۵ نکته برای کار کردن با مشتریان از خانه

ترجمه و تالیف : علیرضا داداشی
تاریخ انتشار : 17 شهریور 99
خواندن در 4 دقیقه
دسته بندی ها : Freelance

آن دسته از شما که در حال حاضر مشغول کار کردن از خانه هستید، نباید اجازه دهید تا محیط اطراف بر روی کار شما و از همه مهم‌تر روابط شما با مشتری تاثیر بگذارد. مشتریان به اینکه کجا هستید اهمیت نمی‌دهند. آن‌ها فقط می‌خواهند شما کارهای آنان را به خوبی و به موقع انجام دهید. این موضوع را هم به خاطر داشته باشید که نباید اجازه دهید روابط شما با مشتری بر روی زندگی‌تان تاثیر منفی داشته باشد. هنگامی که از راه دور با مشتریان کار می‌کنید، باید یک جدایی مشخص بین کار و خانه ایجاد کنید.

در زیر نکاتی بیان شده که به طراحان وب و سایر فریلنسرها کمک می‌کند تا بتوانند از خانه، مشتریان و روابط خود را بهتر مدیریت کنند.

۱. سرعت اینترنت خود را بالا ببرید

هنگامی که در یک اداره کار می‌‌کنید، می‌توانید تا حد امکان از اینترنت محل کار یا همکاران خود استفاده کنید. اما در مورد کار کردن از خانه چطور؟ احتمالاً از پرداخت کردن هزینه‌های ماهانه و سنگین برای یک اینترنت پرسرعت احساس خوبی نخواهید داشت.

به این موضوع اینگونه نگاه کنید:

هر چه سرعت اینترنت شما بیشتر باشد، کارها را نیز سریع‌تر انجام خواهید داد. در ضمن داشتن یک اینترنت با سرعت مطلوب برای استریم کردن نیز ضروری است. دقت کنید که در اینجا منظور من استریم کردن یک ویدیوی خنده‌دار در یوتیوب نیست. من در مورد جلساتی که می‌خواهید در Zoom با مشتری داشته باشید صحبت می‌کنم.

به یاد داشته باشید که هزینه‌های اینترنت را می‌توانید از مالیات‌های خود کسر کنید. شما می‌توانید مبالغی که هر روز برای اهداف کاری خرج می‌شود را یادداشت کنید. بنابراین بخشی از این پول‌ها در زمان پرداخت مالیات به جیب شما باز خواهد گشت.

۲. ساعات خاصی را به ارتباط با مشتری اختصاص دهید

جلوگیری از وقفه‌های زمانی در حین کار کردن بسیار مهم است. اگر شما مراقب مشتریان خود نباشید، آن‌ها می‌توانند تبدیل به اسباب حواس‌پرتی و وقفه‌های کاری شوند. در مورد کار کردن با وقفه زمانی در دانشگاه کالیفرنیا مطالعاتی انجام شده که می‌توانید نتایج را در اینجا بخوانید:

هنگامی که مردم به طور مداوم درگیر وقفه‌های زمانی هستند، روش‌های جدیدی را برای سریع‌تر کار کردن ابداع می‌کنند. این بدین خاطر است تا بتوانند زمان از دست رفته در هنگام وقفه را جبران کنند. با این حال سریع‌تر کار کردن با وقفه زمانی هزینه‌های خاص خودش را نیز دارا می‌باشد. افراد در چنین شرایطی حجم کاری، استرس، خستگی و فشار بیشتری را تجربه می‌کنند.

شما می‌توانید روزانه ۱ یا ۲ ساعت را وقف برقراری ارتباط با مشتری کنید. با این روش می‌توانید حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید. مطمئن شوید که تمام اعضای خانه از این ساعات مطلع باشند. شما بازه زمانی خاصی را برای ارتباط برقرار کردن با مشتریان مشخص کرده‌اید و آن‌ها دوست ندارند که این بازه زمانی تحت تاثیر مسائل غیرکاری قرار بگیرد.

۳. اجازه دهید تا مشتریان جلسات را برنامه‌ریزی کنند

گاهی اوقات شما به تنهایی مشغول به کار هستید، بنابراین این تصور را که تمام کارهای باید به خوبی کارهای انجام شده توسط یک تیم باشد را کنار بگذارید. اینجاست که انتخاب نرم‌افزار و سیستم اتوماسیون شما به مرحله اجرا می‌رسد. افراد تازه وارد دقت داشته باشند که وبسایت شما باید دارای یک لینک برای برنامه‌ریزی جلسات باشد. اینگونه مشتریان شما در آینده می‌توانند جلسات کاری با شما را برنامه‌ریزی و مشخص کنند. همچنین این کار باعث صرفه‌جویی در زمان شما برای هماهنگی برنامه‌ها، تنظیم جزئیات جلسه، جمع‌آوری جزئیات مربوطه و موارد دیگر می‌شود.

من در اینجا به شما نشان می‌دهم که چطور این کار را در وبسایت خود انجام داده‌ام:

من ابتدا از مشتریان می‌خواهم تا پرسشنامه‌ای را تکمیل کنند. این به من اجازه می‌دهد تا جزئیات مهم و لازم برای جلسات خود را بدست آورم. سپس از آن‌ها می‌خواهم تا از طریق Calendly یک تماس را برنامه‌ریزی کنند:

برنامه‌ریز Calendly من به تقویم جیمیل و Zoom من متصل است. هنگامی که یک درخواست ارسال شود، نرم‌افزار تمام جلسات کاری را به طور خودکار برنامه‌ریزی می‌کند. با تنظیم کردن این موارد با یکدیگر، مشتریان جدید شما نحوه‌ی برقراری ارتباط با شما را یاد خواهند گرفت. برای اینکه کار را برای خودم و آن‌ها آسان‌تر کنم، یک تقویم جداگانه دارم که به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا جلسات لازم را در ساعات اختصاصی برنامه‌ریزی کنند.

البته شما هنوز هم می‌خواهید که پروژه خود را کنترل کنید، بنابراین مطمئن شوید که در نقاط عطف پروژه با مشتری جلساتی را برگزار خواهید کرد. با این کار احتمال به مشکل خوردن با مشتریان کاهش پیدا می‌کند.

۴. از یک ابزار کنفرانس ویدیویی سازگار با مشتری استفاده کنید

هنگام کار کردن از خانه، داشتن مکالمات حضوری با مشتری بسیار اهمیت دارد. نیازی نیست که تمام تماس‌ها به صورت رو در رو انجام شود، اما بهتر است این کار را هر چند وقت یکبار انجام دهید. تعدادی ابزار کنفرانس ویدیویی وجود دارد که شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. Zoom یک راه‌حل محبوب در زمینه کنفرانس ویدیویی است که شما می‌توانید به صورت رایگان از آن استفاده کنید. اگر شما یک کاربر G Suite هستید، می‌توانید Google Meet را انتخاب کنید.

هر یک از این ابزارها کاربردی هستند، زیرا آن‌ها به خوبی شناخته شده هستند و استفاده از آن‌ها برای مشتریان آسان است. این بدان معناست که مشتریان نیازی به دانلود یا نصب کردن چیز خاصی ندارند. به شخصه من Zoom را به شما پیشنهاد می‌کنم.

همانطور که قبلاً نیز اشاره کردم، این برنامه با Calendly و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی آنلاین ادغام شده و سبب می‌شود تا برگزاری جلسات کاری بسیار آسان‌تر باشد. همچنین شما می‌توانید پس‌زمینه خود را نیز تغییر دهید. این موارد مفید هستند اگر:

الف) نمی‌خواهید مشتریان درون خانه شما را ببینند؛ درست مثل کاری که مهندس نرم‌افزار اندرو ایکل انجام داد. او عکس یک آپارتمان لوکس را به عنوان تصویر پس‌زمینه خود انتخاب کرد.

ب) شما می‌خواهید در هنگام ساخت یک پس‌زمینه با مشتریان خود شوخی کنید؛ درست مثل پس‌زمینه طنزی که تهیه کننده دَن کرود درست کرده است:

«امروز من برای خودم در Zoom یک پس‌زمینه درست کردم که در آن خودم به طور تصادفی وارد اتاق جلسه می‌شوم.شما می‌توانید این ویدیو را در اینجا مشاهده کنید.»

ج) شما می‌خواهید احساس کنید از هر جایی به جز خانه خود مشغول به کار هستید.

۵. کانال ارتباطی مناسبی را برای برقراری ارتباط انتخاب کنید

امروزه روش‌های مختلفی برای برقراری ارتباط با مشتریان وجود دارد. شما می‌توانید از طریق ایمیل، تماس تلفنی، پیام‌های Slack و Asana، ویدیویی در Zoom و غیره با مشتریان خود صحبت کنید. شما باید نهایت دقت را در این موضوع داشته باشید. یک زمان و مکان خاص برای استفاده از این کانال‌ها وجود دارد، بنابراین مطمئن شوید که این مورد را به درستی درک کرده‌اید. اگر بتوانید از آن‌ها به درستی استفاده کنید، احتمال استفاده نادرست از این کانال‌ها توسط مشتریان کاهش پیدا می‌کند. قطعاً می‌دانید که اگر آن‌ها نتوانند از این موارد به درستی استفاده کنند چه اتفاقی رخ می‌دهد. ابتدا آن‌ها یک سوال را برای شما ایمیل می‌کنند. اگر جوابی از شما نگیرند با نگرانی به شما زنگ خواهند زد. به عنوان آخرین راه‌حل، آنقدر به شما پیام خواهند داد تا جوابی دریافت کنند.

در اینجا چند پیشنهاد به منظور انتخاب کانال‌های درست ارتباطی آورده شده است:

ایمیل:

- ایمیل‌های تایید

- پیام های قالب‌بندی شده

- پاسخ‌های کوتاهی که حساس به زمان نیستند

- انتقال سوالات یا نظرات Google Doc به فضایی بزرگ‌تر جهت پاسخگویی

تلفن یا تماس‌های Zoom:

- تست کردن نقاط عطف

- دستیابی به وبسایت

- هر زمان که نیاز به اشتراک‌گذاری صفحه خود دارید

- هر وقت مسئله یا اختلاف نظری وجود دارد

متن:

- مگر اینکه تلفنی جدا برای کارهای تجاری خود در اختیار داشته باشید. در غیر اینصورت، بیخیال آن شوید

پیام‌های Slack و Asana

- تست پیشرفت

- اعلان‌های تحویل نقاط عطف

کار کردن با مشتریان از راه دور حتماً نباید سخت باشد

اینکه چه مدت از خانه مشغول به کار بوده‌اید اهمیتی ندارد، شما باید همیشه به فکر تقویت استراتژی مدیریت مشتری خود باشید. اگر بتوانید حتی کمی از پیچیدگی مسائل را کاهش دهید، ممکن است بتوانید علاوه بر جلب رضایت مشتری، راه‌های آسان‌تری برای به انجام رساندن کارها پیدا کنید.

منبع

دیدگاه‌ها و پرسش‌ها

برای ارسال نظر لازم است ابتدا وارد سایت شوید
در حال دریافت نظرات از سرور، لطفا منتظر بمانید