چگونه به شکلی مؤثر از خانه کار بکنیم

من محل کار خود را بسیار دوست دارم چون می‌توانم تا ساعت‌ها در این فضا مشغول کار کردن باشم. برای خوردن صبحانه می‌توانم در کنار خانواده خود باشم و برای رسیدن به دفترکار تنها به یک دقیقه زمان نیاز دارم. حتی گاهی اوقات فرزندم نیز در دفترکار به من ملحق شده و در کنارم کار می‌کند. او بهترین همکار من است.

کار کردن از خانه اینگونه است. هر وقت می‌گویم که از خانه کارهای خود را انجام می‌دهم، واکنش‌های متفاوتی را از دیگران دریافت می‌کنم. خیلی‌ها بعد از شنیدن این حرف از من می‌پرسند که چگونه می‌توان در خانه کار کرد. بعضی‌ها نیز دائماً می‌خواهند که روش پیدا کردن یک شغل دورکاری را به آن‌ها نشان دهم. کار کردن از خانه برای همه مفید نیست زیرا برخی از مردم نمی‌توانند به درستی در این فضا تمرکز کنند. همین موضوع باعث می‌شود تا نتوانند کارهای خود را از راه دور پیش ببرند. برای کسانی که این پتانسیل را در خودشان می‌بینند، باید گفت که لازمه‌ی داشتن یک دفترکار موثر در خانه، هدف قرار دادن موفقیت و پیروی کردن از چند ترفند ساده است:

محل کار خود را از فضای خانه جدا کنید

وسوسه‌ی ماندن در رختخواب می‌تواند بسیار فریبنده باشد، اما باید اراده به خرج دهید و شروع به کار کنید. این مسئله در مورد افراد شاغل در خانه نیز صدق می‌کند. یکی از اشتباهات مردم در کار کردن از خانه، ترسیم نکردن یک مرز مشخص بین فضای کاری و فضای خانه است. اگر نتوانید این کار را انجام دهید، احتمال پرت شدن حواس شما بالا می‌رود و در زندگی معمولی خود با مشکل مواجه خواهید شد.

وقتی فضای کاری در محل زندگی شما قرار داشته باشد، تشخیص دادن مرز بین این دو دشوار می‌شود. این مسئله روی تمرکز شما تاثیر منفی خواهد داشت. ابتدا باید یک خانه با اتاقی اضافی پیدا کنید تا دفترکار خود را در آن قرار دهید. پیدا کردن چنین خانه‌ای می‌تواند مخارج ما را بالا ببرد چون باید پول یک اتاق اضافی را نیز پرداخت کنیم. بعد از آن باید بیشتر خرج کنید و این اتاق را به محلی راحت برای کار کردن تبدیل کنید.

این تاثیرگذارترین کاری است که می‌توانید برای داشتن بهره‌وری بیشتر انجام دهید. شما حدود یک سوم از زندگی خود را در این محل سپری خواهید کرد پس فضای کاری شما باید محلی آرام و انگیزه‌بخش باشد. داشتن یک صندلی آرگونومیک ضروری است چون باید در وهله‌ی اول به فکر سلامتی خودتان باشید.

سر و صدا را کاهش دهید

مطمئناً یک محیط اداری، حواس‌پرتی‌های خاص خودش را داراست. محیط خانه نیز عوامل حواس‌پرتی زیادی را در خودش جای داده است. دویدن فرزندان در راهرو، بوق ماشین‌ها و صدای اعضای خانواده جزو عواملی است که می‌تواند تمرکز شما را تحت تاثیر قرار دهد.

به همین خاطر باید سر و صدای اطراف خود را کاهش دهیم تا بتوانیم به درستی تمرکز کنیم. یکی از راه‌های غلبه بر این مشکل، خریدن هدفون‌های عایق صداست. من برای انجام دادن کارهای روزمره خود، گوش دادن به موسیقی را ترجیح می‌دهم چون می‌تواند مرا در آن حال و هوا قرار دهد.

تکنولوژی را در آغوش بگیرید

امروزه تکنولوژی این امکان را برای ما فراهم کرده تا بتوانیم به صورت غیرحضوری با دیگران همکاری کنیم. در دنیا خدمات و نرم‌افزارهای بهتری هم وجود دارد اما من در لیست پایین موارد ضروری برای دورکاری را بیان خواهم کرد:

ارتباطات لحظه‌ای: فقط به دنبال ارسال پیامک یا ایمیل نباشید. نرم‌افزاری به نام Slack طراحی شده تا فرآیند چت کردن، اشتراک‌گذاری، برقراری تماس و ذخیره اطلاعات را برای شما آسان کند.

زمان‌بندی: چقدر باید وقت تلف کنید تا بفهمید که تمام اعضای جلسه در چه زمانی در دسترس هستند؟ با داشتن یک ابزار زمان‌بندی آنلاین، می‌توانید لینکی را برای در دسترس بودن به آن‌ها ارسال کنید. با این کار مخاطب شما می‌تواند زمان حضور داشتن خودش را انتخاب کند.

پردازشگر کلمه: اگر هنوز آفیس را نصب نکرده‌اید، بهتر است همین حالا این کار را انجام دهید. شاید شما از خرید اشتراک خوش‌تان نیاید اما آفیس محبوب‌ترین ویرایشگر متن است.

کنفرانس ویدیویی: نرم‌افزار کنفرانسی شما باید دارای قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه، ضبط و چت کردن باشد.

فضای ذخیره‌سازی ابری: پشتیبان‌گیری (back up) از کارها در یک فضای ابری نه تنها آن را ایمن نگه می‌دارد، بلکه امکان ویرایش و اشتراک‌گذاری اطلاعات را نیز برای شما ممکن می‌سازد.

امنیت سایبری: شما مسئول کار کردن با اطلاعات مهمی از شرکت یا مشتری هستید. داشتن یک کامپیوتر ناامن می‌تواند مسئولیت بزرگ و خطرناکی باشد. به دنبال نرم‌افزارهای امنیتی مثل یک آنتی‌ویروس قوی باشید. لینک‌ها و محتواها را با دقت در کامپیوتر خود باز کنید.

ردیابی زمان: به دنبال خدماتی باشید که زمان شما را به درستی تحت نظر داشته باشند. این سرویس‌ها باید به شما در انجام دادن کارهای مرتبطی مانند ارسال فاکتور، مدیریت حقوق و ایجاد برنامه برای کارکنان نیز کمک کنند.

انتخاب کردن ابزارها به صنعت شما بستگی دارد. برای موثر کار کردن، ابزارهای دیگری نیز وجود دارد. با این حال موارد گفته شده، لیست خوبی برای کسانی است که به تازگی دورکاری را شروع کرده‌اند.

از نمایشگر فاصله بگیرید

اگر به کشش عضلانی نیاز دارید، حتماً این کار را انجام دهید. شما برای حل خیلی از مشکلات مربوط به بهره‌وری خود می‌توانید به تکنولوژی روی بیاورید اما هیچ چیزی مثل قدم زدن در بیرون از خانه نیست. بسیاری از کارکنان با چسبیدن به میزکار خود می‌خواهند به رئیس خود ثابت کنند که همیشه در حال کار کردن هستند. نشستن طولانی مدت جلوی کامپیوتر برای سلامتی شما خوب نیست.

تحرک نداشتن در زندگی می‌تواند خطرات مخربی را به همراه داشته باشد. افرادی که از خانه مشغول به کار هستند، معمولاً دچار افسردگی و بی‌انگیزه بودن می‌شوند و خلاقیت خود را از دست خواهند داد. من همیشه برای صحبت کردن با مشتریان یا شرکت کردن در پروژه‌های بزرگ به دفتر اصلی خواهم رفت. این یک فرصت خوب است تا بتوانم از خانه بیرون بیایم. فعالیت‌های جالبی را به برنامه‌ی روزانه خود اضافه کنید تا این احساس یکنواخت بودن از شما دور شود.

برای گزارش نوشتن به یک کافی‌شاپ بروید. برای اینکه کمی از حال و هوای کار کردن دور شوید، با حیوان خانگی خود به گردش بروید. برای حفظ سلامتی خود در یک باشگاه ثبت‌نام کنید. با کمی دور شدن از کامپیوتر، توانایی مغز شما چندین برابر خواهد شد.

به ساعات پربار خود بچسبید

یکی از بهترین مزیت‌های کار کردن از خانه، توانایی شما در تنظیم ساعات کاری است. هیچکس شما را مجبور نمی‌کند که ساعت 9 صبح شروع به کار کردن کنید. حتی می‌توانید کارهای خود را شب انجام دهید. به دنبال زمانی باشید که در آن بهترین عملکرد و بیشترین بهره‌وری را دارید. سپس مطابق با آن زمان یک برنامه را تعیین کرده و به آن پایبند بمانید.

به عنوان مثال من همیشه کارهای خود را تا 5 بعد از ظهر به اتمام می‌رسانم و بعد از آن هرگز به کار کردن فکر نمی‌کنم. من این زمان را به خانواده خود اختصاص می‌دهم. مثلاً با همسر خود آشپزی می‌کنم، فیلم تماشا می‌کنیم یا مشغول بازی کردن با فرزندانم می‌شوم. سپس چند ساعت هم در آخرشب کار می‌کنم تا بتوانم حجم بیشتری از کارها را تمام کنم.  

اگر مشتری یا همکار دارید، باید به ساعات کاری اداری نیز احترام بگذارید. در برنامه‌ی روزانه خود زمانی را تعیین کنید که دیگران در آن زمان بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند.

به نظر من دورکاری به مرور زمان افزایش پیدا خواهد کرد. با استخدام کردن کسانی که می‌توانند از خانه مشغول به کار باشند، مخارج شرکت‌ها کاهش چشمگیری خواهد داشت. آن‌ها حتی می‌توانند استعدادهای حاضر در کشورهای دیگر را نیز به استخدام خود در آورند چون حضور در شرکت برای آن‌ها اجباری نیست. طبق گزارشاتی که انجام داده شده، دو سوم از افراد ادعا داشته‌اند که بازدهی آن‌ها با کار کردن از خانه بیشتر شده است.