نحوه شروع یک تجارت در یک روز - بخش دوم

در ادامه قسمت قبل، در این قسمت قصد داریم ادامه نحوه شروع یک تجارت در یک روز و نکاتی که برای اینکار وجود دارد را در اختیار شما قرار دهیم.

۹. خدمات تلفنی راه اندازی کنید

قبل از اینکه بتوانید اولین مشتری خود را برنده شوید، به خدمات تلفنی نیاز خواهید داشت. به احتمال زیاد دارای گوشی هستید، اما برای اجرای کسب و کارتان به یک رابط حرفه‌ای‌تر نیاز دارید. سرویس تلفنی  Nextiva به شما کمک می‌کند تا ارتباطات منظم‌تری را با مشتریان خود برقرار کنید و شما قادر خواهید بود تا کارهایتان را تنها با یک برنامه مدیریت کنید. اگر تمام روز در جاده هستید، می‌توانید تمام تماس‌های خود را به گوش‌تان منتقل کنید. شاید بهترین مزیتش این باشد که اگر تماس‌هایی از گوشی همراه خود به بیرون داشته باشید، برای طرف مقابل شماره اداره و دفتر کارتان نمایش داده می‌شود.

اگر مشغول شروع کسب و کاری جدید هستید، نیازهای شما فراتر از خدمات اصلی تلفن‌تان است. بسته‌های Nextiva شامل خدمات تلفنی با چت، نظرسنجی، مدیریت خدمات مشتری CRM و موارد دیگر است. شما حتی می‌توانید تجزیه و تحلیل کنید تا نگرشی را ارائه دهید که نشان دهنده نحوه‌ی سخت کار کردن شما و مسیر پیشرفتتان است. مهمتر از همه، از آنجا که این سرویس‌های تلفنی مبتنی بر فضای ابری هستند، راه حل‌های شما نیز همراه با کار کردنتان رشد خواهد کرد و این بدین معناست که هنگامی که چند کارمند را به تیم خود اضافه کردید، مجبور نخواهید بود وقت خود را صرف خرید کردن کنید. همچنین یک هزینه کم ماهانه نیز پرداخت خواهید کرد، پس دیگر خبری از راه اندازی‌های گران قیمت برای شروع کارتان نخواهد بود.

۱۰. برای مشتریان یک دیتابیس ایجاد کنید

قبلا، افراد حرفه‌ای تمام اطلاعات مخاطبان خود را در کتاب‌های آدرس و کارت‌های Rolodex نگه داری می‌کردند. مشاغل موفق امروز یک بانک اطلاعاتی(دیتابیس) جامع را در اختیار دارند که اطلاعاتی را درباره‌ی چشم اندازها و مشتریان جمع آوری کرده و از این اطلاعات برای بستن معاملات استفاده می‌کند. اگر به طور غیرمستقیم یاد بگیرید که یک مشتری با پتانسیل از فوتبال لذت می‌برد، به عنوان مثال، بانک اطلاعاتی مناسب این امکان را به شما خواهد داد تا این جزئیات را وارد کرده تا بعدا به آن مراجعه کنید. شاید شما بتوانید بلیط ها را به عنوان هدیه خریداری کرده یا در مکالماتتان از بازی شب گذشته صحبت کنید.

هر کسب و کاری به چنین بانک اطلاعاتی احتیاج ندارد. اول، مهم است که مشخص کنید آیا به طور مرتب با مشتریان خود در تعامل خواهید بود یا خیر، اگر جوابتان مثبت است پس باید به طور دائم آن‌ها را دنبال کنید. در بیشتر موارد، شما می‌توانید این کار را انجام دهید و بهترین نوع بانک اطلاعاتی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خواهد بود. طیف گسترده‌ای از گزینه‌های نرم‌افزاری محبوب از جمله Salesforce، Infusionsoft و HubSpot CRM وجود دارد. اطمینان حاصل کنید که ابزاری را با ماژول‌ها و ادغام‌های فراوان انتخاب کرده‌اید تا بتوانید آن را به وسایل لازم برای پیشرفت و تکامل خود اضافه کنید. اگر به برنامه‌های ایمیل و تلفن شما وصل شود، کار تکراری را کاهش خواهد داد.

۱۱. رهبری را به وجود آورید

به عنوان تجارتی جدید، برای برنده شدن به رهبر مناسب و شایسته‌ای احتیاج دارید. مهم نیست که چه شغلی را اداره می‌کنید، اینکه در ابتدای کار بتوانید افرادتان را به خوبی رهبری کنید یک چالش بزرگ خواهد بود. نرم‌افزارهای هدایتی می‌توانند با شناسایی خودکار افرادی که علاقه‌مند به محصول شما هستند، در توسعه کسب و کارتان به شما کمک کند. این که بخواهید به صورت شخصی با مشتریان خود تماس برقرار کنید شدنی است، این ابزار می‌تواند به شما در جمع کردن مشتریان واقعی کمک کند و از سبب اجتناب از کسانی می‌شود که به محصولات شما علاقه‌ای نشان نمی‌دهند، در نتیجه زمان باارزش شما هدر نخواهد رفت.

گزینه‌های شما با راه حل‌هایی که به رهبری ختم می‌شوند و می‌توانید به وسیله آن بانک اطلاعات خود را افزایش دهید متفاوت است. مثل "LeadGenius" که با راه حل‌های قدیمی شما تعامل دارد. Marketo هر روز اطلاعاتی را در مورد افرادی که از سایت شما بازدید می‌کنند جمع آوری کرده و به شما در ارسال پیام‌های شخصی به آن‌ها کمک می‌کند. اگر از  Salesforce به عنوان CRM استفاده کنید، می‌توانید از Pardot مطمئن شوید که راه‌های ارتباطی شما همیشه باز خواهد بود. این نرم‌افزار حتی با سیستم عامل‌های رسانه‌های اجتماعی نیز در تعامل است تا اطمینان حاصل کند که شما از تمام مشتریان با پتانسیل آنلاینی که جذب محصولتان شده‌اند آگاهی کامل داشته باشید.

۱۲. در رسانه‌های اجتماعی حضور داشته باشید

علاوه بر وب سایت، شما به حضور در شبکه‌های اجتماعی نیز احتیاج خواهید داشت. ممکن است پیج‌های شخصی در فیس بوک یا توییتر داشته باشید اما اگر از دید کاری به مسئله نگاه کنید این دو می‌توانند به دنیایی کاملا متفاوت تبدیل شوند. شرکت شما در هر سایت و یا رسانه اجتماعی که احتمالا مشتری در آن قرار دارد، نیاز به یک اکانت و پروفایل خواهد داشت. اگر به دنبال جوانان هستید، باید تمرکز خود را بیشتر روی  اسنپ چت و  اینستاگرام بگذارید. اگر به دنبال افراد مسن‌تری هستید، در فیس بوک و توییتر به دنبال آن‌ها بگردید. صفحه‌ای در این برنامه‌ها داشته باشید تا بتوانید هدف جمعیتی خود را مشخص کرده و به محض افتتاح رسمی تجارتتان بتوانید از آن استفاده کنید.

برای مشاغل مشتری مدار، توجه جدی به Yelp بسیار مهم است چون مشتریان محلی علاقه‌مند به خرید از شما، احتمالا اول به آنجا می‌روند. اگر محلی هستید، باید راه‌اندازی یک صفحه در  Google My Businessرا نیز مد نظر قرار دهید. با این کار ساعات کار و محل کار کردن شما ذخیره و نشان خواهد شد.

۱۳. درخواست مجوزهای مناسب کنید

شما نمی‌توانید بدون داشتن مجوزهای لازم، یک کسب و کار را اداره کنید. اگر وکیل، حسابدار و یا جزو سایر متخصصان هستید، احتمالا می‌دانید به چه مجوزهایی احتیاج دارید، اما یک تجارت جدید باید تحت نظر مقامات دولتی ثبت نام شود و هزینه‌های مرتبط را پرداخت کند. اگر کالاهایی را که مشمول مالیات است می‌فروشید، باید شغل خود را طوری تنظیم کنید تا بتوانید مبلغ قابل پرداخت را هر ماه به مقامات دولتی ارسال کنید. اینکه چه نوع شغلی را اداره می‌کنید اهمیتی ندارد، حتما به یک مجوز دولتی نیاز دارید. خوشبختانه، اغلب می‌توانید این کار را بصورت آنلاین انجام دهید. برای مثال در کانزاس، می‌توانید برگه‌های لازم برای اخذ مجوز را از وب سایت ایالت کانزاس دریافت کنید. در این وب سایت می‌توانید بررسی کنید تا مطمئن شوید که نام تجاری شما، اسناد تشکیل پرونده و موارد دیگر مربوط به مجوز در دسترس است.

۱۴. یک EIN بگیرید

احتمالا با استفاده از شماره تامین اجتماعی به این مرحله از زندگی حرفه ای خود رسیده‌اید. این شناسه ۹ رقمی تمام چیزی است که باید توسط یک کارفرما به شما پرداخت شده و هر سال مالیات بپردازید. شما حتی می‌توانید با استفاده از شماره تامین اجتماعی خود به عنوان یک پیمانکار مستقل یا یک مالک اختصاصی مشغول به کار شوید. اما اگر با افراد زیادی مشغول به کار هستید و آن‌ها برای پول دادن به شما تقاضای اطلاعات مالیاتی شما را دارند. ممکن است بخواهید شماره شناسایی کارفرما (EIN) را در نظر قرار دهید. این شماره از شماره تامین اجتماعی شما محافظت می‌کند در حالیکه هنوز به مشاغل دیگر اجازه می‌دهید که گزارش مبلغ پرداخت شده به شما را بدهند.

IRS مستلزم آن است که بعد از شروع فعالیتتان به عنوان یک شرکت، به سراغ  EIN بروید. همچنین از شما انتظار می‌رود که زمانی که در حال استخدام کردن کارمندان جدید هستید، دارای EIN باشید. ثبت نام برای EIN یک فرآیند آسان و سریع است که می‌توانید آن را بصورت آنلاین انجام دهید. شما به سادگی به وب سایت IRS رفته و فرم مربوطه را تکمیل می‌کنید. پس از دریافت  EIN، می‌توانید وقتی به نمایندگی از شغل و تجارت خود اقدام می‌کنید، از آن به جای شماره تامین اجتماعی خود استفاده کنید.

۱۵. یک حساب بانکی باز کنید

برای کسب و کار جدید خود به حساب بانکی نیز احتیاج خواهید داشت. مطمئنا اولین جایی که می‌روید بانکی است که خودتان در آن حساب شخصی باز کرده‌اید اما حداقل به مزیت‌هایی که سایر بانک‌ها نیز پیشنهاد می‌کنند دقت کنید. ممکن است با جابجایی به بانکی که در حساب‌های تجاری تخصص دارد، پول و سرمایه بیشتری را ذخیره کنید. برای راحتی می‌خواهید به دنبال بانکی باشید که به محل زندگی شما نزدیکتر باشد اما باز کردن حساب بانکی آنلاین هم خوب است. به هر حال بسیاری از معاملات شما الکترونیکی خواهد بود، اما واریز کردن از راه دور، پرداخت چک‌های لازم را بدون زحمت رفتن به بانک آسانتر می‌کند.

قبل از اینکه بتوانید حساب بانکی باز کنید، باید مستندات لازم و صحیحی را داشته باشید. اگر اقدام به دریافت  EINکرده باشید شامل شماره EIN شما، یا اگر ترجیح می‌دهید کارها تحت نام خودتان انجام شوند، نیاز به شماره تامین اجتماعی‌تان خواهد بود. همچنین هنگام ثبت نام، به نسخه‌هایی از مستنداتی که به دولت ارائه داده‌اید نیز احتیاج دارید. ممکن است قبل از نهایی کردن حساب، به یک کپی از مجوز تجاری خود نیز نیاز داشته باشید، بنابراین اگر دولت هنوز آن را صادر نکرده است، این مرحله از روند می‌تواند به تاخیر بیفتد.

۱۶. روی نرم‌افزارهای حسابداری سرمایه گذاری کنید

اگر نتوانید حقوق کافی دریافت کنید، یعنی شغل آن چنان خوبی ندارید. یکی از مهمترین اقداماتی که انجام خواهید داد، تنظیم مراحل حسابداری برای کسب و کار جدیدتان است. صورتحساب ضروری است، اما می‌تواند کمک کند تا آن را به نرم‌افزار حسابداری خود متصل کرده تا مطمئن شوید که همه چیز دقیق و در زمان واقعی ثبت خواهد شد. خوشبختانه راه حل‌های حسابداری و صورتحسابی زیادی برای انتخاب وجود دارد که همه این موارد در چند دقیقه قابل اجرا و پیاده سازی هستند. ابتدا به هر راه حل نگاه کنید تا مشخص کنید که کدام یک کارآیی بیشتری در رفع نیازهای شما خواهد داشت.

بهترین راه حل‌های موجود  QuickBooks, FreshBooks, Xero, Zoho Booksهستند. برخی از این موارد شامل گزینه‌های رایگانی هستند که قبل از پرداخت صورتحساب به مشتریان کاملا خوب کار می‌کنند. اما بسیار سریع به محدودیت حساب‌های رایگان خواهید رسید. به جای اینکه روی مشتریانی تمرکز کنید که ممکن از در هفته اول بعد از شروع به کار سراغتان بیایند، بسته به بزرگی تجارتی که راه اندازی کرده‌اید، به هزینه‌های ماه‌های جلوتری که ممکن است با آن‌ها روبرو شوید فکر کنید. همچنین، اطمینان حاصل کنید تا در زمان پرداخت مالیات، همه گزارش‌های مورد نیاز خود را به آسانی آماده کرده باشید تا مجبور نباشید هفته‌ها وقت صرف جمع آوری آن‌ها کنید.

منبع