آژانس‌های خلاق گزینه‌های زیادی برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه را در اختیار دارند، اما هر راه حلی مناسب نیست. یک رویکرد یکپارچه زمان بر است اما بهتر از پراکنده شدن سیستم ها و کارهای ماست.
پیگیری آنکه پی ببرید پروژه ای به درستی انجام خواهد شد یا خیر کمی مشکلی اساسی است ولی در نهایت ما باید روی این مسئله فکر کنیم که آیا شغلی برای ما سود خواهد داشت یا خیر؟!
اما چرا ادغام و یکپارچه سازی مهم است؟
در نظر بگیرید که تمام عملیات های سازمان شما در حال کار روی یک پروژه هستند، این حالت منجر می شود که تیم شما فقط مشغول به دریافت و ارسال نقل قول به مشتریان، کار بر روی پروژه‌ها و یا تولید فاکتورها شوند.
در مواجهه با چنین مجموعه‌ای متنوع از عملیات ها، ردیابی سنتی زمان و مدیریت زمان، گردش کار نرم‌افزارها کوتاه می شود. هنگامی که شما تمام جنبه‌های پروژه را در اختیار دارید، با این حال، با شروع کار جریان هموارتر می‌شود. به جای دستکاری ابزارهای متعدد، شما می‌توانید به تمام اطلاعات در یک مکان دسترسی داشته باشید. این امر نه تنها موجب صرفه جویی در وقت با ارزش شماست بلکه تضمین کننده حضور همیشگی مدیران، سرپرستان و اعضای تیم در همان حالت می‌شود.
با گذشت زمان، می‌توان در پروژههای آینده از کارهای که انجام داده‌اید به‌عنوان الگو استفاده کنید و این کار حتی فرایند‌های ایجاد و مدیریت را برایتان ساده تر می‌کند. این افزایش بهره‌وری، همراه با ردیابی و ابزارهای یکپارچه تحلیل موجود در سیستم عامل های مختلف، فرصت برای گسترش پایه مشتری و افزایش سودآوری را به دنبال خواهد داشت.
نکاتی برای ادغام در یک مدیریت پروژه موفق
هدف از ادغام، تسهیل عملیات، سازنده‌تر و سودآورتر کردن بیشتر آن -عملیات- با نگه داشتن تیم خود در کار و پروژه است. این هدف به یک پایه محکم برای شیوه‌های مدیریتی مناسب توسط ابزار مناسب نیازمند است. همچنین باید پاسخگو به نیازهای سازماندهی شود.
انتخاب بهترین نرم افزار
بهترین نرم افزار یکپارچه سازی، نرم افزاری است که مانند راه حلی برای انجام کار به صورت منظم باشد و از طرح‌های تیم بیشتر حمایت کند. این نه تنها شامل ایجاد پروژه و نقش وظایف مرتبط است بلکه با زمان ردیابی و مدیریت فاکتور اختصاصی نیز ارتباط دارد.
برنامه‌های کاربردی که شامل ابزارهای ارتباطی می‌شود، برای در تماس بودن اعضای تیم در طول تمام مراحل پروژه، کار را آسان‌تر می‌کند.
تنظیم گردش کار هوشمند
استفاده کردن از ابزارها و فرآیندهای مشابه در مراحل مختلف در طول راه هر پروژه به دنبال یک پیشرفت منطقی نسبت به تکمیل است. توجه داشته باشید در این فرایندها، از جمله اینکه چگونه هر مرحله منجر به مرحله بعد می‌شود، کارمندان و یا هر کدام از اعضای تیم مسئولیت رسیدگی به جنبه خاصی از ایجاد و هر گونه تغییر ممکنی را در جهت بهبود بهره وری به عهده دارند.
ساخت گردش با استفاده از این اطلاعات باید به گونه ای باشد که همه اعضای تیم در یک مسیر منطقی به دنبال افزایش بهره وری و سرعت تکمیل پروژه باشند.
استفاده از ابزار گزارش
نرم افزار خوب مدیریت پروژه، شامل گزارش جزئیات مهم در مورد زمان، تخصیص منابع و سودآوری است. با این گزارش‌ها، شما می توانید ببینید:
- کدام عضو تیم پروژه کارآمد است.
- کدام خدمات محبوب ترین هستند؟
- انواع پروژههای که تولید آن‌ها بهترین سود را به دنبال دارد.
- در بالاترین حجم کار مشتریانی را به ارمغان بیاورد.
- آیا پروژه در مهلت مقرر به پایان می‌رسد؟
مشاهده این گزارش‌ها به طور منظم باعث ایجاد اطمینان در تمام منابع اختصاصی موجود می‌شود و در آن‌ها از مفیدترین نرم افزارها در جهت ایجاد بهره و گسترش کسب و کار استفاده می‌شود.
ایجاد تیم های سودآور
با بینش تصمیم گیری کنید و کار را پیش ببرید. در استخدام افراد برای تیم، از کارکنانی استفاده کنید که هم درکار گروهی خوب باشند، هم با استعداد باشند و هم اینکه منظم و زمان شناس باشند. هنگامی که گروه خود را ایجاد کردید، با استفاده از ابزار مدیریت پروژه به مجموعه‌ای از ضرب العجل ها، تعیین وظایف و به اشتراک گذاری فایل ها و منابع لازم کامل هر شغل بپردازید.
تسهیل ارتباطات
ادغام تنها زمانی موفقیت آمیز است که همه اعضای تیم بتوانند به طور موثر ارتباط برقرار کنند. مدیران باید به ارتباط با سرپرستان، و سرپرستان باید در تماس مداوم با تیم خود باقی بمانند. ارائه راه حل‌های مدیریت پروژه، مزایای گسترده‌ای در پی خواهد داشت.
اعضای تیم می توانند روند کار را مشاهده کنند، همچنین مدیریت شغل، علامت انجام وظایف، آپلود اسناد مربوطه و ارسال پیام به دیگران از طریق پورتال اصلی نرم افزار امکان پذیر است. سرپرستان و مدیران با این برنامه‌ها می توانند یک منظره از چگونگی پیشرفت هر پروژه و تغیییرات گام به گام آن اطلاع یابند.
سریع بودن با حسابداری
مدیریت درست یک پروژه یکپارچه شامل راه‌حل‌هایی برای ایجاد و مدیریت فاکتورها است. اطلاعات از اعلان‌های اولیه و زمان واقعی صرف شده در هر پروژه می تواند توسط ابزار صورتحساب، فاکتور مارک خورده را به طور مستقیم به مشتریان ارسال کند. همچنین مشتری می‌تواند تاریخ پرداخت را از داشبورد مدیریت مشاهده کند، و قبل از تحویل پروژه هزینه را پرداخت کند.
سازگار با موبایل
راه حل مدیریت پروژه شما باید دارای یک برنامه مناسب بر روی سیستم عامل‌های مختلف تلفن همراه باشد. این اجازه می دهد تا تیم شما بدون توجه به مکان، همیشه با روند تیم همراه باشند و شما نیز مدیریت پروژه را در هر مکانی کنترل کنید.
بوسیله‌ی تلفن همراه با تمام اطلاعات به روزشده در زمان واقعی، اعضای تیم در دفتر می توانند تغییرات را بلافاصله مشاهده کنند وهر کدام از کارکنان کاری را که انجام داد در آنجا به اشتراک بگذارد. اگر نتایج حاصل از یک جلسه با مشتری نیاز به تغییر مسیر درپروژه داشت، جزئیات را می‌توان در معرض دید همه گذاشت تا بر اساس آن دیگر اعضای تیم وظیفه‌ی خود را انجام دهند.
همیشه در ارتباط ماندن با مشتریان
برخی از سیستم عامل‌های مدیریت پروژه یکپارچه به صورت پورتال است که اجازه می‌دهد مشتریان هویت دیجیتالی و یادداشت‌هایی که مرتبط با اطلاعات مربوطه که به هر شغل اختصاص داده‌اند را مشاهده کنند. بدون نیاز به ساخت یک تماس یا ارسال ایمیل، پروژه همراه با سرعت بیشتری ارائه می‌شود.
هنگامی که شما این ملاحظات را در نظر داشته باشید به عنوان یک استراتژی مدیریت پروژه یکپارچه، یک آژانس سازنده تر و کارآمدتر را پیاده سازی خواهید کرد. همچنین ادغام باعث می شود که زمان کاملا در پروژه صرف شود. علاوه بر این شما یک تیم راضی تر، مشتریان شادتر و پتانسیل رشد بیشتری برای یک آژانس کامل را در اختیار خواهید داشت.
دیدگاه و پرسش
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید