تیم شما به طور کامل پراکنده شده است. طراحان شما در لیسبون مشغول کارهستند، تیم محتوای شما در نیویورک است و مدیر پروژه شما در آرژانتین مستقر می‌باشد. چگونه می‌توانید سیستمی را ایجاد کنید که کارهای‌تان را برای سازماندهی و برنامه‌ریزی آسان‌تر کند؟ یک ترفند وجود دارد که طراحان و کپی رایترها می‌توانند به وسیله‌ی آن در کنار یکدیگر فعالیت کنند. به آن، ترفند ارتباط گفته می‌شود. اما اگر شما فرآیندهای درست را انجام ندهید، حتی ساده‌ترین ارتباطات هم خراب می‌شوند.
۱. یک بنیاد مدیریت پروژه را راه اندازی کنید
قبل از اینکه شروع به همکاری کنید، باید از وجود یک سیستم واقعی مطمئن شوید. چند بار به تیم خود در مورد اتفاقات ناشناخته آینده هشدار داده‌اید؟ چند بار به خاطر ترس از عواقب یک کار، از انجام آن منصرف شدید؟ اگر ندانید پیش روی‌تان چه چیزی قرار دارد، نمی‌توانید به سمت جلو حرکت کنید. برخی از تیم‌ها هیجان و اشتیاق زیادی در خودشان دارند. آن‌ها دوست دارند برای پیدا کردن راه حل، مستقیم به درون مشکلات شیرجه بزنند. این رویکرد می‌تواند مشکلات زیادی را به بار آورد. در واقع بیشتر مشکلات طراحی، مربوط به عدم مدیریت درست می‌باشد.
«اکثر مشکلات طراحی، مربوط به زمینه طراحی نمی‌باشد، آن‌ها ناشی از مشکلاتی در مدیریت هستند.»
چه اتفاقی خواهد افتاد اگر شما بهترین طراحان دنیا را داشته باشید، اما نتوانید مشکلات مشتری را به خوبی توضیح دهید؟ چه می‌شود اگر طرح‌هایی که ارسال می کنند مدام رد شود؟ چه اتفاقی خواهد افتاد اگر نویسندگان و طراحان درکی متفاوت از یک پروژه داشته باشند؟
کلید موفقیت در اینجا، رسیدن به راه حلی است که برای همه جوابگو باشد. بنابراین مدیران پروژه می‌توانند مشکلات را به خوبی درک و بیان کنند. طراحان و نویسندگان هم می‌توانند به راه‌حل‌های مختص آن مشکلات دست پیدا کنند.
مدیر پروژه‌ی Entermotion گفته است: کلید هموار کردن روابط بین طراحان و نویسندگان در فرآیندهای ارتباطی نهفته است. شما باید بتوانید به زبانی صحبت کنید تا هم طراحان و هم نویسندگان بتوانند اصل پروژه را درک کنند. داشتن این توانایی بسیار اهمیت دارد. من فکر می‌کنم که بسیاری از اشتباهات در فرآیند، مربوط به برداشت‌های اشتباهی است که از جزئیات کوچک گرفته می‌شود. این جزئیات کوچک حتی اگر در ابتدا کوچک به نظر برسند، می‌توانند بخش بزرگی از پروژه را مختل کنند. شما می‌بایست تمام افراد گروه خود را هم مسیر کنید. اگر در ابتدا، کارهای خود را با حدس زدن نیازهای مشتری و جا انداختن جزئیات زیادی شروع کنید، کل روند کار شما به خطر خواهد افتاد.
این مهم‌ترین قدمی است که می‌توانید هنگام برنامه ریزی یک وب سایت بردارید. شما به یک مدیر پروژه محتاط احتیاج دارید تا با بررسی توانایی افراد خلاق، اندازه گیری میزان موفقیت پروژه و نحوه‌ی تکمیل پروژه توسط طراحان و افراد خلاق، رسیدن به موفقیت را به شما تضمین کند. هر مدیر پروژه‌ای ابزار خاص خودش را در اختیار دارد، اما چند برنامه قابل اعتماد وجود دارد که می‌توانند شما را وارد مسیر درست کنند:
- یک ساختار طراحی را برای سهولت در رسیدن به اهداف خود ایجاد کنید.
- اهداف تیم خود را با Basecamp یا Asana تنظیم کنید و موعد مقرر پروژه‌ها را دنبال کنید، محتوای رسانه‌ای را بارگذاری کرده و اهداف خود را در بازه‌ی درست زمانی مشخص کنید.
