکت یعنی امیدوار باشید که کار به اتمام رسیده با تمام نیازمندی‌ها تطابق داشته باشد؛ حتی نیازمندی‌هایی که هنوز واضح نیستند.

تعریف کردن اهداف به صورت دیر وقت و در حین تولید، همیشه به وقت هدر رفته یا تلاش بیخود ختم می‌شود، و یک راه عالی برای گیر انداختن خود در یک گوشه است.

هنر برنامه‌ریزی موثر: از هدر رفتن زمان، و استرس اجتناب کنید

«اگر برنامه ندارید، در نهایت وقت خود را هدر خواهید داد. این مسئله تضمین شده است.»

وجود مزاحمت‌ها در حین کار، تضمین شده‌اند

هر زمان که من بر روی پروژه‌ای کار می‌کنم و درک واضحی از اهداف آن ندارم، به طور مداوم مجبورم که توقف کنم، یک ایمیل را ارسال کرده، و برای شفاف‌سازی آن درخواست کنم. بر روی یک طراحی وب، شاید بدانم که باید یک صفحه خانه بسازم، اما باید بایستم و بپرسم که آیا تمرکز اصلی صفحه خانه، برجسته‌سازی لیست خبرنامه‌ها است، یا جهت‌دهی خوانندگان به بلاگ. این مسئله برای خروجی پروژه، حیاتی است. اگر من این اطلاعات را از پیش نداشته باشم، تا زمانی که پاسخی دریافت کنم همینطور ناتوان هستم.

همین مسئله نسبت به پروژه‌های خودمختار هم صدق می‌کند. اگر من مجبور باشم که کار را توقف کنم و درباره استراتژی فکر کنم، مقداری خستگی ذهنی غیر ضروری را تجربه خواهم کرد.

چگونه پروژه‌ها را آسان‌تر، سریع‌تر و کمتر ناامید کننده کنیم؟

برنامه‌ریزی صحیح حتما نباید شامل چند ساعت ملاقات، نمودار یا گزارش باشد. این نوع برنامه‌ریزی فقط به تعریف معنای «موفقیت»، قبل از شروع کار بر روی پروژه محدود می‌باشد.

چگونه اندازه‌گیری هدف پروژه را آسان‌تر، و تفسیر اشتباه آن را سخت‌تر کنیم؟

فرض کنید در حال کمک برای آماده‌سازی یک مهمانی هستید، و میزبان درخواست می‌کند: «می‌شود پیتزا سفارش دهید؟» در تئوری، این اطلاعات برای ادامه دادن و کامل کردن عملیات، کافی است. گرچه بدون اطلاعات بیشتر، شما باید فرضیات بیشتری را بیان کنید.

برای مثال، چند نفر به مهمانی می‌آیند؟ آیا کسی گیاه‌خوار بوده، و یا به لاکتوز حساسیت دارد؟ هنوز به غذاهای بدون گلوتن نیاز داریم؟ آیا کسی هست که گوشت خوک را دوست نداشته باشد؟

برای بهبود این روند، اهداف واضحی تعیین کنید: برای ۲۰ نفر پیتزا تهیه کن، که شامل گزینه‌هایی برای افراد گیاه‌خوار هم باشد.

اندازه‌گیری هدف اصلی (تهیه پیتزا) سخت بود. از نظر فنی یک برش تنها هم با نیازمندی‌های بیان شده تطابق دارد. هیچ کس از نتیجه آن خوشحال نیست، اما شما فقط به من گفتید که «پیتزا»  تهیه کنم، نه «چند پیتزا». پس این که فقط یک برش داریم، تقصیر من نیست.

اندازه‌گیری هدف دوم آسان بوده، و فضای کمتری برای تفسیر اشتباه دارد.

اما در اینجا موضوع فقط پیتزا است. در پروژه‌های بزرگ‌تر، چندین شفاف‌سازی دیگر هم وجود دارند که قبل از شروع کار باید انجام شوند. تعریف کردن اهداف واضح با خروجی‌هایی که به راحتی قابل اندازه‌گیری هستند، برای همه خوب است. این کار برای رئیس یا مشتری، این امنیت را فراهم می‌کند که مطمئن باشند فردی که در حال انجام کار است، کاملا از چیزی که برای موفقیت پروژه مورد نیاز می‌باشد، آگاه است. این مسئله نیاز به مدیریت در بخش‌های کوچک‌تر را کاهش می‌دهد، و زمان شما را برای کارهای دیگر باز می‌کند. برای کسی که کار را انجام می‌دهد، اهداف قابل اندازه‌گیری، ابهام را از بین می‌برند. این موضوع اهداف به خوبی تعریف شده‌ای را تحویل می‌دهد که می‌توانید برای آن‌ها اقدام کنیم. به علاوه، این کار نیازمند این است که رئیس یا مشتری، ایده‌های خود را به طور کامل در نظر بگیرند و جهت واضحی را برای آن‌ها فراهم کنند.

هدف‌ها را نوشته، و آن‌ها را برای همه افراد حاضر بر روی پروژه ارسال کنید

هر چیزی که قبل از پایان یافتن پروژه مورد نیاز است را نوشته، و مطمئن شوید که کل تیم آن را خوانده و تایید می‌کنند. تاکید کنید که هیچ کاری خارج از لیست اهداف انجام نخواهد شد؛ پس این لیست باید کامل باشد. تاکید کنید که انجام دهندگان کارها باید ثابت کنند که عملیات مورد نظر به اتمام رسیده است؛ پس این لیست باید از کارهای قابل اندازه‌گیری تشکیل شده باشد.

هنر برنامه‌ریزی موثر: از هدر رفتن زمان، و استرس اجتناب کنید

«برنامه‌های یک کار، در یک مکان عمومی. هیچ رازی در این تیم وجود ندارد.»

از روی هدف‌ها، یک لیست از کارهایی که باید انجام شوند بسازید

پس از این که یک محدوده واضح دارید، می‌توانید پروژه خود را به مجموعه‌ای از سوال‌های «بله - خیر»‌ تقسیم کنید که به عنوان نقشه راه و لیست انجام کارهای پروژه شما عمل می‌کنند. با برگشتن به مثال پیتزا، پروژه ما به سه آیتم برای انجام تبدیل می‌شود:

  • پیتزای کافی برای ۲۰ نفر سفارش بده.
  • مطمئن شو که گزینه‌های گیاه‌خواری هم در آن‌ها وجود دارند.
  • پنیر سفارش بده.

این کاملا واضح بوده، و (امیدوارم که) خرابکاری در آن غیر ممکن است.

آیا هفت یا هشت پیتزا سفارش دادی؟ بله.

آیا مطمئن شدی که سه یا چهار مورد از آن‌ها گوشت نداشته باشند؟ بله.

آیا پنیر هم سفارش دادی؟ بله.

خب، این پروژه از نظر قابلیت اندازه‌گیری، تکمیل است. اگر این چیزی نیست که درخواست کننده می‌خواست، علت آن این است که پروژه به طور نادرستی تعریف شده بود.

ساخت یک لیست کارها از اهداف پروژه، نقشه‌ای به سمت اتمام کار ساخته، و یک نشانه واضح از روند کار را به آن اضافه کند. منفعت‌های مشابهی برای مشتری‌ها، مدیران و رئیسان هم وجود دارند: پروژه مورد نظر یا طبق برنامه انجام می‌شود، یا نه. هیچ نوع مدیریت در بخش‌های کوچک یا پلیس‌بازی در دفتر نیاز نیست.

در هنگام نیاز، از نمونه‌های اولیه با هزینه پایین استفاده کنید

اگر یک پروژه به اندازه کافی پیچیده است، خرد کردن جزئیات شاید نیازمند یک نمونه اولیه باشد. اگر باید درباره یک ایده اطلاعات بیشتری فراهم کنید، آن را ساده و کم‌هزینه نگه دارید.

چند ساعت برنامه‌ریزی، می‌تواند از چند هفته زمان هدر رفته جلوگیری کند

فراهم کردن یک برنامه محکم برای تکمیل پروژه بر طبق آن، با توجه به بودجه موجود و بدون استرس بی خود، ضروری است. به طور ساده‌تر، برنامه‌ریزی انتخابی نیست. من در گذشته این نصیحت را نادیده گرفتم، و این کار همیشه مرجع عذاب‌های من در ادامه روند بوده است. در سمت مثبت ماجرا، من هیچ وقت پیش نیامده است که برنامه‌ای بچینم و بعدا با خود بگویم: «ای کاش اینقدر خوب برنامه‌ریزی نمی‌کردم.» چیزی بیش از پرسیدن سوال و نوشتن نیاز نیست. شما تنها یکی دو ساعت (که احتمالا حوصله سر بر خواهند بود) را صرف آن خواهید کرد.

اما آیا می‌دانید که چه چیزی را با این کار به دست می‌آورید؟ شما چندین آخر هفته راحت به دست خواهید آورد؛ زیرا شما نگران تکمیل یک ویژگی که باید در فلان روز منتشر شود نیستید. شما غروب‌های خود را استراحت خواهید کرد؛ زیرا شما به جای کار کردن بر روی راهنمایی‌ها، کل روز را در ملاقات‌ها صرف تلاش برای به دست آوردن آن‌ها نخواهید کرد. شما رفاقت خوبی با گروه و مشتری‌های خود خواهید داشت؛ زیرا هیچ سوء تفاهمی وجود ندارد که باعث ایجاد رنج و تنش بین شما شود. مهم‌تر از همه، شما تمام منافعی که از تکمیل پروژه می‌آیند، مانند زمان و بودجه را به دست خواهید آورد.

هنر برنامه‌ریزی موثر: از هدر رفتن زمان، و استرس اجتناب کنید

«من توانستم این غروب آفتاب را تماشا کنم؛ زیرا کارهای خود را سر موقع به اتمام رساندم.»

شما چگونه برنامه‌ریزی می‌کنید؟

آیا شما هم به پروژه‌هایی بر خورده‌اید که در آن‌ها برنامه‌ریزی بد باعث ویرانی شده باشد؟ چگونه روند ادامه دادن خود را برای آسان‌تر کردن راه تنظیم کرده‌اید؟ شما چگونه پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی می‌کنید؟ در بخش نظرات آن‌ها را با ما به اشتراک بگذارید.

قدم بعدی چیست؟

ما به عنوان افراد بالغ، باید حرفه‌ها، روابط، آینده و خوشحالی را بسازیم. همه این موارد بسیار هول کننده هستند. به راحتی می‌توان حس کرد که گیر کرده‌ایم. آیا خوب نمی‌شد اگر کمی تعادل به دست می‌آوردیم؟ این که هر روز وقت اضافی داشتیم تا صرف چیزهایی که برایمان مهم هستند کنیم؟

منبع

دیدگاه‌ها و پرسش‌ها

برای ارسال نظر لازم است ابتدا وارد سایت شوید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید