مدیریت کارها

همه‌ی ما به لیست‌های کارهای مهم خود نگاه کرده‌ایم و از تعداد کارهایی که هنوز به اتمام نرسیده‌اند ناامید شده‌ایم. گاهی اوقات به نظر می‌رسد توسط کوهی از کارها و وظایف احاطه شده‌ایم و چیزهای زیادی وجود دارند که باید به اتمام برسند. گاهی اوقات به نظر می‌رسد طول روزها رو به کاهش است چون هیچوقت زمان کافی برای انجام دادن تمام کارها وجود ندارد. خبر خوب این است که روش‌های مختلفی برای تحت کنترل گرفتن مجدد وقتتان وجود دارد.

آیا کارهایتان به اندازه کافی انجام داده نمی‌شود؟ این به دلیل عدم مهارت شما در مدیریت زمان نیست. در حقیقت، تمام ایده مدیریت زمان یک افسانه و رویاست. بله درست شنیده‌اید من همچین حرفی را زده‌ام اما چرا؟ چون شما حقیقتاً نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید. مهم نیست شما چه کسی هستید یا چه کار می‌کنید، یک شبانه روز برای همه‌ی ما ۲۴ ساعت است. با این حال افرادی وجود دارند که در انجام دادن کارهای بیشتر در این ۲۴ ساعت، موفق‌تر از دیگران عمل می‌کنند. لازم به ذکر نیست که باید در همان زمان غذا بخورند، بخوابند و غیره.

دلیل اصلی اینکه ممکن است شما به اندازه کافی کار نکنید، وقت شما نیست. این در مورد لیست کارهایتان است. اگر مدام خود را غرق در کارهای زیادی احساس می‌کنید، به این دلیل است که وظایف خود را به بخش‌های کوچکتر و مناسب‌تری تقسیم نکرده‌اید. این بدان معناست این وظایف شماست که به مدیریت نیاز دارند نه زمان شما. به عنوان مثال، اگر در لیست کارهایتان وظیفه‌ای را مشخص کرده‌اید و هنوز آن را به اتمام نرسانده‌اید می‌تواند به این دلیل باشد که پردازش و هضم آن کار برای مغزتان دشوار است برای همین نمی‌توانید آن کار را شروع کنید. مثلا اگر قصد دارید تا ۳ کامپوننت به مشتری تحویل دهید اما هنوز چنین کاری را نکرده‌اید به این خاطر است که این کار برای شما بیش از حد بزرگ است. 

سعی کنید که کارهای بزرگ و ترسناک را به کارهای کوچکتر و ریزتری تقسیم کنید. به لیست کارهای خود به اندازه نیاز، جزئیات اضافه کنید تا دیگر برایتان تهدیدآمیز به نظر نرسد. این روند به خودی خود نوعی کار است و می‌تواند چندین ساعت طول بکشد، پس بهتر است زمانی را به آن اختصاص دهید. باور کنید، این کار بیشتر از آنچه که فکرش را کنید به طول می‌انجامد. 

انجام دادن دسته‌ای از کارها در همان زمان همیشه سریعتر از انجام یک کار در یک زمان است. اگر چیزی وجود دارد که می‌توانید آن را دسته بندی کرده و از سر راه خود کنار بزنید حتما این کار را انجام دهید. برای مثال، اگر ۳ کار را در دست دارید، به جای اینکه تک تک آن‌ها را کاملا انجام داده و سپس به سراغ بعدی بروید، اول ببینید که آیا کارهای مشابهی وجود دارد که بتوانید با آنها دسته بندی کرده و انجام دهید یا خیر. مانند یک خط مونتاژ در یک کارخانه، سپس به سراغ کارهای مشابه بعدی بروید.

دوباره می‌گویم، شما احساس خفگی می‌کنید چون کارهایتان را به بخش‌های کوچکتری تقسیم نکرده‌اید. با این حال، اینکه چه چیزی را می‌توانید به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید به خودتان بستگی دارد. مثلا در مثال قبلی "ارائه ۳ کامپوننت به مشتری" ممکن است بتوان آن را به مراحل کوچکتری تقسیم کرد، از جمله "تمام کردن طراحی اول سیم فریم "، یا حتی این کار هم می‌تواند برایتان سخت باشد. پس بخش مناسب و متناسب با خود را پیدا کرده و سپس انجامش دهید. تمام کارها را از لیست خود بیرون آورده و ببینید چگونه می توان آن‌ها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرد. آنقدر کار را کوچک کنید تا بتوانید انجامش دهید. حتی اگر مجبور باشید قدم اول در لیستتان "بنشین و کامپیوتر را روشن کن" باشد. ممکن است شرم آور باشد اما هر کاری که بتواند شما را راه بیاندازد، ارزش تلاش کردن و امتحان کردن را دارد. 

این کاملا به معنی مدیریت زمان نیست اما حداقل کاری است که از دست ما انسان‌ها بر می‌آید. به جای تقلا و تلاش کردن در کارها، یک زمان سنج بردارید و برای فواصلی منظم تنظیمش کنید تا هر بار که به صدا در آمد به شما بفهاند که وقتش است به سراغ کار دیگری بروید. هر کاری که می‌کنید، از محدوده زمانی عبور نکنید. اگر زمان را برای ۲۰ دقیقه تنظیم کرده‌اید، ۳۵ دقیقه مشغول به انجام یک کار نباشید. اگر الان برای صرفه جویی در وقت خود جدی نباشید، هرگز زمانتان را جدی نخواهید گرفت.

گاهی اوقات به هر دلیلی، کارهایی که در لیستتان وجود دارند انجام نمی‌شوند. گاهی اوقات این امر می‌تواند ما را دچار استرس کند چون هر وقت به لیست خود نگاه می‌کنیم آن وظایف به اتمام نرسیده را می‌بینیم. اگر کاری بیشتر از یک ماه در لیستتان بوده است، آن را به شخص دیگری محول کنید یا فقط اعتراف کنید که آن کار هرگز به اتمام نمی‌رسد و از آن بگذرید. با نگاه کردن به کارهایی ک هنوز به اتمام نرسیده‌اند دچار استرس بیشتری می‌شویم، پس مطمئن باشید که آن‌ها را انجام می‌دهید یا اقلاً بیخیالشان می‌شوید.

در آخر به یاد داشته باشید که در بهره وری و هر چیز دیگری، "کمال‌ گرایی" یک هدف غیرممکن است. مهم نیست که برای افزایش بهره وری خود از چه برنامه یا سیستمی استفاده می‌کنید. کسی که به سادگی از یک خودکار و کاغذ استفاده می‌کند می‌تواند بسیار سازنده‌تر از شخصی باشد که تمام فناوری‌های روز را در اختیار دارد. 

بهره وری ناشی از انجام دادن کارهاست نه آماده سازی یا برنامه ریزی برای انجام کارها. 

منبع