- پیشرفت تیم خود را با Trello یا Notion بررسی کنید.
- با تیم خود در Slack یا RocketChat همراه باشیدو
هنگامی که ابزارهای مناسب در اختیار مدیران پروژه قرار گرفت، آن‌ها باید قادر باشند تا بهترین روش‌ها را برای اعمال تغییرات پیدا کنند.
۲. دامنه‌ی پروژه را قبل از شروع کار درک کنید
مدیران پروژه باید در تعیین کلیه عناصر اصلی پروژه (از جمله جزئیات ریز و درشت) به گروه کمک کنند:
- اهداف پروژه
- مسائل تحویل دادنی
- توابع پروژه
- ویژگی‌های مورد نظر
- مهلت‌های زمانی
- بودجه توافق شده
پس از تعیین دامنه، مدیران پروژه باید تشخیص دهند که چه مواردی انجام نمی‌شود:
- آیا مشتری میزبان وب‌سایت خود است؟
- آیا مشتری برای توسعه دادن یک لوگو، در حال استفاده از یک شرکت شخص ثالت است؟
- آیا مشتری ارتباط عمیقی با بازاریابی دارد؟
برای انجام تمام این کارها به درستی، مدیران پروژه باید لیستی از اطلاعات را آماده داشته باشند:
- تصمیم گیرنده اصلی برای شرکت چه شخصی است؟
- آیا مشتری محدوده‌ی پروژه را کاملاً درک می‌کند؟
- آیا مدیر پروژه دامنه پروژه را کاملاً درک می‌کند؟
برای اطمینان از روند صحیح پروژه، مدیران پروژه باید یک نمودار اطلاعاتی را در اختیار مشتریان قرار دهند تا آن‌ها بتوانند صحت اطلاعات را تایید کنند. پس از اطمینان از درست بودن اطلاعات پروژه، مدیران می‌توانند این اطلاعات را به تیم خود منتقل کنند.
۳. ابتدا محتوا را شروع کنید
برای رسیدن به طراحی بهتر، باید مطمئن شوید که تیم طراحی و محتوا دید واحدی نسبت به آنچه که اتفاق می‌افتد داشته باشند. آژانس‌ها و گروه‌های کوچک این کار را به شکلی متفاوت انجام می‌دهند، اما تمام آن‌ها به یک هدف ختم می‌شوند. ما برای خلق طرحی زیبا و جلوگیری از هرگونه خطایی، باید طراحان و نویسندگان را هم‌جهت کنیم.
در اینجا نحوه‌ی شروع و هدایت کردن یک گفتگوی عالی در گروه را فراهم آورده‌ایم:
- در مورد پروژه‌ی فعلی و تحویل مسائل لازم صحبت کنید
- به مردم فرصت بدهید تا ایده‌های خود را ارائه دهند
- انتظارات و اهداف مشخصی را تعیین کنید
- قبل از ارائه دادن تحقیق کنید
- یک دیدگاه واحد را توسعه دهید
- مسئولیت‌های گام‌های بعدی را مشخص کنید
وقتی گفتگوها به پایان رسید، تمام گروه باید احساس قدرت و آمادگی برای همکاری در پروژه را داشته باشند. برخی از شرکت‌ها رویکرد متفاوتی در این زمینه دارند:
به عنوان مثال Amazon دارای تیمی است که اعلامیه‌هایی را در مورد محصولات ناتمام ارائه می‌دهند. مانند تمام انتشارات مطبوعاتی، این اعلامیه‌ها شامل اطلاعاتی در مورد مشکل، راه حل و نحوه‌ی شروع کار می‌باشد. زمانی که تیم مشغول طراحی و پیاده سازی می‌شود، آن‌ها مطمئن می‌شوند که ساختار محصول مطابق با آنچه که در مطبوعات شرح داده شده باشد.
اما همه‌ی تیم‌ها نمی‌توانند مثل آمازون کار کنند، بنابراین اگر تیم شما در کنارتان نباشد چه اتفاقی می‌افتد؟ جف گوتلف، ایده‌های زیادی برای حفظ روند گروهی شما دارد. او پیشنهاد می‌کند که زمان‌بندی مناسب می‌تواند راهی عالی برای ایجاد هیجان در تیم‌های از راه دور باشد. اگر تمام افراد گروه کار بر روی پروژه را با کمک یکدیگر شروع کنند، می‌توانند سبک‌های یادگیری و فعالیت‌های یکدیگر را درک کرده و به آن‌ها پاسخ دهند.
یک شروع خوب باید به شکلی باشد که در آن تمام اعضای تیم با همدیگر ایده‌ها را کشف کنند:
- اهداف نهایی یک پروژه را درک کنید
- نیازهای مخاطبان خود را درک و تعریف کنید
- اهداف اصلی در زیبایی شناسی را تعیین کنید
- معماری اطلاعات را تعریف کنید
- ایده‌های مربوط به محتوا را توسعه دهید
در تیمی که اعضای آن از لحاظ جغرافیایی از هم فاصله دارند، بسیار مهم است که همه‌ی اعضای گروه برای تعیین اهداف و از بین بردن احتمالات بد با یکدیگر همکاری داشته باشند.
۴. محتوا را مشخص کنید
شما باید محتوای خود را توسعه داده و نمونه‌های اولیه خود را تنظیم کنید. بعد از گفتگوهای اولیه با تیم، داشتن ابزارهایی که مطابق با محتوا تغییر کنند بسیار اهمیت دارند.
WIREFRAME.CC
سرویس‌های wireframe.cc از ۱۶ دلار در ماه شروع می‌شوند. این برنامه‌ای مناسب است که به شما کمک می‌کند تا عناصر مورد نیاز را در زمان مناسب پیدا کنید.
FLUIDUI
ابزاری برای نمونه‌سازی است که به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به طرح را با مشتریان خود در میان بگذارید و بازخوردهایی واقعی را از آن‌ها دریافت کنید. این کار کمی فراتر از مورد اول است زیرا در این مورد شما می‌توانید از طریق تماس تصویری درون برنامه‌ای، با مشتریان خود در ارتباط بوده و در مورد روند کار با آن‌ها بحث کنید.
MOCKFLOW
ابزاری مشارکتی بر پایه UI است که به اعضای تیم در ایجاد یک وایرفریم خوب کمک می‌کند. این برنامه تنها برای انجام یک پروژه رایگان است، پس از آن مبلغ پرداختی در این برنامه می‌تواند به ۱۶۰ دلار در ماه هم برسد. تیم‌ها می‌توانند ایده‌های عالی UI خود را پیاده سازی کنند، طرح‌های خوبی را ایجاد کرده و از کتابخانه‌ای از الگوهای وایرفریم استفاده کنند.
«هنگامی که شما از ابزار درستی استفاده کنید، وایرفریم و نمونه‌های‌تان می‌توانند با عناصر طراحی تغییر کنند.»
ساخت وایرفریم می‌تواند یک بخش مشترک در فرآیند طراحی باشد. عناصر موجود در طراحی ممکن است تغییر کنند، اما زمانی که از ابزارهای مناسب استفاده کنید، وایرفریم یا نمونه‌های‌تان می‌توانند مطابق با عناصر طراحی شما تغییر کنند.
وقتی مشغول کار در تیمی هستید که اعضای آن از همدیگر فاصله (از لحاظ موقعیت مکانی) دارند، مهم است که تمام اعضای گروه احساس کنند می‌توانند بازخوردی را به دیگران انتقال دهند. توانایی بازخورد دادن و عمل کردن مطابق آن، می‌تواند منجر به یک همکاری بهتر در گروه شود. با استفاده از ابزارهای وایرفریم بالا، اعضای تیم می‌توانند بازخوردهای مشتری را دریافت کنند، راه حل‌های جدید را کشف کرده و با تیم خود ارتباط برقرار کنند.
طراحان و کپی رایترها می‌توانند از وایرفریم‌ها استفاده کنند تا بازخوردهای خاصی را درباره‌ی پروژه‌ها بدست آورند. در یک جلسه بحث و گفتگو، اعضای تیم می‌توانند بازخوردهای خاصی را نسبت به کارهای خود دریافت کنند:
- در مورد انیمیشنی کردن نیمه اول این کار چه احساسی دارید؟
- اگر این متن را به اینفوگرافیک تبدیل کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟
- چگونه می‌توانیم این را طراحی کنیم؟
- آیا ایده‌هایی برای متن در سر دارید؟
گفتگو کردن درباره‌ی پروژه در حال انجام، به طراحان و نویسندگان این امکان را می‌دهد تا به صورت جمعی به سمت یک هدف کار کنند.
۵. با پلتفرم مدیریت محتوایی کار کنید که نیازهای شما را پشتیبانی می‌کند
کپی رایترها به راهی برای دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر نیاز دارند و طراحان برای نظارت بر روی محتوا می‌بایست روشی مناسب را در پیش بگیرند. اگر تیم شما با پلتفرم‌های مدیریت محتوای هوشمند کار می‌کند، آن‌ها می‌توانند همه‌ی کارهای لازم را یک‌جا انجام دهند.
- Google Docs یا Zoho Docs به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا دارایی‌ها و نمونه‌ها را به اشتراک بگذارند، بنابراین شرکت‌های از راه دور می‌توانند پیشرفت یکسانی را شاهد باشند.
- با استفاده از Dropbox Paper یا Evernote می‌توانید اهداف، مسئولیت‌ها و نیازهای پروژه‌ی خود را مشخص کنید.
- سلسله مراتبی را در Jumpchart یا Airstory به وجود آورید تا مشتری بتواند از محتوای برنامه ریزی شده، محل پیاده سازی محتوا و اطلاعات توسعه یافته مطلع شود.
چه با یک طراح و کپی رایتر کار کنید و چه با چندین نفر، به روشی برای انجام تمام این موارد نیاز خواهید داشت:
- نسخه‌ها را کنترل کنید تا هر یک از اعضای تیم بتوانند روی به‌روزترین نسخه کار کنند
- تغییرات را زیر نظر داشته باشید تا شاهد کوچک‌ترین جزئیات کار باشید
- بازخوردهای مشتریان را دنبال کنید
- به طراحان و کپی رایترها اجازه دهید تا به شکلی موثر با یکدیگر همکاری کنند
۶. برای گرفتن تاییدیه از طرف مشتریان خود با آن‌ها همکاری کنید
قبل از اینکه سفارشات را به مشتری تحویل دهید، تصمیم بگیرید که قرار است چگونه آن‌ها را ارائه دهید.
- چارچوبی را ایجاد کنید تا مشتریان بتوانند به واسطه‌ی آن درک کنند که محصول قرار است چگونه پاسخگوی اهداف آن‌ها باشد.
- اطلاعات مربوط به موضوعاتی که قرار است در جلسه پوشش داده شود را تهیه کنید.
- در مورد راه‌حل فعلی کار خود گفتگو کنید و به آن‌ها بگویید که محصول‌نهایی قرار است به چه شکلی باشد.
- به یک اقدام عملی متعهد شوید.
هنگامی که از نحوه‌ی ارائه‌ی آن مطلع شدید، طراحان و کپی رایترها باید با یکدیگر همکاری کنند تا مطمئن شوند که همه چیز در جای درست قرار دارد:
- کپی به درستی ساخته شده است.
- محتوا به درستی قرار داده شده است.
- اطلاعات پیش زمینه تهیه شده است.
- محتوا مورد تصحیح قرار گرفته است.
شما هرگز نمی‌خواهید اطلاعاتی ضعیف را به اشتراک بگذارید، اما نباید برای بی‌نقص شدن همه چیز ماه‌ها صبر کنید. بیایید با این واقعیت روبه‌رو شویم که "کمال گرایی" چیز قشنگی است اما به ندرت در تجارت به شما کمک می‌کند. گاهی اوقات بهتر است قبل از ارسال سفارشات مطمئن شوید که همه چیز در بهترین حالت خودش قرار دارد. اگر شما اطلاعات را به درستی ارائه دهید، جزئیات صحیح را تهیه کنید و آن‌ها را به همراه مدارک لازم به مشتریان خود تحویل دهید، تنها کاری که آن‌ها می‌توانند انجام دهند تایید کردن و پذیرفتن گفته‌ها و تلاش‌های شما است.
نتیجه گیری
همکاری به معنای پرسیدن سوالات درست، داشتن ذهنی باز و اطمینان از وجود فرآیندهای موجود برای یک برنامه‌ی روشن است. هنگامی که شما یک برنامه عملی واضح و شفاف در اختیار دارید، طراحان و کپی رایترها می‌توانند به شکلی موثر همکاری کنند تا هم مشتری و هم مدیر پروژه از محصول نهایی راضی باشند.
دیدگاه و پرسش
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید